Przyjazna twarz zmiany

REKLAMA

Nasza macierzysta spółka NFM Group rozpoczęła działalność w 1996 roku w Norwegii. Firma szybko się rozwijała i poszukiwała nowej, korzystnej lokalizacji do uruchomienia produkcji. W 2001 roku wybór padł na Polskę. Duże znaczenie − oprócz czynnika ekonomicznego − miał fakt, że Polska była wtedy o krok od wejścia do Unii Europejskiej. Tworząc siedzibę NFM Production, zaczynaliśmy od zera — jako inwestycja greenfield − i stopniowo budowaliśmy kolejne kompetencje. Na początku nasza firma zajmowała się wyłącznie szyciem odzieży ochronnej dla wojska i policji. W kolejnych latach otworzyliśmy linie technologiczne kompozytowych płyt balistycznych, stworzyliśmy również własny zespół badawczo-rozwojowy. Obecnie w naszej firmie ponad 30 osób zajmuje się opracowywaniem i testowaniem rozwiązań materiałowych, konstrukcyjnych oraz technologicznych. Oczywiście współpracujemy również w tym zakresie z działem R&D naszej centrali w Norwegii, gdzie prowadzimy testy i badania balistyczne. Korzystamy również z usług instytutów naukowo-badawczych w kraju i za granicą.

Skupiamy się na trzech gałęziach produktowych. Pierwsza z nich to chroniące życie kamizelki kuloodporne, wyposażone w ochronne płyty kompozytowe. Druga grupa produktów to elementy wyposażenia kamizelek, takie jak różnego rodzaju zasobniki, pasy, plecaki czy torby na broń. Trzecia linia produktowa to odzież polowa: spodnie, kurtki, koszulki bojowe itp.

Produkcja odzieży jest oparta na modelu „made to measure", czyli krawiectwie indywidualnym w produkcji masowej. Oznacza to, że jeśli na przykład realizujemy zamówienie dla wojska, to każdy żołnierz otrzymuje umundurowanie indywidualnie dopasowane do swojej sylwetki. Z punktu widzenia rozmiarów i wersji kolorystycznych oferujemy ogromną różnorodność produktów. Nasi odbiorcy w siłach zbrojnych różnych krajów mają zróżnicowane wymagania dotyczące np. kolorystyki umundurowania. Rzadko zdarzają się identyczne zamówienia. Każdy przetarg ma swoją specyfikację, a my musimy dopasować do niej produkt.

Nasze produkty cechuje bardzo wysoka jakość. Są one objęte kontrolą obrotu i podlegają szczególnym warunkom, jeżeli chodzi o ich sprzedaż. Skupiamy się na produkcji pod zamówienia przetargowe, nie zajmujemy się indywidualną dystrybucją. Mamy odbiorców w sektorze obrony w różnych krajach, przede wszystkim w Norwegii i krajach Europy Zachodniej, takich jak m.in. Belgia, Francja i Włochy.

Tak, w zeszłym roku 10% naszych przychodów ze sprzedaży pochodziło z rynku polskiego, a dla porównania rok wcześniej 3%. Staramy się uczestniczyć we wszystkich przetargach, których profil jest spójny z naszymi produktami. Nasza sprzedaż na rynku polskim rośnie, ale nadal ma on znacznie mniejszy udział w całej naszej strukturze sprzedaży niż inne rynki europejskie.

Podstawą naszej decyzji o zmianie systemu była potrzeba usprawnienia realizacji zamówień. Poprzedni system informatyczny nie zapewniał na przykład obsługi rezerwacji materiałów pod konkretne zlecenie produkcyjne. Przygotowanie odpowiedzi dla klienta, na kiedy jesteśmy w stanie zrealizować jego zamówienie, zabierało nam dużo czasu.

Bardzo ważną kwestią jest dla nas również efektywne zarządzanie projektami. Biorąc udział w przetargach, jeszcze przed uzyskaniem zamówienia przygotowujemy wzory produktów i wyceny według otrzymanej specyfikacji. Funkcjonalność zarządzania projektami, którą zapewnia system IFS Applications, była jednym z istotnych czynników, który zadecydował o wyborze tego rozwiązania spośród rozwiązań konkurencyjnych.

