VMI i konsygnacja

 

Współczesne przedsiębiorstwa mają do czynienia ze stale zmieniającymi się warunkami otoczenia i niepewnością działania. Towarzyszą temu rosnące wymagania klientów, zaostrzająca się konkurencja, która wymusza podejmowanie wyzwań zwiększających efektywność operacyjną i doskonalenie procesów zarządzania. Konkurencyjność w obliczu gospodarki rynkowej wymusza na firmach maksymalizację przychodów. Jedną z możliwości jest poszukiwanie oszczędności poprzez ograniczenie kosztów działalności własnej.

Skuteczność metod optymalizacji kosztów dotyczy w szczególny sposób przedsiębiorstw produkcyjnych i dystrybucyjnych, których profil działalności wymaga, aby magazynowały zapas surowców i materiałów potrzebnych do zachowania ciągłości produkcji i sprzedaży. Utrzymanie wysokiego poziomu jakości obsługi klienta, mierzonej czasem oczekiwania na dostarczenie zamówionego produktu, wymaga zabezpieczenia zapasu surowców i materiałów wymaganych do produkcji. Dla przedsiębiorstwa obsługa logistyczna oznacza jednak wymierny koszt, na który składają się głównie:

1. koszty magazynowania,
2. koszty uzupełniania zapasów oraz
3. koszty kapitału zamrożonego w formie zapasów magazynowych.

W zależności od rodzaju produkcji, udział kosztów magazynowania może stanowić przeciętnie od kilku do kilkunastu procent kosztu działalności przedsiębiorstwa. Wdrożenie koncepcji VMI pozwala na redukcję zapasów nawet do kilkudziesięciu procent i poprawienie sprawności realizacji zamówień również na podobnym poziomie. Precyzyjne wyliczenia należałoby przeprowadzić indywidualnie dla poszczególnych firm, jednak redukcja kosztów w przypadku poprawnie zaimplementowanego procesu VMI i konsygnacji jest praktycznie pewna.

Czy w takim razie można zredukować „zbędne” koszty? W jaki sposób to przeprowadzić? Czym jest VMI i konsygnacja?

VMI to przejęcie zarządzania zapasami przez dostawcę, który operuje na danych magazynu klienta w taki sposób, aby zapewnić mu zapas towaru pozwalający na prowadzenie bezproblemowej działalności operacyjnej: produkcji czy dystrybucji.

Konsygnacja natomiast, to metoda współpracy między dostawcą i odbiorcą polegająca na tym, że towar przechowywany w magazynie odbiorcy jest własnością dostawcy do chwili potrzeby wykorzystania przez klienta. Zwykle jest to użycie do produkcji lub sprzedaż klientowi końcowemu.

Jak wygląda realizacja w praktyce?

Aby zastosowanie nowego sposobu prowadzenia zaopatrzenia było skuteczne, należy zdawać sobie sprawę nie tylko z możliwości, ale również z potencjalnych przeszkód jego implementacji. Samo ograniczenie kosztów magazynowania, np. na drodze ograniczenia wielkości zapasów (ograniczenie zapasów bezpieczeństwa), może nie stanowić rozwiązania optymalnego, gdyż może skutkować obniżeniem dostępności towaru czy surowca.

VMI i konsygnacja, czyli w pogoni za ideałem przy zachowaniu bezpieczeństwa logistycznego

Najlepszym podejściem logistyczno-kosztowym z punktu widzenia przedsiębiorstwa jest sytuacja, gdzie magazyn jest możliwie mały, z zapasem niezbędnym wyłącznie do obsługi bieżących zleceń, a jego uzupełnianie odbywa się na bieżąco i elastycznie, stosownie do potrzeb firmy.

Uznana strategia logistyczna JUST-IN-TIME zakłada, że towar powinien zostać dostarczony w wymaganej ilości do właściwego miejsca we właściwym czasie. VMI skutecznie wspiera takie podejście - zakładając, że to dostawca zadba, aby towar był dostępny w razie potrzeby. Konsygnacja może dodatkowo poprawić strukturę kosztową dla materiałów przechowywanych we własnym magazynie.

