Stwierdzenie, że planowanie produkcji i moduły bezpośrednio z nim związane nie należą do silnych stron systemów klasy ERP potwierdzają doświadczenia wielu osób, które na co dzień z takimi systemami mają do czynienia. Wśród osób, które systemy ERP wdrażały bądź je eksploatują przeważa opinia, że budowane za pomocą tego oprogramowania plany produkcyjne są kiepskiej jakości. Efekty działania systemów ERP są często niekompletne, słabo zbilansowane ze zdolnościami produkcyjnymi, trudne do modyfikacji w trakcie ich realizacji. Propozycje zakupów sugerowane przez system są mocno wątpliwe i należy do nich podchodzić z wyjątkową ostrożnością, aby nie narazić się na kosztowny błąd zamówienia niepotrzebnego surowca lub nie ponosić konsekwencji jego braku.

Duży może więcej

System ERP pozbawiony funkcji MRP, to jednak paradoks pozorny, który wytłumaczyć można w stosunkowo prosty sposób. Jeżeli bliżej przyjrzeć się efektom ekonomicznym, które osiągane są dzięki systemom komputerowym to można zauważyć, że są one wynikiem rozwiązywania za pomocą oprogramowania biznesowego problemów dwojakiego rodzaju. Pierwsze to problemy wewnętrzne. Ich rozwiązanie zwiększa wydajność i redukuje koszty w każdej firmie. Przykładowo, system usprawniający organizację pracy magazynu, uszczelniający ewidencję produkcji, czy też poprawiający metodę liczenia kosztów przyniesie wszędzie podobne efekty, ponieważ usuwa bariery istniejące w środku firmy.

Inaczej jest z rozwiązywaniem problemów zewnętrznych, które pojawiają się na styku z kontrahentami. Tutaj sukces jednej ze stron jest często klęską drugiej. Oszczędności czynione przez jedną dla drugiej oznaczają stratę. To bezwzględna wojna o pieniądze, w której bronią są systemy komputerowe. Planowanie zasobów w oparciu o złożone w firmie zamówienia jest właśnie takim rozwiązaniem. Nieprawdą jest, że MRP nie działa nigdzie. Można go wdrożyć, ale spełniony musi być jeden warunek - robić to musi firma, która dominuje w łańcuchu dostaw. Innymi słowy, to narzędzie dla wielkich korporacji służące głównie do kolonizacji mniejszych kontrahentów. Duży może więcej. Dostarczanie surowców w rytm tworzonego przez niego planu jest całkiem realne, nawet w systemie Just In Time. Część problemów związanych z zapewnieniem ciągłości produkcji przerzucona zostaje na barki dostawcy, który nie ma innego wyjścia jak zwiększyć swoje zapasy.

Czy możliwe jest, aby związane z tym koszty i wyższe ryzyko, mógł on zrekompensować sobie z kolei poprzez wdrożenie u siebie takiego samego systemu? Teoretycznie tak. Wiadomo jednak, że oparty o MRP łańcuch dostaw musi się gdzieś zerwać. Gdyby tak nie było, oznaczałoby to, że odkrywka w kopalni rudy żelaza uruchamiana byłaby dopiero wtedy, gdy klient złoży zamówienie na auto. To oczywisty absurd. Bez magazynów, pełniących w gospodarce rolę zbiorników retencyjnych, złożone procesy produkcyjne są niemożliwe. Można tylko walczyć o to, aby nie utrzymywać ich u siebie. Innymi słowy, oszczędności są możliwe, ale tylko dlatego, że ktoś inny stracił.

