Większa efektywność, lepsz obsługa klienta

REKLAMA

Przede wszystkim chęć rozwoju, a więc objęcie systemem procesów, które dotychczas nie były zinformatyzowane. A ponadto funkcjonalność i bezpieczeństwo, które zapewnia rozwiązanie ERP z górnej półki.

Wybierając system IFS Applications, zarząd kierował się kompleksowością rozwiązania. Oprócz standardowych kryteriów, takich jak wymagania funkcjonalne czy parametry cenowe, pod uwagę były brane aspekty bezpieczeństwa i powszechności rozwiązania. Poszukiwania były ukierunkowane na stabilnego partnera, który będzie zdolny do dostarczania rozwiązań także w Europie i na świecie.

Celem była przede wszystkim standaryzacja procesów oraz wsparcie większości procesów biznesowych, czyli informatyzacja całości działania firmy, w tych aspektach, w których powszechnie stosuje się systemy ERP. Kolejne cele to: centralizacja danych, dostęp w czasie rzeczywistym do pełnej informacji zarządczej, możliwość kontroli przepływu informacji z poziomu centrali oraz poprawa organizacji i zarządzania procesami.

W mojej ocenie zakres wdrożenia IFS Applications jest bardzo duży. Dotyczy to zarówno zakresu obsługiwanych procesów, jak i obsługiwanej funkcjonalności. System wspiera dwukrotnie więcej procesów, w stosunku do poprzedniego systemu ERP. Wystarczy powiedzieć, że w poprzednim systemie nie były obsługiwane procesy: produkcji i szeroko pojętego planowania, czyli planowania sprzedaży, produkcji i zakupów, a także zaopatrzenia i kontroli jakości. Te elementy zostały wdrożone w IFS Applications.

Pełen zakres funkcjonalny to obsługa całego łańcucha dostaw, w tym procesy: zakupu, magazynowania, produkcji, sprzedaży, także „intercompany” które zostały zintegrowane z planowaniem, kontrolą jakości, księgowością i kontrolingiem. W obszarze sprzedaży, poza modułem sprzedażowym IFS, wykorzystywane są bardzo intensywnie także portal B2B oraz kanał EDI. Wdrożenie objęło również procesy wspierające, takie jak gospodarka remontowa, zarządzanie projektami czy obieg dokumentów.

Finalny zakres funkcjonalny tego wdrożenia jest w pewnym stopniu wypadkową nowych pomysłów, które zrodziły się podczas jego realizacji, a które miały sprawić, że rozwiązanie będzie jak najbardziej rozwojowe i będzie wykraczać poza odtworzenie starego układu.

Nowe obszary objęte wdrożeniem, to szeroko pojęte planowanie, produkcja, kontrola jakości, a także obsługa magazynu wysokiego składowania z uwzględnieniem „traceability”. Ta ostatnia funkcja pozwala na prześledzenie historii danego produktu od momentu dostawy surowca i jego przetworzenia, aż po dostawę do klienta. Dzięki pełnej wymianie informacji między naszymi spółkami możemy bardzo precyzyjnie wskazać, z jakich materiałów powstał finalny wyrób, który został wysłany do klienta.

Do IFS Applications zostały przeniesione niemal wszystkie funkcje dotyczące zdarzeń transakcyjnych. Dla przykładu wymienię tu przechowywanie dokumentacji związanej z zakupami. Wcześniej informacje te były przechowywane w odrębnym programie i transakcje praktycznie nie miały żadnego powiązania z dokumentami, przez co trudniejsze było dotarcie do nich. W IFS Applications dokumentacja jest załączana do transakcji wykonywanych w systemie, co daje szybki i precyzyjny wgląd w historię każdego zakupu.

Elementy, takie jak zamówienia i współpraca z dostawcami zostały wprowadzone dopiero wraz z implementacją IFS Applications. Obecnie procesy zakupowe są zintegrowane z produkcją, księgowością i zarządzaniem wydatkami.

Korzyści z wdrożenia jest wiele i występują w różnych obszarach działania firmy. Przytoczę przykłady konkretnych korzyści w zarządzaniu produkcją.

W tym obszarze zapewniony jest dostęp do pełnych, szczegółowych informacji zarządczych na temat realizacji procesów. Możliwość harmonogramowania produkcji pozwala na wydłużenie serii produkcyjnych, a tym samym obniżanie kosztów produkcji szacunkowo rzędu 4% w skali firmy. Kolejne korzyści to: bieżący monitoring zużycia surowców, szybsza i bardziej skuteczna reakcja na zagrożenia (np. braki), a tym samym poprawa płynności procesów produkcyjnych i wyeliminowanie przestojów.

W modelu produkcji wielozakładowej, realizowanym przez Grupę Atlas, bardzo przydatna jest funkcja śledzenia zapasów online. Pozwala ona w awaryjnych sytuacjach posiłkować się np. przerzucaniem surowców pomiędzy zakładami. Bardzo łatwo możemy uzyskać informację, czy niezbędny asortyment jest dostępny w którejś z lokalizacji i podjąć odpowiednie działania.

Wdrożenie modułu produkcyjnego ma korzystny wpływ na terminowość dostaw, a pośrednio także na poziom sprzedaży i poziom obsługi klienta. Pracownicy zajmujący się organizowaniem wysyłek, a także obsługą klientów widzą praktycznie na bieżąco, jakie produkty schodzą z taśmy i wiedzą, że niebawem (po kontroli jakości) będą mogli wysyłać je do klientów.

Istotnym usprawnieniem jest również integracja danych produkcyjnych z danymi technologicznymi. Przed wdrożeniem dane technologiczne były rejestrowane w formie papierowej, a ich obróbka była utrudniona. W tej chwili każda nowa receptura opracowana w naszym dziale R&D jest natychmiast widoczna na produkcji. Usprawniono tym samym przepływ informacji i wyeliminowano błędy, które się zdarzały na styku działów.

Podam jeszcze jeden przykład. Atlas prowadzi sprzedaż tzw. „wyrobów kolorowych na zamówienie klienta”. Paleta dostępnych barw jest ogromna — klient może wybrać jedną z kilku tysięcy opcji. Czas realizacji zamówienia wynosi 48 godzin. Jest ono automatycznie kierowane z portalu B2B do modułu sprzedaży IFS i jednocześnie włączane do planu produkcji. Odpowiednia receptura jest automatycznie wysyłana do mieszalnika, który wykonuje zamówiony produkt. Nie ma potrzeby przesyłania dodatkowych informacji, wszystko dzieje się w systemie. Gotowy produkt, gdy tylko jest sprawdzony przez dział kontroli jakości jest automatycznie rezerwowany pod dane zamówienie i staje się dostępny po kontroli jakości do planowania transportu. Cała ścieżka takiego procesu jest w systemie w pełni zautomatyzowana. Pozwoliło to wyeliminować ryzyko błędów związanych z wprowadzaniem i przesyłaniem danych dotyczących zamówienia, a tym samym zapewnić lepszą obsługę klienta.

Nie tylko. Sprawniejsze także zakupy, magazyny, remonty, projekty. Duża część usprawnień widoczna jest na styku działania poszczególnych działów, nastąpiła ścisła integracja, możliwe jest raportowanie nowych zjawisk i wyciąganie nowych wniosków. Te z kolei prowadzą do podejmowania kolejnych działań optymalizacyjnych i doskonalenia organizacji. Świetnym tego przykładem jest kontrola jakości, ale o tym opowie już dyrektor ds. jakości Tomasz Sroczyński.