Magazyny w przedsiębiorstwach odpowiedzialne są zazwyczaj za utrzymanie różnych funkcji zaopatrzenia. Najczęściej wynika to z potrzeb:

• wewnątrz firmy: zaopatrzenie w surowce do produkcji własnej,
• zaopatrzenia w towary do dystrybucji sprzedażowej,
• utrzymania zdolności serwisowych dla maszyn i urządzeń.

Rozwiązania informatyczne w przedsiębiorstwach efektywnie wspierają proces kontroli i zarządzania zapasami w magazynach. Systemy Zarządzania Łańcuchem Dostaw (ang. SCM, Supply Chain Management) w powiązaniu z funkcjami planowania, pozwalają zoptymalizować przebieg procesu zakupu, składowania i zużycia materiałów w procesie produkcyjnym. Czy możliwe jest, aby w proces planowania i realizacji zaopatrzenia zostali włączeni dostawcy?

Rozwiązanie przedstawione na rysunku pierwszym to, model VMI (określany także jako Supplier Managed Inventory), oznacza wprowadzenie optymalizacji funkcjonowania łańcucha dostaw poprzez zarządzanie zapasami odbiorcy (producenta lub dystrybutora) przez dostawcę, który decyduje o właściwym czasie i zawartości dostaw, gwarantującym pełną dostępność materiałów i produktów.

Model ten odwraca klasyczną relację dostawcy i klienta, gdzie ten drugi jest zwykle inicjatorem transakcji. Zmienia się też odpowiedzialność za procesy zakupu w firmie. Klient ufa współpracującemu dostawcy, który przejmuje rolę działu zaopatrzenia. VMI jest procesem, gdzie dostawca samodzielnie generuje zamówienia na rzecz klienta i zgodnie z jego potrzebami, na podstawie informacji o popycie oraz poziomach min-max przekazywanych przez klienta.

W typowym, standardowym rozwiązaniu, dystrybutor lub producent utrzymują we własnym zakresie dział zaopatrzenia, który składa zamówienia we określonym przez siebie momencie i ilości, w oparciu o własne plany zapasów i posiadane dane o możliwościach dostarczenia towaru.

Efektem klasycznego podejścia jest generowanie wysokich kosztów u dostawców, co niekorzystnie odbija się na ich rentowności, a często także na cenie dostarczanych surowców i wyrobów. Zarządzanie logistyką po stronie dostawcy jest również utrudnione. Stany zapasów i dostępność transportu muszą być utrzymywane z odpowiednią tolerancją, ponieważ wielkości i czas potencjalnych zamówień nie są dokładnie znane.

W przypadku przejęcia zarządzania zapasami przez dostawcę, otrzymuje on dane prognostyczne o zapotrzebowaniach na towary/surowce oraz bieżących poziomach zapasów. Często odbywa się to drogą elektroniczną poprzez systemy EDI, email itp. Dostawca może więc podjąć się zarządzania zapasami i dostosować własną organizację do planów dostaw, stosownie do ich wykorzystania. Zamówienie zakupu nie jest generowane przez odbiorcę, ale przez dostawcę - w oparciu o jego potrzeby.

Uruchomienie modelu VMI niekoniecznie oznacza zmiany dotyczące momentu przechodzenia praw własności, co jest kluczowym elementem w przypadku konsygnacji. W zależności od typu towaru i relacji z dostawcami warto rozważyć rozwiązanie przedstawione na schemacie drugim. Jest to koncepcja zarządzania zapasem konsygnowanym, która niesie rozszerzone korzyści dla odbiorcy towarów. Idea tego podejścia zakłada, że w momencie dostarczenia towaru do magazynu odbiorcy, dostawca wciąż zachowuje prawa własności do zapasów.

Rozlicznie i płatność następuje dopiero w momencie pobrania i zużycia materiału przez odbiorcę na cele własne produkcji czy dystrybucji. Wybrane operacje, ustalone między dostawcą a klientem są wyzwalaczem do uruchomienia rzeczywistych procedur zakupowych.

