Platforma, która umożliwia rozwój

Dotychczasowego systemu informatycznego używaliśmy od ponad 20 lat. Nie był już objęty wsparciem technicznym producenta, a utrzymanie jego sprawności i bezpieczeństwo danych spoczywały na barkach bardzo wąskiej grupy pracowników z wieloletnim doświadczeniem i wiedzą o systemie.

Podstawowym problemem był brak integracji różnych narzędzi, zwłaszcza w takich obszarach, jak gospodarka magazynowa czy zarządzanie środkami trwałymi. Dane były składowane w różnych systemach baz danych i przetwarzane przez niezależne narzędzia. Utrudniało to komunikację zarówno wewnątrz firmy, jak i w ramach całej grupy CeDo.

Głównym powodem decyzji o wdrożeniu nowoczesnego, zintegrowanego rozwiązania był fakt, że dotychczas używany system IT ograniczał możliwości rozwoju naszego przedsiębiorstwa.

Początkowo skupiliśmy się na systemach ze średniej półki. Wtedy IFS Applications nie był jeszcze obiektem naszego zainteresowania. Jako grupa podjęliśmy jednak strategiczną decyzję o rozwoju infrastruktury IT, wtedy nasze założenia zmieniły się.

Celem stało się wdrożenie w CeDo w Polsce systemu, który będzie mógł być wykorzystany w przyszłości również w innych spółkach grupy. Potrzebowaliśmy rozwiązania globalnego, które spełniałoby takie wymagania, jak: wspólna baza danych wszystkich produktów dla całej grupy, jedna baza klientów i dostawców oraz obsługa wielozakładowości.

Przede wszystkim chcieliśmy wyeliminować ryzyko związane z użytkowaniem przestarzałego rozwiązania pozbawionego wsparcia technicznego. Wdrożenie nowego systemu miało też pozwolić nam pozbyć się wszystkich dodatkowych baz danych i innych niezintegrowanych narzędzi. Potrzebowaliśmy jednego źródła danych, które pozwoliłoby na zredukowanie czasu przetwarzania danych i zmniejszyło ryzyko powstawania błędów. Liczyliśmy również na to, że integralność danych przyniesie poprawę w zakresie kontroli wewnętrznej.

Spodziewaliśmy się, że wdrożenie nowoczesnego systemu ERP pozwoli w przyszłości na zmniejszenie kapitału obrotowego i zredukowanie kosztów, przede wszystkim dzięki poprawie efektywności planowania oraz zarządzania zapasami.

Przyjęliśmy założenie, że wdrożymy system w wersji standardowej. W połowie roku 2011 mieliśmy rekomendację najlepszego dla nas rozwiązania. Już wtedy IFS miał przewagę, głównie ze względu na funkcjonalność systemu, która w wersji standardowej spełniała większość naszych wymagań. Odpowiadała nam również stosowana metodologia wdrożenia, a także wysoka ocena kompetencji konsultantów IFS. Co bardzo ważne, również cena okazała się dopasowana do naszych oczekiwań. Z dokładnej analizy wynikało, że dzięki temu, że standardowa funkcjonalność systemu IFS jest wystarczająca bogata, oferowana cena końcowa praktycznie nie uległa zmianie, natomiast w przypadku produktu konkurencyjnego, w związku z koniecznością modyfikacji systemu, cena końcowa była znacznie wyższa od początkowej.

Zdecydowaliśmy się więc na rozwiązanie oferowane przez IFS.

Wdrożenie systemu ERP w CeDo było wspólnym wysiłkiem pracowników CeDo, konsultantów wdrożeniowych IFS oraz firmy doradczej , która wspierała nas zarówno na etapie wyboru dostawcy, jak i w trakcie trwania projektu. Początkowo założyliśmy, że zajmie nam to 10 miesięcy, a start produkcyjny systemu nastąpi w styczniu 2013 roku. Jednak na miesiąc przed planowanym zakończeniem wdrożenia zdecydowaliśmy się na przesunięcie terminu uruchomienia systemu na marzec. Potrzebowaliśmy więcej czasu na dopracowanie rozwiązania w obszarze gospodarki magazynowej. Wysyłka naszych produktów odbywa się głównie z magazynów zewnętrznych i z tego powodu bardzo ważne było dla nas opracowanie i dokładne przetestowanie efektywnego interfejsu wymiany danych z systemem naszego operatora magazynowego. To był kluczowy element, niezbędny do tego, żeby system zadziałał od pierwszego dnia skutecznie i bez błędów.

Projekt zrealizowaliśmy w relatywnie niedużym zespole kompetentnych pracowników, którzy znali nasz biznes od lat i jednocześnie mieli mocne podstawy w obszarze IT. Dzięki takiemu podejściu, od początku bardzo łatwo znaleźliśmy wspólny język z konsultantami IFS, a to zaowocowało szybkim postępem prac. Duży nacisk położyliśmy na koordynację i kontrolę procesu wdrożenia. Zarządzanie projektem powierzyliśmy doświadczonemu specjaliście z firmy doradczej, a spotkania komitetu sterującego były organizowane co dwa tygodnie. Dzięki temu uruchomienie systemu odbyło się bardzo płynnie i bez problemów.

Mamy nowoczesny system IT objęty umową serwisową. Integracja poszczególnych obszarów działalności pozwoliła na wyeliminowanie różnych systemów baz danych i narzędzi do ich przetwarzania. Dysponujemy obecnie stałym dostępem do informacji biznesowych, dzięki czemu skrócił się czas podejmowania decyzji. Ponadto mamy większy wgląd w realizację procesów.

Dzięki optymalizacji procesów biznesowych poprawiła się gospodarka materiałowa i zaopatrzenie. Znaczące zmiany w organizacji procesów, między innymi powszechne zastosowanie kodów kreskowych, nastąpiły w obszarze zarządzania zapasami, który jest bardzo istotny w naszej działalności. Pełna integracja danych zapewniła poprawę również w obszarze zarządzania paletami i odpadami. Planowanie dotyczące produktów, łącznie z kalkulacją kosztu, odbywa się teraz w jednym miejscu w systemie. Sprawniej przebiega również raportowanie.

Warto podkreślić, że dzięki wdrożeniu unowocześniliśmy również sprzętową infrastrukturę IT i zwiększyliśmy bezpieczeństwo danych. Dysponujemy teraz platformą, która umożliwia dalszy rozwój przedsiębiorstwa.

Najważniejszy jest teraz roll-out systemu do spółek za granicą. Prace powinny się zacząć jeszcze w tym roku. W pierwszej kolejności systemem zostanie objęta nasza spółka dystrybucyjna w Niemczech, z którą jesteśmy najsilniej związani. Pozwoli to osiągnąć dalsze korzyści w ramach grupy - usprawnienie działalności poprzez redukcję wielu dublowanych operacji, które nie dodają wartości do biznesu.