Odpowiadając na pytanie, które czynniki są najistotniejsze z punktu widzenia powodzenia danego biznesu, można by pokusić się o stwierdzenie, że to wypadkowa wielu oddziałujących na siebie sił i elementów w całej układance. Jednym z nich z pewnością jest konkurencyjność, która odzwierciedla potencjał firmy – umiejętności i zdolności zapewniające jej przewagę. Konkurencyjność jest bowiem wynikiem podejmowanych przez przedsiębiorstwo działań związanych z zabieganiem o klienta. Dziś konkurencyjność firm w dużej mierze opiera się na szybkości działania, elastyczności, automatyzacji, które z kolei może zapewnić tylko wykorzystanie technologii.

Jedno wynika z drugiego. Budowanie konkurencyjności musi bazować na technologii, ponieważ dzięki niej firmy mogą działać szybko i precyzyjnie. Narzędzia informatyczne pozwalają nam dostrzec luki i szanse, pozwalają lepiej wykorzystywać posiadane zasoby, automatyzować procesy i pracę, eliminować błędy, zbierać wiedzę, analizować i wyciągać wnioski. Innymi słowy technologia to konkretne narzędzia, np. systemy klasy ERP, które pozwalają firmom zwiększać efektywność, niezależnie od tego, czy mówimy tutaj o generowaniu oszczędności czy zwiększaniu przychodów. Dla przykładu wyobraźmy sobie firmę, która prowadzi księgowość czy gospodarkę magazynową „w zeszycie”. Przepisywanie, robienie powtarzalnych czynności ręcznie z jednej strony generuje niepotrzebnie koszty w postaci etatów, a z drugiej naraża dodatkowo firmę na ludzkie pomyłki. Zamiast zatrudniać kolejną osobę do prac biurowych, lepiej po prostu zatrudnić handlowca, który będzie zarabiał, sprzedając nasze produkty. Wyobraźmy sobie inny przykład firmy bez strony internetowej. Mówi się, że jeżeli nie ma Cię w wyszukiwarce Google, to praktycznie nie istniejesz. Dzisiejszy konsument zmienia swoje zachowania i preferencje. Jak podaje badanie Marketers&Consumers, Digital&Connected, Insites Consulting, 80 proc. użytkowników Internetu szuka informacji na temat produktów i marek właśnie w sieci, a sprzedaż generowana przez Internet to ponad 20 mld zł. Te dane mówią same za siebie i są doskonałą odpowiedzią na pytanie o to, czy warto „być online”.

Takie przykłady mógłbym mnożyć bez końca, jednakże najważniejszy wniosek jest taki, że w obecnych warunkach rynkowych konieczna jest precyzja, automatyzacja i skłonność do wykorzystywania potencjału, który tak naprawdę jest w naszym zasięgu. Informatyka nam na to pozwala. W świecie digitalizacji, w którym myślimy o rozwoju, „era zeszytów” nie ma prawa bytu.

Zgodzę się z tym. Dodam, że dane pokazują, że co trzecia polska firma nie ma strony internetowej, a na rynku funkcjonuje zaledwie ok. 11 tys. e-sklepów (dla porównania w Niemczech jest ich dziesięciokrotnie więcej). Podobnie jest z systemami do zarządzania. Pytanie jednak brzmi, czy te firmy nastawione są na rozwój czy na przetrwanie? Z pewnością wielu właścicieli i prezesów słusznie oburzy się, twierdząc, że oczywiście każdy chciałby się rozwijać i być konkurencyjnym, ale przy obecnej sytuacji na rynku to nie jest takie proste. Precyzując, moje pytanie brzmi, czy w pełni wykorzystywany jest dostępny potencjał takiego przedsiębiorstwa? A może jednak, ze względu na brak czasu, zasobów, wiedzy, a czasem własnych chęci i chęci współpracowników, wiele elementów kluczowych dla funkcjonowania firmy jest pomijanych? I może właśnie to determinuje działanie i decyduje o tym, czy walczymy o rozwój czy o przetrwanie.

Sposobów jest wiele. Weźmy dla przykładu jedną z najpopularniejszych metod walki o klienta – promocję/rabat. Mamy dwie firmy, które walczą o klienta. Jedna z nich, funkcjonująca bez wsparcia narzędzi informatycznych, uruchamia promocję na swoje produkty. Jednakże nie wiedząc, które produkty sprzedają się dobrze, a które gorzej, nie mając precyzyjnej informacji o rentowności poszczególnych produktów czy grup asortymentowych oraz nie wiedząc, która grupa klientów wymaga motywacji w postaci rabatu, uruchamia go dla całej oferty, w najlepszym przypadku na to, co się nie sprzedało. I w ten sposób pozbywa się swojej marży, a nawet rentowności bez możliwości wyciągnięcia jakichkolwiek wniosków. Druga firma z kolei dzięki prostej analizie ABC wie precyzyjnie, na jaki asortyment uruchomić promocję, dzięki alokacji kosztów wie, jaka wartość promocji nie spowoduje, że towar będzie sprzedawany poniżej progu rentowności, oraz wie, do kogo precyzyjnie skierować promocję, zdając sobie sprawę z tego, że rozdawnictwo nie jest najlepszym sposobem budowania przewagi konkurencyjnej. Ponadto, dzięki analizie koszyka zakupowego wie, że klienci, którzy kupują produkt X, często sięgają także po produkt Y. Dzięki temu bardzo szybko może uruchomić tzw. crosselling, zwiększając wartość koszyka zakupowego swojego klienta. Oczywiście to tylko jeden z wielu przykładów obrazujących ten potencjał.