Rozwiązanie hybrydowe, łączące zalety obydwu modeli zostało przedstawione na rysunku trzecim. Prezentuje on koncepcje połączenia techniki VMI oraz prowadzenia zapasu konsygnacyjnego w jeden spójny proces, w którym dostawca - mając odpowiednie informacje o planowanych potrzebach klienta, sam zarządza dostawami materiałów i produktów. Istotnym elementem procesu jest, że zapasy są przyjmowane przez odbiorcę, jako zapas konsygnowany, gdzie dostawca pozostaje właścicielem towaru. Odbiorca może dowolnie dysponować zapasem dostawcy, podobnie jak własnym, przy czym nie rozlicza się do czasu jego zużycia. W momencie rozchodu zapasu z magazynu odbiorcy do procesów produkcyjnych, na potrzeby własne lub po wysyłce do klienta końcowego, następuje moment przekazania własności zapasu konsygnowanego na klienta oraz powstaje zobowiązanie z tytułu zakupu.

Co można zyskać wprowadzając procesy VMI i konsygnacji? Jak zmienia się firma?

Po pierwsze: zyskujemy optymalizację łańcucha dostaw poprzez redukcję „niepotrzebnego” i kosztownego cyklu zaopatrzenia oraz obniżenie poziomu zapasów własnych bez pogorszenia jakości obsługi logistycznej. Świadomy dostawca, który pracuje w zaufaniu ze swoim klientem ma możliwość zwiększenia swojej wydajności, obniżenia kosztów własnych oraz lepszej reakcji na potrzeby klienta. Ceny dostaw mogą więc być korzystniejsze.

W przypadku odbiorcy takiej usługi istnieje możliwość optymalizacji pracy działu zaopatrzenia, który nie musi na bieżąco obsługiwać asortymentu będącego pod nadzorem dostawcy. Wzajemne relacje handlowe pozwalają w obydwu firmach na polepszenie działań administracyjnych. Planowanie popytu i zaopatrzenia jest łatwiejsze, bardziej przewidywalne. Działy zaopatrzeniowe mogą ulec przeorganizowaniu lub wręcz zmniejszeniu. Uzyskane w ten sposób zasoby ludzkie można efektywniej wykorzystać w innych sekcjach firmy dla usprawnienia działania przedsiębiorstwa.

Konsygnacja dodatkowo pozwala na wprowadzenie niezależności własności towaru i zapasów magazynowych. Przedsiębiorstwo może posiadać asortyment niezbędny do utrzymania swojej zasadniczej działalności, a jednocześnie nie płacić za niego, jeśli nie będzie w danej chwili potrzebny.

Łatwy dostęp do zapasów magazynowych, to zapewnienie płynności zaopatrzenia, co przekłada się na skuteczną sprzedaż (dystrybucję), czy zapewnienie ciągłości produkcji. Efekt ostateczny polega więc na obniżeniu kosztów własnych związanych z mniejszym zaangażowaniem kapitału w zapasy magazynowe.

VMI czyli wiosłujemy razem w jednej łodzi

Kooperację VMI można porównać do płynącej łodzi wiosłowej, gdzie wioślarze muszą zachować pełną synchronizację. Błędy jednego z partnerów zakłócają napęd łodzi, która zaczyna zwalniać - aż do zatrzymania włącznie. Podejście takie wymaga więc zaufania, jak również podobnej wydajności, aby ruch odbywał się bez zakłóceń.

Współpraca obejmująca obie strony: dostawcę i odbiorcę, stabilizuje i zacieśnia kooperację. Efektem są wystandaryzowane procesy, co przekłada się na zmniejszenie ilości błędów oraz zachowanie wysokich standardów obsługi. Predefiniowane zasady to działanie z mniejszym wysiłkiem organizacji. Zwroty czy braki towarów należą do rzadkości. Organizowanie pilnych i kosztownych dostaw ad-hoc nie jest konieczne.

