Sage podlicza oszczędności z wdrożenia u siebie obiegu e-faktur

Katgoria: WIADOMOŚCI / Utworzono: 19 październik 2014

Sage podlicza oszczędności z wdrożenia u siebie obiegu e-faktur

To jeden z pierwszych na polskim rynku przypadków wyliczenia realnych oszczędności z zastosowania e-faktur w obiegu gospodarczym w firmie średniej wielkości. Przejście z papierowego na elektroniczny obieg faktur pozwala firmie Sage zaoszczędzić w skali roku ponad 50 tys. zł.

REKLAMA

Informatyczna firma Sage specjalizuje się w produkcji i wdrażaniu oprogramowania wspomagającego zarządzanie dla małych i średnich firm. Przed ponad dwoma laty w spółce podjęto decyzję o zmianie modelu obiegu i obsługi faktur sprzedaży z papierowego na elektroniczny. Teraz można wyliczyć, jaka jest rzeczywista skala oszczędności z wdrożenia nowego systemu obiegu dokumentów.

Oszczędności wprost proporcjonalne do skali

W ciągu roku Sage wystawia około 60 tys. faktur (średnio 5000 w miesiącu). Po przejściu na system elektroniczny dla prawie połowy faktur całkowicie wyeliminowano papier. Do obiegu wewnętrznego wprowadzane są faktury sprzedaży w formie elektronicznej i papierowej (w przypadku braku zgody klienta), natomiast wszystkie kopie faktur są przechowywane formie elektronicznej. Do systemu trafiają także faktury elektroniczne, przychodzące od klientów i kontrahentów. To tu głównie powstają oszczędności, wynikające z automatycznego wprowadzania e-faktur do systemu księgowego – w miejsce uprzedniego przepisywania ręcznego.

Ponieważ dokumenty nie są drukowane, firma nie ponosi kosztów związanych z zakupem kopert i znaczków oraz pakowaniem listów. Oszczędza też na papierze, materiałach biurowych i eksploatacyjnych. Najwięcej jednak zaoszczędziliśmy dzięki uwolnieniu czasu potrzebnego do należytej obsługi faktur w formie papierowej” – mówi Liliana Gabryel, główna księgowa w Sage Sp. z o.o.

Dzięki wdrożeniu modelu obiegu e-faktur, realne oszczędności uzyskiwane przez Sage w ciągu roku kształtują się następująco:

eliminacja kosztu przesyłek pocztowych – ok. 20 000 zł;
uwolniony czas pracy w księgowości będący ekwiwalentem umowy zlecenia – ok. 30 000 zł;
redukcja kosztów artykułów biurowych o 2500 zł (ok. 10 segregatorów, 10 ryz papieru, toner);
ograniczenie o ok. 10% liczby niepotwierdzonych faktur korygujących, co dało firmie możliwość rozliczenia VAT w miesiącu wystawienia faktury.

Dodatkowe ważne korzyści odnotowane przez spółkę to:

poprawa płynności finansowej (e-faktury docierają do odbiorcy w kilka sekund, co znacznie przyspiesza uzyskanie należności);
skrócenie do minimum procesu rejestracji faktur w systemie finansowo-księgowym,
szybkość pracy archiwum – błyskawiczne wyszukiwanie faktur.

Ponadto, elektroniczny obieg faktur pozwolił usprawnić rozliczenia w sieci partnerów handlowych Sage, co w praktyce przekłada się na dokonywanie szybkich kompensat faktur prowizyjnych z fakturami sprzedaży.

Pomysł na oszczędności dla siebie i innych firm

Zmiana obsługi fakturowania z obiegu papierowego na elektroniczny to jeden z pomysłów Sage na generowanie dodatkowych oszczędności. Jego realizacji sprzyjała liberalizacja obowiązujących w Polsce przepisów w zakresie możliwości stosowania przez przedsiębiorców e-faktur.

W trakcie analiz ustaliliśmy, że zrezygnowanie z tradycyjnych, papierowych dokumentów sprzedaży pozwoli nam na ograniczenie wydatków w obszarze fakturowania nawet o 90 proc. – wspomina Liliana Gabryel.

Jako dostawca systemów informatycznych, firma Sage zaangażowała się w tworzenie rozwiązań nie tylko dla siebie, ale również dla przedsiębiorców zainteresowanych wygodnym i szybkim przesyłaniem e-faktur. Tak powstał serwis miedzyfirmami.pl, który jest ważnym elementem integrującym obieg elektronicznych faktur. Równolegle, w oferowanych przez Sage systemach pojawiły się nowe funkcjonalności do wysyłania, odbierania oraz automatycznego importowania i archiwizowania e-faktur.

W systemach Symfonia i Forte utworzyliśmy moduł pełniący funkcję cyfrowego repozytorium dokumentów. W ten sposób udało się utworzyć uniwersalne, zintegrowane środowisko, które automatyzuje obsługę elektronicznych faktur w firmie – dodaje Liliana Gabriel.

E-faktury sprzedaży i korygujące wysłane przez serwis miedzyfirmami.pl zostają uznane za przyjęte przez klienta w chwili ich odbioru, co pozwala błyskawicznie korygować deklaracje VAT za dany okres. Międzyfirmami.pl zintegrowano z użytkowanym w Sage oprogramowaniem, dzięki czemu faktura przesyłana przez serwis zostaje natychmiast zarejestrowana w systemie obiegu dokumentów i może być automatycznie zaksięgowana.

Tło prawne

Do 2020 roku, według wytycznych Komisji Europejskiej, e-faktury mają stać się głównym systemem fakturowania w Europie. Obecnie w Polsce jedynie ok. 10 proc. wystawianych przez przedsiębiorców faktur to dokumenty elektroniczne. Polscy przedsiębiorcy nadal są nieufni wobec tego rozwiązania. Mają na to wpływ niedostateczna wiedza na ten temat, jak również przyzwyczajenie do stosowania papierowej dokumentacji oraz obawa, że fiskus zakwestionuje e-fakturę jako wiarygodny dokument. Firmy zwykle nie szacują obciążeń związanych z tradycyjnym obiegiem dokumentów sprzedaży i nie do końca zdają sobie sprawę, co mogą zyskać dzięki e-fakturom.

Tło ekonomiczne

Decydując się na wystawianie tradycyjnych faktur, przedsiębiorcy powinni liczyć koszty. Każdy dokument trzeba wydrukować, wysłać i zarchiwizować. Potrzebne są więc nie tylko materiały biurowe – takie jak papier, toner do drukarki czy koperty. Trzeba również wziąć pod uwagę opłaty pocztowe, koszty pracy związane z obsługą wysyłek i przechowywaniem dokumentów. Niebagatelne będą także koszty pracowników, którzy wykonują więcej czasochłonnych czynności, dodatkowo obarczonych wysokim ryzykiem popełnienia błędu. Koszty obsługi faktur papierowych liczą ich masowi wystawcy. Warto wziąć pod uwagę fakt, iż np. firmy telekomunikacyjne wysyłające miesięcznie miliony faktur oferują klientom za przejście na fakturę elektroniczną upusty sięgające 10 złotych miesięcznie. Można racjonalnie zakładać, że ich wyliczone koszty obsługi faktur papierowych są jeszcze wyższe.

Źródło: www.sage.com.pl

Najnowsze wiadomości

Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes

W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF

SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.

Czytaj całość

Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP

Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.

Czytaj całość

SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP

Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata- a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.

Czytaj całość

Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)

Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.

Czytaj całość

Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników

Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.

Czytaj całość

Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej

Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".

Czytaj całość