Dzisiejsze systemy ERP wspierające zarządzanie firmą dają szereg możliwości, które wykorzystane we właściwy sposób pozwolą zbudować trwałą przewagę na rynku. Dziś bezpośrednio z systemu można sprzedawać produkty w Internecie, np. wystawiając je w zintegrowanym sklepie internetowym czy w bezpłatnej galerii internetowej Wszystko.pl bez konieczności posiadania własnego e-sklepu. Dodam, że sprzedaż internetowa w Polsce rozwija się w tempie ponad 20 proc. rok do roku. Wartość polskiego rynku e-commerce to ponad 20 mld zł. Innym przykładem możliwości, jakie daje oprogramowanie, jest wykorzystanie mobilności. Aplikacje pozwalają nam bezpośrednio z telefonu komórkowego wystawić zamówienie czy fakturę, która w tym samym czasie pojawi się w siedzibie firmy, w systemie klasy ERP. Dzięki temu eliminujemy błędy, konieczność dublowania pracy oraz skracamy czas obsługi klienta, co pozytywnie wpływa na relacje, a także finalnie na nasz portfel. Ponadto, dzisiaj system klasy ERP automatycznie może wygenerować zamówienie na bazie danych o stanach magazynowych, przekształcić je w fakturę i wysłać e-mailem do kontrahenta.

System informatyczny staje się także mocnym wsparciem naszych decyzji. Na przykład dzięki integracji z danymi GUS pozwala nam analizować potencjał (np. naszą sprzedaż) czy efektywność w porównaniu do innych firm czy potencjału w regionie. Dzięki temu dane są bardziej precyzyjne i obiektywne.

System klasy ERP stanowi platformę wiedzy i doświadczenia firmy odzwierciedlonych w procesach biznesowych. Dzięki właściwie skrojonej informacji system staje się potężnym narzędziem wspierającym podejmowanie wszelkich decyzji. Z badań Comarch wynika, że ponad 40 proc. przedsiębiorców z sektora MSP podejmuje decyzje w oparciu tylko o intuicję. Można zadać retoryczne pytanie, a co by było, gdyby ta intuicja była uzupełniona o fakty, czytelny raport lub klarowną analizę, a nawet prognozę?

Przypomina mi się reakcja klienta, który nie był przekonany, że inwestycja w rozwiązania klasy ERP (chodziło o system Comarch ERP XL) szybko mu się zwróci. Na ten argument prezes firmy został zapytany, ilu klientów odchodzi od kasy ze względu na brak towaru, rozmiaru, koloru w magazynie etc. Nie był w stanie tego precyzyjnie określić, ale oszacował, że ok. 7-8 proc. Następne pytania, jakie do niego skierowano, dotyczyły ewidencjonowania takich sytuacji w systemie informatycznym oraz wysokości rocznie generowanego przez firmę przychodu ze sprzedaży. Na bazie uzyskanych odpowiedzi właściciel uświadomił sobie, że przez to, że nie wykorzystuje narzędzi w postaci systemu klasy ERP, traci 7-8 proc. przychodów rocznie, bo o ten właśnie niedostępny towar mógłby uzupełnić swój magazyn w sklepie. Cena systemu stanowiła jedynie ułamek tej kwoty, więc decyzja była już prosta i szybka.

Poza tym warto dodać, że poza ROI (Return of Investment), który stosunkowo łatwo policzyć, zakup systemu można w dużej części, bo aż do 70 proc., sfinansować z dotacji unijnych, np. z Działania 8.2. POIG, którego dwa ostatnie nabory w ramach perspektywy finansowej 2007-2013 odbywają się w kwietniu i w czerwcu tego roku. A jest o co walczyć, bo budżet to blisko 800 mln zł.

W ostatnim czasie na popularności zyskuje chmura informatyczna, czyli nic innego jak możliwość korzystania z systemów bez konieczności instalowania czegokolwiek na własnym komputerze czy serwerze. Wystarczy dostęp do przeglądarki internetowej. Nie jest to żadna rewolucja, a jedynie ewolucja w sposobie korzystania z informatyki. Nie trzeba inwestować w sprzęt czy zakup licencji. To wygodna propozycja dla firm, które chcą rozłożyć inwestycję w system ERP w czasie. Dziś można mieć dostęp do systemu już za kilkadziesiąt złotych miesięcznie.

Dokładnie. Na koniec przypomina mi się wystąpienie Jacka Walkiewicza, psychologa, mówcy, mentora motywacyjnego, specjalizującego się w wykładach z zakresu efektywności osobistej i zawodowej. W trakcie swojej prelekcji podczas konferencji TEDxWSB organizowanej we Wrocławiu powiedział, że efektywność jest miarą prawdy. Zgadzam się z tym w 100 proc. Życzę każdemu bycia efektywnym.