VMI i konsygnacja widziane oczami dostawcy, czyli są rozwiązania idealne?

Zapewnienie stałego odbiorcy towarów, to marzenie każdego dostawcy. Praca na prognozach wprost od klienta pozwala odpowiednio przygotować się do dostawy we właściwym czasie i ilości. Aby pozwolić sobie na taką relację, dostawca musi często przejąć na siebie funkcje realizowane o tej pory przez dział zaopatrzenia klienta, co skutkuje często wzrostem własnych kosztów administracyjnych. Dostawca powinien więc wykonać odpowiednie wyliczenia, aby potwierdzić czy kooperacja w systemie VMI jest dla niego korzystnym rozwiązaniem. W przypadku współpracy z dużym odbiorcą może to być opłacalne, zwłaszcza w dłuższej perspektywie czasu.

Jak teoria logistyczna sprawdza się w praktyce ?

VMI zostało po raz pierwszy zastosowane na początku lat osiemdziesiątych przez takie firmy jak Wal-Mart i Procter&Gamble. Obecnie wykorzystywane jest przez wiele przedsiębiorstw w różnych branżach. W ostatnich latach trafiło trwale na listę pojęć logistycznych i jest uznane za skuteczną metodę obniżania kosztów działalności przedsiębiorstw.

Obszary poprawy funkcjonowania przedsiębiorstwa w ujęciu wskaźników

 

Rotacja zapasów optymalna rotacja w centrum dystrybucji  rotacja na poziomie detalistów	Poziom zapasów poprawa wielkości zapasów u klienta (osiągalna jest 40-60% redukcja w zależności od branży) edukcja zapasów własnych dostawcy na zabezpieczenie dostępności towarów (możliwe obniżenie o 30-60% )  Minimalizacja przeciętnych kosztów transportu w wyniku optymalizacji zamówień	Sprzedaż wzrost sprzedaży dzięki lepszej dostępności zapasów oraz reinwestycji zysków z VMI w prowadzoną działalność
Produktywność Zmniejszenie zaangażowania czasu osób odpowiedzialnych za negocjacje cenowe i rabaty Zmniejszenie zaangażowania czasu osób zajmujących się uzupełnianiem zapasów	Koszty dystrybucji/operacji wykorzystanie środków transportu i powierzchni magazynowych optymalizacja liczby dostaw redukcja biurokracji/administracji zmniejszenie liczby zwrotów zmniejszenie wydatków na płace deprecjacja zapasów	Satysfakcja klientów Osiągalny wyższy poziom obsługi klientów (dostępność towaru) świeżość produktów, unikanie przeterminowanych produktów lub przestarzałych

Czy VMI i konsygnacja nadaje się dla mojej firmy?

Przed podjęciem decyzji o uruchomieniu procesów w trybie VMI, przedsiębiorstwo musi dokonać wewnętrznej analizy odpowiadając sobie na szereg pytań:

Czy produkty, które są w obrocie mojej firmy są przewidywalne w planowaniu? Czy cechują się regularnym i stosunkowo częstym zużyciem, z ustaloną ściśle specyfikacją materiałową?

1. Czy koszty obsługi logistycznej (transport, obsługa magazynowa, planowanie produkcji i zarządzanie zmianami w zapasach) stanowią istotny składnik całkowitych kosztów? Jakie są relacje kosztu materiału w stosunku do kosztów logistycznych?
2. Czy firma ma kontakt z zaufanymi dostawcami zorientowanymi na długotrwałą współpracę? Czy można liczyć na gwarancję wysokiej dostępności i stabilną cenę?
3. Jak niezawodni są dostawcy? Czy bezpieczne jest wykorzystanie pojedynczego źródła zaopatrzenia? Czy takie relacje istnieją obecnie?
4. Czy dla dostawcy i odbiorcy jest akceptowalna wysoka częstotliwość dostaw i zależna od aktualnych potrzeb?
5. Czy korzyści wynikające z nowego trybu współpracy są satysfakcjonujące dla obydwu stron?
6. Jak dostawca i odbiorca rozumieją istotę koncepcji VMI? Czy obydwie strony zdają sobie sprawę z wzajemnych zależności? 