Staraliśmy się jak najlepiej przygotować naszą firmę i pracowników do planowanych zmian. Rok przed rozpoczęciem wdrożenia przeprowadziliśmy mapowanie wszystkich realizowanych procesów, zdefiniowaliśmy problemy komunikacyjne i informacyjne od otrzymania zamówienia począwszy, a na wysyłce towaru do klienta skończywszy. Uświadomiliśmy sobie, które z powiązań w firmie nie działają i co trzeba usprawnić. Pracowaliśmy z zewnętrznymi instruktorami, którzy pokazali nam, jak skutecznie przeprowadzić zmianę w organizacji i jak sprawić, żeby zmiana została zaakceptowana przez pracowników.

Chcieliśmy oswoić nadchodzące zmiany i nadać im przyjazną twarz. We współpracy z IFS przygotowaliśmy m.in. gadżety dla pracowników, takie jak kubeczki czy długopisy, były nawet jabłka z chorągiewką z logo IFS (uśmiech). Przed wejściem do firmy umieściliśmy ekran z licznikiem pokazującym, ile dni zostało do wdrożenia systemu.

Przeprowadziliśmy szkolenia pracowników i pokazaliśmy im, jak korzystać z nowego systemu. Stworzyliśmy szczegółowe instrukcje stanowiskowe. Staraliśmy się pomóc, równocześnie uświadamiając naszym pracownikom, że to od nich zależy, czy wdrożenie się uda. Wydawaliśmy comiesięczne wewnątrzfirmowe biuletyny informacyjne, które zawierały aktualny opis sytuacji i stopień zaawansowania projektu ERP.

Dzięki dużemu zaangażowaniu całego personelu udało nam się płynnie przejść na nowy system. Jesteśmy dumni z naszego zespołu i z tego, co udało nam się osiągnąć. Dobrze nam się współpracowało z konsultantami IFS, którzy byli profesjonalni i bardzo życzliwi.

Przede wszystkim łatwo możemy monitorować proces projektowania. W module projektowym możemy załączać pełną dokumentację techniczną i monitorować cykl rozwoju każdego produktu. Projektowanie to u nas proces wieloetapowy - najpierw powstaje pierwsza wersja projektu, która jest poddawana weryfikacji i ewentualnym zmianom, następnie produkt jest testowany w warunkach polowych, a po otrzymaniu informacji zwrotnej jest w razie potrzeby modyfikowany. Przed wdrożeniem IFS Applications cały nadzór nad rozwojem produktu był oparty na dokumentacji papierowej, co utrudniało dostęp i współdzielenie informacji. Obecnie możemy monitorować pełny cykl rozwoju danego produktu — od projektu w dziale badawczo-rozwojowym po produkcję. Łatwo można dotrzeć do źródła informacji i sprawdzić, jak dany produkt ewoluował w czasie.

Korzystamy już z wielu usprawnień. Mamy lepszy przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi etapami procesu wytwórczego, na który składają się proces produkcyjny, kontrola jakości, montaż, pakowanie i wysyłka do klienta. Pracownicy mogą zobaczyć w systemie, jak przebiega produkcja, kiedy są planowane kolejne jej etapy, mogą się przygotować i zaplanować swoją pracę.

Nasze produkty podlegają rygorystycznym kontrolom jakości i weryfikowania ich procesu produkcyjnego, dlatego tak ważna dla nas jest funkcjonalność systemu IFS Applications, zapewniająca śledzenie wszystkich operacji związanych z wytworzeniem produktu. Wiemy, skąd pochodził surowiec, z której dostawy, kto i kiedy wykonywał poszczególne operacje — mamy pełną transparentość procesu wytwórczego.

W najbliższym czasie planujemy uruchomienie systemu CRM. Zastanawiamy się też nad wdrożeniem konfiguratora sprzedaży. W wielu obszarach jeszcze się rozwijamy. Wdrożyliśmy moduł remontowy, którego do tej pory nie mieliśmy i w związku z tym wprowadzamy do systemu nowe dane. Również w obszarze HR nie mieliśmy do tej pory modułów związanych ze szkoleniami czy rekrutacją — teraz uczymy się je wykorzystywać. W przyszłości chcielibyśmy zintegrować system z maszynami produkcyjnymi, co pozwoliłoby na rejestrowanie w systemie parametrów technicznych i wszelkich informacji dotyczących procesów produkcyjnych.