PODEJŚCIE PROJEKTOWE

Od czasu pierwszego wdrożenia systemu wiele się zmieniło w naszej firmie, zmieniły się również wymagania dotyczące funkcjonalności systemu. Potrzebowaliśmy rozwiązania do zarządzania projektami „spiętego” z systemem finansowym. Brakowało nam również narzędzia wspomagającego obieg dokumentów, a także rozwiązania mobilnego do wspomagania pracy magazynierów i mechaników na stacjach obsługi technicznej pojazdów.

Po dogłębnej analizie dotychczasowego wykorzystania systemu IFS Applications oraz obszarów, które chcieliśmy nim objąć, podjęliśmy decyzję, że w przy okazji upgrade'u systemu wdrożymy nowe funkcjonalności. Najważniejsza z nich to zarządzanie projektami. Ze względu na prowadzone projekty inwestycyjne z wykorzystaniem funduszy unijnych niezbędne było narzędzie ułatwiające gromadzenie i analizowanie informacji o projektach i pozwalające w przejrzysty sposób prezentować je organom kontrolującym ich realizację.

Podejście projektowe staje się w firmie coraz ważniejsze i dlatego funkcjonalność modułu IFS Projekt wykorzystujemy w coraz większym stopniu. Zapewnia ona sprawne rejestrowanie czasu pracy, monitorowanie etapów projektu i zarządzanie związaną z nim dokumentacją.

Wiele projektów toczy się w firmie równolegle, a nasi pracownicy są często zaangażowani jednocześnie w realizację kilku z nich. System ułatwia im raportowanie czasu pracy w ramach konkretnego projektu i późniejsze rozliczanie. Nie ma potrzeby tworzenia raportów na papierze ani użycia arkuszy kalkulacyjnych — cały proces jest zorganizowany systemowo.

Przed wprowadzeniem elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją, podczas kontroli czy odbioru projektów poszukiwanie poszczególnych dokumentów było bardzo czasochłonne. Teraz korzystamy z podpiętych pod obiekty systemowe IFS Applications elektronicznych wersji dokumentów, które w prosty sposób można przywołać i udostępnić zainteresowanym.

Zależało nam, żeby pełny proces zakupowy odbywał się w formie elektronicznej. Chodziło przede wszystkim o uproszczenie procesów i łatwość zarządzania, ale również o zwiększenie kontroli i wyeliminowanie ryzyka powstawania błędów.

System wymusza określoną organizację procesów związanych z zakupami — od etapu zapotrzebowania poprzez zamówienie, aż do faktury zakupowej, która przychodzi od dostawcy i procesu parowania jej z zamówieniem. Wcześniej odbywało się to w formie papierowej, potrzeba było mnóstwa pieczątek, zatwierdzeń, podpisów. Dokumenty papierowe krążyły po całej firmie. Każda faktura fizycznie przechodziła przez kilka działów w firmie, co wydłużało czas jej obsługi. Teraz wszystkie informacje i dokumenty mamy zlokalizowane w jednym miejscu, w systemie IFS Applications. Sposób postępowania z zapotrzebowaniem czy zamówieniem jest precyzyjnie zdefiniowany, a po wprowadzeniu zapotrzebowania do systemu wymuszana jest odpowiednia ścieżka zatwierdzania.

Nie do przecenienia jest fakt, że w każdej chwili jesteśmy w stanie sprawdzić, co dzieje się z danym dokumentem. Dzięki temu, że system umożliwia komunikację pomiędzy użytkownikami, w razie wątpliwości osoba zatwierdzająca fakturę może zadać pytanie lub poprosić o uszczegółowienie informacji. Do wszystkich obiektów systemowych (zapotrzebowania, za mówienia, faktury) można również dołączać dokumenty w formie elektronicznej, w dowolnych formatach.

Co ważne, dzięki IFS Applications mamy sprawny system kontroli — możemy w łatwy sposób prześledzić, cały proces zakupowy od zapotrzebowania aż do momentu dostarczenia materiału czy usługi.

Rozwiązania mobilne wprowadziliśmy do obsługi magazynu w roku 2013. Celem było usprawnienie pracy stacji obsługi technicznej, gdzie nasze pojazdy są przygotowywane do ruchu. Kluczowe znaczenie ma tu optymalne wykorzystanie czasu pracy mechaników, którzy powinni skupić się na zapewnieniu sprawności pojazdów. Zależało nam na tym, by operacje magazynowe nie spowalniały ich pracy.