ERP lepszy niż nic

Negatywne doświadczenia z wdrażania MRP w polskich przedsiębiorstwach nie są bynajmniej spowodowane zapóźnieniami w architekturze samych systemów. To nie stary kod oparty na nieaktualnych koncepcjach zarządzania jest barierą do wejścia do krainy powszechnej szczęśliwości, w której MRP będzie dostępne dla każdego. Problem w tym, że kraina taka nie istnieje - MRP zawsze będzie metodą dla wybranych, dla gigantów potrafiących narzucać innym własne reguły gry. Ponieważ nie ma ich u nas wielu, a systemy ERP wdrażają głównie średniacy. Stąd wrażenie, że system nie działa.

To, że w firmie średniej wielkości plan tworzony przy pomocy systemu ERP daleki jest od ideału nie oznacza jednak, że nie należy robić go wcale. Nawet plan niekompletny lepszy jest od żadnego, a sugestie systemu odnośnie zakupów mogą stanowić interesujący punkt odniesienia dla służb zaopatrzeniowych. Najważniejsze jest jednak to, że zamówienia, bez wątpienia najszlachetniejsze źródło rejestracji popytu, nie są źródłem jedynym. Jeżeli w planowaniu uwzględni się dodatkowo prognozy, można uzyskać rezultat, który zadowoli niejednego producenta. Produkuje on wprawdzie "na magazyn", ale ma do dyspozycji wielopoziomowy plan obejmujący wszystkie etapy procesu produkcyjnego, począwszy od zamawianych surowców, poprzez produkcję kolejnych półwyrobów, skończywszy na wytworzeniu wyrobu finalnego.

Rejestrujcie zlecenia!

Znaczenie modułów planistycznych w bogatej funkcjonalności produkcyjnych modułów systemów ERP nie jest najważniejsze. Do sprawnego zarządzania produkcją nie jest on w ogóle potrzebny. W trakcie wdrożenia nie warto marnować czasu na jego doskonalenie, gdyż tuż za rogiem czekają smaczniejsze cukiereczki. Planować może człowiek, ręcznie zwalniając zlecenia w systemie. Najważniejsze jest to, co dzieje się potem - rejestracja ich wykonania. Rzetelnie prowadzona, daje szereg fundamentalnych korzyści.

Po pierwsze, umożliwia weryfikację poprawności wprowadzonych do systemu technologii. Jeżeli rejestracja uparcie pokazuje kilkuprocentowe odchylenie w czasie wykonania jednej z operacji lub widzimy, że zużycie któregoś z surowców w istotny sposób odbiega od teoretycznych założeń, to sygnał dla technologów. Niezbędna jest korekta technologii, a co za tym idzie, automatyczna korekta kalkulacji. Dzięki temu mamy zawsze aktualny koszt planowany, co szalenie ułatwia prowadzenie właściwej polityki cenowej.

Po drugie, pełna rejestracja to nic innego jak ewidencja wszystkiego, co mamy w przedsiębiorstwie. Widzimy stany surowców na magazynach zaopatrzenia, stany wyrobów na magazynach sprzedaży i co najważniejsze, stany surowców, wyrobów i półwyrobów na wydziałach produkcyjnych. Umożliwia to pełną kontrolę obrotu oraz pozwala na właściwą wycenę posiadanych zasobów. I wreszcie, po trzecie, dzięki rejestracji poznajemy rzeczywiste koszty wytworzenia poszczególnych asortymentów, a nawet pojedynczych zleceń. Już to wystarcza, by pozytywnie odpowiedzieć na pytanie, czy warto wdrażać moduły produkcyjne. A to nie koniec korzyści.

Twórcza adaptacja gotowych mechanizmów, dokonywanie śmiałych zmian i uzupełnień tam gdzie brak jest standardowych rozwiązań, może dać bardzo interesujące rezultaty. Jeżeli nie będziemy wdrażać systemu ERP na kolanach i potraktujemy jego mechanizmów jak tworzywo, które można modelować i dopasowywać do swoich potrzeb, sami będziemy mogli stwierdzić, że ERP jest dobre - nawet gdy nie działa MRP.

Autor: Ireneusz Kłobus - Kierownik Działu Informatyki Zakładów Lentex SA