Klient w centrum zainteresowania

Nasza firma od początku działalności zajmowała się outsourcingiem usług w zakresie obsługi płac i kadr oraz usług księgowych dla przedsiębiorstw. W tamtym czasie ten rynek w Polsce dopiero raczkował. Pierwszymi klientami Contract Administration były firmy zagraniczne rozpoczynające działalność na polskim rynku. Od początku współpracowaliśmy z naszą siostrzaną spółką — kancelarią prawniczą TGC Corporate Lawyers, która pomagała zagranicznym firmom zakładać w Polsce swoje oddziały.

W tamtych czasach byliśmy w komfortowej sytuacji — nie musieliśmy zdobywać klientów, gdyż oni sami nas poszukiwali. Zapotrzebowanie na nasze usługi było bardzo duże i firma szybko się rozwijała. Już wtedy mocno inwestowaliśmy w narzędzia informatyczne. Początkowo korzystaliśmy z prostych programów tworzonych na nasze potrzeby, potem przyszła kolej na rozwiązania oparte na systemie operacyjnym DOS, które z czasem zostało zastąpione oprogramowaniem Windows.

Obsługujemy ponad 500 różnej wielkości firm z wielu branż. Naszym rynkiem docelowym są przede wszystkim średnie i duże przedsiębiorstwa, ale możemy się również pochwalić klientami z list Fortune 500. Specjalizujemy się głównie w obsłudze instytucji finansowych, produkcyjnych i handlowych.

Wobec klientów prowadzimy politykę otwartych drzwi — rozmawiamy z każdym, kto jest zainteresowany naszymi usługami. Staramy się być elastyczni, pokazując, że można z nami rozmawiać i wspólnie rozwiązywać problemy. Przez lata naszej działalności wyrobiliśmy sobie markę, która jest wysoko notowana na rynku. Chcę podkreślić, że jesteśmy jedyną firmą, która zajmuje się wyłącznie outsourcingiem kadr i płac. To bardzo wąska specjalizacja. Nie oferujemy usług dodatkowych, takich jak rekrutacja czy zarządzanie pracownikami tymczasowymi. Posiadamy ogromną wiedzę ekspercką, wielu naszych pracowników ma ponad 20 lat doświadczenia zawodowego. Nasi specjaliści znają dobrze przepisy prawa pracy, przepisy ZUS oraz podatkowe i na bieżąco monitorują ich zmiany.

W naszej pracy, wbrew pozorom, nie ma automatyzmu. Nawet najbardziej zaawansowane narzędzia IT tu nie wystarczają, potrzebne jest indywidualne podejście. Przygotowanie listy płac wymaga wielu kroków, takich jak wprowadzenie danych, instrukcji i kartotek, obsługa kwestii związanych z zatrudnieniem nowych pracowników czy przejściem na emeryturę pracowników dotychczasowych, zarejestrowanie i zakwalifikowanie dostarczonych zwolnień z pracy. Nie jest to takie proste, zważywszy, że w Polsce mamy kilka rodzajów zasiłku chorobowego oraz aż 21 typów nieobecności!

Z naszych doświadczeń wynika, że w tej pracy lepiej radzą sobie panie. Zdają sobie sprawę z odpowiedzialności i wykazują więcej empatii. Takie podejście procentuje większym zadowoleniem i zaufaniem ze strony klientów.

Wszyscy zdajemy sobie sprawę z tego, że koszty osobowe to jedno z największych obciążeń finansowych w każdej firmie. Dlatego tak ważne jest skuteczne zarządzanie tym obszarem przy użyciu narzędzi IT.

Nasi klienci mają coraz większe potrzeby i oczekiwania, dotyczące m.in. możliwości tworzenia własnych raportów, dostępu do danych w czasie rzeczywistym czy samodzielnego prowadzenia obsługi kadr w naszym systemie. To wymusza na nas większą elastyczność świadczonych usług.

System ERP o tzw. płaskiej architekturze, którego używamy od początku działalności firmy, nie zapewnia nam wymaganej elastyczności. Drugi system pod tym względem jest wystarczający, ale z kolei zasady jego licencjonowania są trudne do zaakceptowania przez wielu naszych klientów ze względów ekonomicznych. Koszty współdzielenia systemu, które w części musiałby pokrywać klient, są zbyt wysokie. Dlatego pojawiła się potrzeba znalezienia na rynku innego rozwiązania klasy ERP, które zapewniłoby nam odpowiednią elastyczność działania przy akceptowalnych kosztach.