Pracownik techniczny odpowiedzialny za realizację zlecenia, zamiast wypisywać dokumenty i zapotrzebowania, może samodzielnie pobrać w magazynie części zamienne i materiały potrzebne do naprawy czy regeneracji pojazdów. Towar zostaje pobrany na konkretne zlecenie, czyli konkretną pozycję kosztową. Wszystkie operacje są automatycznie rejestrowane w systemie z pomocą terminali komunikujących się z systemem IFS Applications drogą radiową. Terminale usprawniają operacje magazynowe poprzez możliwość skanowania kodów kreskowych.

Co więcej, również w dni ustawowo wolne od pracy pracownik techniczny może wykonywać podstawowe operacje magazynowe, takie jak pobranie części czy zwrot złomu, bez potrzeby angażowania magazyniera. To bardzo istotne, bo nasze stacje obsługi pracują w trybie 24 godziny przez 7 dni w tygodniu.

IFS Applications wspiera najważniejsze obszary naszej działalności. Dodatkowo, system ERP jest zintegrowany z rozwiązaniami specjalizowanymi, takimi jak np. system Krakowskiej Karty Miejskiej, skąd dane są przekazywane do IFS Applications. Przykładowo mogą być to informacje o tankowaniach pojazdów, biletach sprzedanych w automatach Krakowskiej Karty Miejskiej, liczbie wozokilometrów wykonanych przez nasze pojazdy itd. Często użytkownik nawet nie wie, że korzysta z IFS Applications. Tak dzieje się w Systemie Informacji dla Prowadzących, dzięki któremu kierowcy mogą sprawdzić na przykład, ile przysługuje im dni urlopu, kiedy wygasają ich uprawnienia do prowadzenia pojazdu, czy też kiedy powinni zgłosić się na badania psychotechniczne. Wszystkie te operacje wykonywane są w systemie IFS Applications.

IFS Applications jest podstawowym systemem wspomagającym zarządzanie w naszym przedsiębiorstwie i wszelkie zmiany wynikające np. z umów z organizatorem komunikacji w naszym mieście muszą mieć odwzorowanie w systemie. Duże znaczenie ma dla nas możliwość łatwej, samodzielnej konfiguracji systemu, co ułatwia szybkie wprowadzanie niezbędnych zmian.

Faktury zakupowe są ściśle skategoryzowane, przypisane do określonych ścieżek zatwierdzania, zapewniona jest większa przejrzystość i lepsza kontrola procesu. Wyeliminowany został błąd ludzki w procesie zatwierdzania. W każdej chwili można szybko zrobić zestawienie wydatków. Faktury zakupowe wpływające do firmy są skanowane i od tego momentu przetwarzane wyłącznie w wersji elektronicznej w systemie.

Użytkownicy systemu doceniają również zalety nowego interfejsu IFS Enterprise Explorer, dzięki któremu praca w systemie stała się wygodniejsza. Interfejs można dostosować w pewnym zakresie do indywidualnych potrzeb, można z poziomu wiadomości e-mail lub strony WWW otworzyć konkretny rekord, np. fakturę lub zamówienie, a także dołączyć do e-maila link do dokumentu. Udogodnieniem są też „żółte karteczki” dopinane do

poszczególnych dokumentów systemowych. Warto również podkreślić, że dzięki wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów znacznie ograniczyliśmy w firmie koszty związane z wydrukami.

Planujemy dalsze wykorzystanie modułu IFS Zarządzanie Dokumentacją i związanego z nim obiegu dokumentów do realizacji innych, w tym również pozafinansowych procesów biznesowych. Zamierzamy wykorzystać moduł IFS Remonty do stworzenia centralnej bazy pojazdów, w której będą gromadzone wszystkie informacje związane z danym pojazdem: od postępowania zakupowego, poprzez koszty użytkowania, wykonywaną pracę przewozową, remonty, wszelkie dokumenty związane z pojazdem, aż do wycofania go z ewidencji.

W przyszłości zamierzamy wykorzystać także rozwiązania mobilne w pracy mistrzów i mechaników na stacjach obsługi technicznej taboru. W planach jest również wdrożenie funkcjonalności obsługi magazynu narzędziowni, a w następnej kolejności: wdrożenie raportowania Intrastatu, pełne wdrożenie planowania finansów i budżetowania, a w obszarze raportowania — portlety dla kadry kierowniczej.