Nowy serwis miedzyfirmami.pl ma lepszą ergonomię. Wprowadzono w nim liczne usprawnienia, dzięki którym usługi portalu są dostosowane do nowych przepisów, a użytkownicy mogą jeszcze szybciej i łatwiej przesyłać między sobą dokumenty w formie elektronicznej.

Serwis pod kątem zmian przepisów i oczekiwania rynku

Przez ostatni rok analizowaliśmy potrzeby przedsiębiorców w zakresie wymiany dokumentów elektronicznych pomiędzy firmami. W tym samym czasie aktywnie uczestniczyliśmy w pracach merytorycznych Krajowego Forum Elektronicznego Fakturowania przy Komisji Europejskiej, a dodatkowo, od stycznia w Polsce weszły w życie nowe przepisy regulujące kwestie przesyłania faktur elektronicznych. W rezultacie powstała lista funkcjonalności i udogodnień, które teraz oddajemy w ręce przedsiębiorców – mówi Aneta Jarczyńska, online business development manager w firmie Sage.

Jedną z nowości jest możliwość wysyłki elektronicznych dokumentów nawet do tych przedsiębiorstw i organizacji, które nie są zarejestrowane w serwisie. Ta zmiana funkcjonalna odnosi się do zrównania faktury elektronicznej z papierową i wprowadzenia tzw. zasady zgody domniemanej na otrzymywanie faktur elektronicznych. Obecnie nabywca towaru lub usługi nie musi wyrażać uprzedniej zgody na otrzymanie e-faktury. Jeśli nie chce dostawać faktur elektronicznych, musi wyrazić sprzeciw. Pojawiła się zatem konieczność ewidencji tych kontrahentów, którzy nie zgodzili się na otrzymywanie e-faktur. W tym celu w serwisie udostępniono funkcjonalność rejestracji „sprzeciwu” wobec wymiany e-faktur

Serwis miedzyfirmami.pl udostępnia dziś prostszą procedurę rejestracji oraz nowe udogodnienia funkcjonalne. Dla przykładu, użytkownicy mogą np. w jednym oknie załączać do przesłania całe serie e-dokumentów (dotychczas każdy dokument zamieszczało się oddzielnie). Usprawniono też komunikację w całym procesie wymiany e-dokumentów, głównie poprzez poszerzony system powiadomień o statusie doręczenia dokumentów, a także możliwość dodania notatki tekstowej opisującej każdy z przesyłanych dokumentów.

Serwis dla wszystkich – dzięki API

Poza udogodnieniami funkcjonalnymi, twórca i operator serwisu, firma Sage, rozwija serwis pod kątem możliwości integrowania go z zewnętrznymi systemami informatycznymi. Jak podkreśla Sage, istotne jest, by przedsiębiorcy, bez względu na to, z jakim dostawcą oprogramowania są związani, mieli możliwość automatyzacji procesów przesyłania dokumentacji elektronicznej, a zwłaszcza faktur. Dzięki integracji można znacznie usprawnić działania księgowe, rozliczenia i zaoszczędzić przy tym sporo czasu i pieniędzy.

Serwis współpracuje z oprogramowaniem Sage: Systemem Zarządzania Forte, Systemem Symfonia oraz Symfonia Start. Jeśli jakieś przedsiębiorstwo nie korzysta z naszego oprogramowania, lecz chce korzystać z serwisu, miedzyfirmami.pl oferuje API, które daje możliwość zintegrowania jego usług praktyczne z dowolnym oprogramowaniem innych dostawców. Jest to zatem platforma dedykowana wszystkim przedsiębiorcom w Polsce, niezależnie od skali działania, formy prawnej czy branży – dodaje Aneta Jarczyńska.

W wyniku takiej integracji wystawca e-faktury może ją np. wysłać poprzez serwis bezpośrednio z oprogramowania obsługującego sprzedaż. Faktura taka zostanie przesłana automatycznie do odbiorcy, tam automatycznie z serwisu pobrana i dalej, już w systemie finansowo-księgowym, zaksięgowana. W rezultacie korzystają i oszczędzają obie strony – sprzedawca nie wysyła faktury w formie papierowej, może też liczyć na szybsze uregulowanie należności. Nabywca skraca do minimum proces księgowania faktury, nie popełnia przy tym błędów operacyjnych związanych np. z przepisywaniem kwot faktury.

