Wyśmienitym narzędziem normalizacji są procesy biznesowe. Dobrze wprowadzone zapewniają skuteczną i szybką realizację zamówień, co pozwala utrzymać zadowolenie klienta i jego lojalność. W efekcie oznacza to mniejsze koszty utrzymania i obsługi klientów. Dla nas to tym bardziej ważne, że zajmujemy się obsługą masową. Rocznie odwiedza na ponad 500 tys. osób, organizujemy 80 imprez targowych oraz 1700 konferencji i seminariów. To ponad 50 proc. polskiego rynku targowego. Żeby sobie sprawnie poradzić z taką ilością informacji, wykorzystujemy 250 różnych aplikacji.

IT jest jednak nie tylko filarem sprawności operacyjnej przedsiębiorstwa, ale również podstawową platformą komunikacji z klientami. Prowadzimy 130 portali targowych.

Jakie korzyści, z perspektywy 10 lat, przyniosło Pana firmie wdrożenie systemu klasy ERP?

Prace koncepcyjne nad nowym systemem ERP dla Międzynarodowych Targów Poznańskich rozpoczęliśmy 14 lat temu, a zakończyliśmy lat temu dziesięć z tak dobrym rezultatem, że do tej pory wdrożone wówczas rozwiązania organizacyjne i techniczne spisują się wyśmienicie. Właśnie teraz obchodzimy 10 rocznicę użytkowania IFS Applications.

W wyniku tego wdrożenia powstała dynamiczna, macierzowa struktura zarządzania, uporządkowaliśmy ponad 150 procesów biznesowych, orientując je na obsługę projektów. Sprawnie działa projektowa kontrola finansowa, mamy wdrożone planowanie marketingowe i budżetowe dla naszych produktów. To wszystko wspierane jest narzędziowo w systemie IFS Applications.

Nieprawdopodobne, jak wiele można zbudować na dobrych fundamentach. Aktualnie nie zajmujemy się już organizacją procesów podstawowych, ale doskonalimy je, dążąc do pełnej dojrzałości procesowej.

Jakie są Pana aktualne priorytety jako szefa działu IT?

Od pewnego czasu niezmienne: doskonalenie wsparcia IT dla biznesu oraz jego systematyczne rozszerzanie o nowe obszary.

Co do doskonalenia, to czerpiemy garściami z dobrych praktyk Information Technology Infrastructure Library (ITIL) oraz wykorzystujemy podejście procesowe.

Nowe obszary natomiast identyfikujemy w sposób bardzo naturalny. Przykładowo, od kilku lat odpowiadam za tematy elektroenergetyczne. Międzynarodowe Targi Poznańskie zużywają łącznie 9 GWh energii elektrycznej rocznie w dość nierównomierny, dynamiczny sposób. Pomogła nam informatyzacja infrastruktury pomiaru, sterowania i zarządzania w tym zakresie. Tutaj, równie szeroko jak w IT, wprowadziliśmy praktyki wynikające z ITIL. W naszej firmie obszary elektroenergetyki i informatyki są bardzo do siebie podobne. Zarządzamy dostępnością usług, ich pojemnością, ciągłością, bezpieczeństwem i zmianą. Każde z tych pojęć ma swoje znaczenie w informatyce i energetyce. Ale nie tylko tu. Przykład. Mamy system zarządzania incydentami, który miał służyć sprawom energetyki i IT. Teraz obsługuje również sprawy księgowości, kadr i wielu innych wydziałów. Rozwiązanie tak dobrze się przyjęło, że aktualnie jest to już w zasadzie system zarządzania pracą. Kolejny ważny krok to zarządzanie pomysłami, działające u nas od kilku miesięcy. Każdy pracownik może zgłosić dowolny pomysł, który podlega formalnej procedurze, obsługiwanej w systemie, co wyszło naprzeciw postulatom Rady Pracowników.

Jakie są plany rozwoju IT w firmie? Czy uwzględniają one dalsze inwestycje w rozwiązania wspomagające zarządzanie?

Od pewnego czasu priorytetem są usługi IT dla naszych klientów. Nie ma w tej chwili wydarzenia targowego czy konferencyjnego, które może się bez nich obejść. Najprostsze to oczywiście sieci komputerowe i dostęp do internetu, ale oferujemy też usługi kolokacji, hostingu, wsparcia, zarządzania incydentami, internetowe serwisy mobilne, mapy interaktywne, bilety wstępu, katalogi, transmisje wideo, systemy Digital Signage i in. Portfel usług opartych na IT to aktualnie kilkadziesiąt pozycji.

Kolejnym nowym obszarem, za który odpowiadają wydziały IT, są systemy audio-wideo funkcjonujące w Poznań Congress Center. Mamy się czym pochwalić, gdyż wdrożyliśmy w nim wiele najnowocześniejszych rozwiązań do zarządzania dźwiękiem, obrazem i oświetleniem na niespotykaną w Polsce skalę. Najważniejszym miejscem naszego nowego centrum jest Sala Ziemi mieszcząca dwa tysiące osób, wyposażona w jeden z największych rozwijanych ekranów na świecie o szerokości 26 m i wysokości 6 m.

10 LAT Z IFS APPLICATIONS

System IFS Applications wspomaga zarządzanie w spółce Międzynarodowe Targi Poznańskie od roku 2003 r. Pierwszym projektem targowym obsłużonym w nowym systemie były targi budownictwa Budma 2003, gromadzące ponad 1600 wystawców z całego świata.

Rozwiązanie IFS Applications musiało od początku sprostać bardzo dużemu wyzwaniu. Samych głównych zleceń produkcyjnych, nie licząc drobnych zamówień do realizacji w ciągu kilku dni, było kilka tysięcy – wspomina Krzysztof Ślatała, dyrektor ds. informatyki w MTP.

Wdrożenie IFS Applications umożliwiło sprawną realizację dynamicznie rosnącej liczby zleceń roboczych i zamówień usług od poddostawców. Znacznie łatwiejsze stało się również rozliczanie kosztów. Wprowadzono fakturowanie zbiorcze i automatyczne z zachowaniem branżowej specyfiki zbierania i raportowania informacji o wystawcach i podwystawcach.

W 2007 roku przeprowadzono upgrade systemu IFS Applications do nowszej wersji. Szczególnie istotną kwestią stało się ujęcie w tym procesie skomplikowanych procedur w polityce kadrowej firmy.

W związku z różnorodnością form zatrudnienia w MTP zdecydowaliśmy się na wdrożenie rozbudowanego modułu płacowego, co pozwoliło nam zoptymalizować procesy płacowe – wyjaśnia Krzysztof Ślatała.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA IFS APPLICATIONS:

• Automatyzacja rezerwacji magazynowych bezpośrednio z projektu w AutoCAD
• Automatyzacja obsługi masowych zleceń roboczych
• Możliwość planowania zakupów i kontrola stanów magazynowych
• Wsparcie końcowej fazy procesu obsługi klienta
• Możliwość opracowywania zestawień pod indywidualne zamówienia
• Łatwość wyszukiwania wymaganych informacji
• Wsparcie w zarządzaniu zagadnień kadrowych i płacowych

MODUŁY IFS APPLICATIONS™:

• IFS Finanse™
• IFS Dystrybucja™
• IFS Remonty™
• IFS Projekt™
• IFS Zasoby Ludzkie™
• IFS Płace™
• IFS Analiza Zarządcza™

Liczba użytkowników: 350

Źródło: www.ifsworld.com