Mając wieloletnie doświadczenie w pracy z systemami ERP, wiedzieliśmy dokładnie, czego należy szukać na rynku. Potrzebowaliśmy rozwiązania ekonomicznego, elastycznego i efektywnego, o dużych możliwościach funkcjonalnych. Poszukiwanie odpowiedniego rozwiązania trwało około roku. W tym czasie odbyliśmy wiele wizyt referencyjnych w firmach na terenie Polski. W końcowej fazie analizy ofert braliśmy pod uwagę trzy konkurencyjne rozwiązania, spośród których wybraliśmy IFS Applications. Jednym z czynników, które o tym zdecydowały, był fakt, że wielu naszych klientów używa tego rozwiązania w swojej podstawowej działalności. Istotny dla nas był również fakt, że dostawca ma w Polsce swoje przedstawicielstwo.

Jako firma outsourcingowa jesteśmy dla IFS nietypowym klientem. Wdrożenie było dla nas wszystkich wyzwaniem i, co najważniejsze, zakończyło się sukcesem. Mamy to, czego potrzebowaliśmy — elastyczny system ERP z wzorcowym mechanizmem do migracji danych. Możemy go łatwo prekonfigurować na potrzeby potencjalnego klienta. Późniejsza implementacja systemu jest prosta i polega wyłącznie na konfiguracji „delty”, czyli różnicy między funkcjami i danymi, którymi dysponuje klient, a tym, co znajduje się w systemie pre-konfigurowanym.

Dzięki IFS Applications nasi pracownicy operacyjni zyskali większe możliwości samodzielnej konfiguracji systemu bez potrzeby angażowania działu IT. To dla nas duża korzyść. Zwiększyła się elastyczność pracy w systemie na poziomie operacyjnym.

W zależności od potrzeb i preferencji klientów oferujemy im pracę w jednym z trzech systemów ERP. Jeśli np. klient korzysta w swojej firmie z IFS Applications, proponujemy mu usługi właśnie w tym systemie.

Zdajemy sobie sprawę, że używanie trzech systemów jednocześnie oznacza dla nas większe koszty, a także dodatkowe obowiązki dla naszego działu IT, ale, jak już wspomniałam, filozofią naszej firmy jest elastyczność. W centrum zainteresowania jest zawsze klient, a rozwój naszej firmy jest napędzany jego potrzebami. Klient ma pełny wybór i sam decyduje, z jakich usług chce korzystać i z jakiej platformy systemowej.

System IFS Applications jest przez nas używany do obsługi zarówno średnich i małych, jak i dużych firm. Świetnie się sprawdza. Zdradzę, że mamy również bardzo dużego, globalnego klienta, który używa IFS Applications. Obecnie z systemu korzysta 11 naszych klientów. Są to przede wszystkim firmy produkcyjne i usługowe.

Przewidujemy stopniowe przenoszenie usług na platformę IFS Applications. Wśród naszych klientów jest duża grupa firm produkcyjnych o średniej wielkości, dla których system ten jest idealnym rozwiązaniem. Zamierzamy stopniowo ograniczać eksploatację dotychczasowego systemu ERP, który nie jest dostatecznie elastyczny. Te działania musimy jednak prowadzić stopniowo, gdyż pracujemy w dużym reżimie czasowym i nie może to powodować jakichkolwiek zakłóceń rytmu pracy w naszej firmie. Nasze zespoły muszą się spokojnie przygotować do pracy na dwóch systemach równolegle.

Contract Administration ma łącznie siedem biur: cztery w Polsce (w Warszawie, Wrocławiu, Łodzi i Krakowie), dwa w Czechach (w Pradze i Brnie) i jedno na Słowacji (w Bratysławie). Wszystkie nasze placówki działają i prowadzą procesy w taki sam sposób. Najważniejsze funkcje, takie jak sprzedaż, kadry, wewnętrzna księgowość czy IT, są realizowane centralnie.

We wszystkich biurach w Polsce korzystamy z IFS Applications. Trzy biura zagraniczne używają obecnie do obsługi swoich klientów innego systemu ERP. Naszym celem jest, żeby w przyszłości również te placówki zostały objęte wdrożeniem IFS Applications, co ułatwiłoby pracę naszemu działowi IT i pozwoliło na ograniczenie kosztów utrzymania infrastruktury informatycznej.

W ramach planowania długofalowych przedsięwzięć rozważamy różne opcje, m.in. koncepcję rozszerzenia działalności na inne kraje europejskie. Zdajemy sobie jednak sprawę, że konkurencja na tych rynkach, takich jak Węgry, Rumunia czy Bułgaria, jest ogromna. Druga opcja, to zgodnie z naszą filozofią być blisko klienta i rozszerzyć działalność na terenie Polski. Rozważamy różne kierunki rozwoju i analizujemy potencjalne możliwości.