Ceny bez zmian…

Przy okazji nowej odsłony serwisu nie zmieniają się warunki cenowe korzystania z usług miedzyfirmami.pl. Bez żadnych opłat można odebrać dowolną liczbę, a wysłać do 5 e-dokumentów w ciągu każdego miesiąca. W przypadku zapotrzebowania na większe limity, przedsiębiorcy wykupują tzw. pakiety. Ceny pakietów ustalono tak, aby koszt wysłania jednego e-dokumentu nie przekraczał 16 groszy netto. Miedzyfirmami.pl jako odpowiedź na Europejską Agendę Cyfrową

e-Faktury to dla przedsiębiorców źródło wielu korzyści. Wg wyliczeń Komisji Europejskiej, przejście wszystkich przedsiębiorstw w Europie na fakturowanie elektroniczne przyniosłoby łączne 18 mld euro oszczędności w skali roku. Dlatego jedną z kluczowych inicjatyw Komisji Europejskiej jest Europejska Agenda Cyfrowa, która zakłada m.in. wytworzenie jednolitych dla UE ram i standardów fakturowania elektronicznego. Do 2020 fakturowanie elektroniczne ma być dominującą formą fakturowania – także w Polsce. Przedstawiciele Sage uczestniczą w pracach prowadzących do opracowania wspólnego, europejskiego standardu e-faktury. Rozwijany równolegle serwis miedzyfirmami.pl to jeden z elementów trwającego, międzynarodowego procesu tworzenia infrastruktury – usług i narzędzi – do swobodnej, szybkiej, wygodnej i bezpiecznej wymiany dokumentów w formie elektronicznej.

Przyszłość: rozwój, partnerstwo, archiwizacja

Strategia rozwoju serwisu miedzyfirmami.pl zakłada wdrażanie dalszych udogodnień dla przedsiębiorców. Spółka Sage jest także otwarta na współpracę z potencjalnymi partnerami, którzy mogą wnieść realne wartości i korzyści dla użytkowników, np. w postaci nowych e-usług.

Miedzyfirmami.pl to zalążek społeczności biznesowej, zgromadzonej wokół platformy oferującej konkretne usługi sieciowe. Naszym celem jest więc rozwój funkcjonalny, który możemy realizować także z pomocą partnerów. Jednym z kierunków może być rozwój usług archiwizacji dokumentów elektronicznych – jeśli bowiem przedsiębiorcy zaczną powszechnie posługiwać się e-fakturami, zamiast segregatorów, potrzebna im będzie bezpieczna, łatwo dostępna przestrzeń na dyskach serwerów – powiedziała Aneta Jarczyńska.

Korzyści z użytkowania serwisu miedzyfirmami.pl:

• szansa na skrócenie terminów płatności należności
• wymierne oszczędność kosztów i czasu – wielokrotnie tańsza w porównaniu z tradycyjną pocztą wysyłka dokumentów
• odbiór dowolnej liczby e-dokumentów jest darmowy
• bezpieczeństwo i poufność przesyłanych danych (protokół SSL, mechanizmy autentykacji i autoryzacji Użytkowników)
• pełna kontrola procesu wysyłki i odbioru faktur
• automatyczna wysyłka wraz z potwierdzeniem dostarczenia 
• dostęp do informacji o statusie wysłanych dokumentów
• otwartość dzięki API – szybka, łatwa i tania integracja z zewnętrznymi systemami wspomagającymi zarządzanie
• możliwość uzyskania w pełni zintegrowanego przetwarzanie danych od wystawienia faktury u sprzedającego po jej rozliczenie i zaksięgowanie u odbiorcy
• eliminacja błędów operacyjnych związanych z przepisywaniem danych z faktur
• wsparcie ewidencji tych kontrahentów, którzy wyrazili sprzeciw na otrzymywanie e-faktur
• lepsza komunikacja na linii sprzedawca – księgowość nabywcy
• eliminacja ryzyka zagubienie dokumentu

Źródło: www.sage.com.pl