Posiadając odpowiedzi na przedstawione pytania, można wstępnie ustalić charakterystykę własnego przedsiębiorstwa i określić możliwość adaptacji VMI

Dla każdego rodzaju produktu można ustalić jego podstawowe charakterystyki, celem dokonania selekcji produktów (dostawców) pod kątem implementacji VMI:

	Specyfikacja produktowa/td>	Częstotliwość zakupu	Stały dostawca (-y)	Cena	Zgodność z wymogami VMI
Kontrolowane, regularne zużycie	Zdefiniowana	Kontrolowane i planowane, zarządzanie zapasami	Tak	Stała, definiowana przez rynek	Pełna
Nieregularne, standaryzowane zużycie	Zdefiniowana	Wysoka	Tak	Stała	Tak -konieczne sprecyzowanie sposobów planowania
Unikalne, przewidywalne zużycie	Niezdefiniowana, modyfikacje	Często lub incydentalnie	Nie	Unikalna	Nie
Pozostałe	Niezdefiniowana, specjalne modyfikacje	Bardzo rzadko	Tak	Unikalna	Tak- przy możliwie największej standaryzacji

Jak Oracle Consulting może pomóc zwiększyć efektywność Państwa przedsiębiorstwa?

Oracle Consulting jest organizacją świadczącą usługi w zakresie wdrażania kompleksowych rozwiązań do obsługi przedsiębiorstwa. VMI jest jednym z obszarów funkcjonujących w zakresie logistyki. Konsultanci firmy Oracle mogą wspomóc decyzje przedsiębiorstwa przez wykonanie audytu w zakresie określenia możliwości wprowadzenia modelu VMI. W ramach usługi określony zostanie także model potencjalnego wdrożenia oraz wybór optymalnego wariantu.

Firma Oracle posiada pełen zestaw aplikacji wspomagających zarządzanie logistyką przedsiębiorstwa. Należą do nich między innymi produkty efektywnie wspierające VMI i konsygnację:

• Zaopatrzenie z modułem iSupplier portal do komunikacji z dostawcą; • Gospodarka magazynowa z systemem WMS, pozwalająca na zarządzanie towarem własnym i obcym; Komunikacja EDI pozwalająca na efektywną, elektroniczną wymianę danych między kontrahentami i firmą w zakresie zaopatrzenia i sprzedaży.
• Prowadzenie VMI czy konsygnacji przez aplikację jest „przezroczyste” dla obsługi logistycznej, która bez względu na własność towaru działa w identyczny sposób. Wprowadzenie VMI, czy konsygnacji nie zakłóca więc naturalnych standardów. Wykonanie transakcji zdefiniowanej w systemie poprzez elastyczne reguły, jako powiązanej z VMI czy konsygnacją, powoduje automatyczne wygenerowanie szeregu zdarzeń systemowych logistyczno-księgowych, które właściwie obsłużą wymaganą operację.

Dlaczego Oracle Consulting?

Opieka nad krytycznymi obszarami wymaga wiedzy ekspertów, którzy służąc swoim doświadczeniem, będą w stanie zaproponować optymalne rozwiązanie dla przedsiębiorstwa. Znajomość sprawdzonych produktów, uznanego dostawcy jest gwarantem sukcesu przedsięwzięcia.

Realizacja tego zadania przez zespół producenta oprogramowania to możliwość wdrożenia aplikacji w najwyższej jakości. Współpraca z Oracle Consulting to okazja na poznanie rozwiązań zastosowanych w wielu implementacjach systemu na całym świecie i wytworzenie unikalnego, optymalnego modelu.

Ponadto bezpośredni dostęp do Działu Badań i Rozwoju pozwala na wprowadzenie własnych pomysłów, które mogą być uwzględnione jako nowy, doskonalszy standard dostarczanego oprogramowania.

Autor: Tomasz Szulc - Kierownik d/s wdrożeń Logistyki i Produkcji
Źródło: Oracle Polska