GLC Accounting obsługuje księgowo ponad 1000 firm, a dokumenty trafiają do biura różnymi kanałami: mailem, papierowo i przez zewnętrzne systemy. Taki model szybko zamienia się w chaos, braki w kompletności i spowolnienie księgowania. Firma postawiła więc na podejście procesowe oparte o ERP: jeden cyfrowy punkt wejścia, jasne statusy oraz workflow, które porządkuje akceptacje, opis i przekazanie dokumentów do księgowości.
| REKLAMA |
 |
Najpewniejszy sposób, żeby zapanować nad dokumentacją ponad 1000 firm, to wymusić jeden cyfrowy kanał dostarczania dokumentów i oprzeć obsługę o zautomatyzowany workflow zintegrowany z ERP — dokładnie tak, jak zrobiło GLC Accounting, budując rozwiązanie na Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego (PKBR) enova365.
W biurach rachunkowych „problem dokumentów” rzadko jest problemem samych plików PDF. To problem architektury procesu: wielu kanałów wejścia (mail, papier, dyski, zewnętrzne systemy), braku kontroli kompletności i ciągłego przełączania kontekstu po stronie księgowych. W skali 1000+ podmiotów taki model nie tylko spowalnia, ale staje się realną barierą wzrostu.
PKBR enova365 wnosi tu kluczowy element: portal samoobsługowy dla klienta, który może być „cienką warstwą” nad ERP (bez zmuszania klientów do uczenia się pełnego systemu), a jednocześnie pozwala spiąć dokumenty, akceptacje i komunikację w jeden, mierzalny przepływ.
Punkt wyjścia: wielokanałowy chaos i brak kompletności
GLC Accounting obsługuje księgowo i kadrowo-płacowo ponad 1000 firm. Do momentu przebudowy procesu dokumenty wpływały równolegle: papierowo, e-mailem, przez zewnętrzne systemy, a czasem nawet przez dostęp do odrębnych baz danych klientów.
W praktyce oznaczało to dwa typy strat:
- czas (przeklejanie danych, szukanie załączników, doprecyzowania),
- jakość (braki w dokumentach, pominięcia po stronie klienta, niejednoznaczne statusy).
Z perspektywy IT i operacji najważniejsze jest to, że przy takim wejściu „multi-source” nie da się sensownie zbudować KPI (SLA na kompletność, lead time księgowania, odsetek odrzuceń), bo źródła i stany są rozproszone. PKBR enova365 stał się dla GLC Accounting sposobem na „zebranie wejścia” do jednego interfejsu i jednego modelu statusów.
Cele wdrożenia: standaryzacja + self-service klienta (bez bólu po stronie użytkowników)
Zespół GLC Accounting zdefiniował cele, które w języku procesowym brzmią jak klasyczna transformacja „front-door” dla dokumentów:
- ujednolicenie wymiany danych z klientami,
- podniesienie jakości obsługi,
- zapewnienie klientom dostępu do własnej dokumentacji także wtedy, gdy pracują na innych ERP,
- umożliwienie klientom aktywnego udziału w obiegu dokumentów.
Efekt nie był kosmetyczny — to była zmiana modelu współpracy. PKBR enova365 nie został użyty jako „ładniejsza skrzynka odbiorcza”, tylko jako warstwa sterująca procesem i odpowiedzialnością po stronie klienta:
| Cel | Jak zrealizowano po wdrożeniu |
|---|---|
| Jeden kanał przekazywania | 100% dokumentów przekazywanych elektronicznie |
| Dostęp klienta do dokumentów | Pełny zdalny dostęp z poziomu PKBR enova365 |
| Różny poziom udziału klienta | 3 ścieżki obiegu dopasowane do dojrzałości procesowej |
| Gotowość na KSeF | Automatyzacja pobierania faktur z KSeF + operacje masowe |
Dlaczego portal klienta wygrał z „dorzuceniem kolejnego ERP”
W trakcie projektowania rozwiązania pojawiły się dwie bariery typowe dla wdrożeń B2B:
- część klientów nie chciała poznawać nowego systemu ERP,
- część nie była gotowa ponosić dodatkowych kosztów tylko po to, by mieć większą kontrolę nad obiegiem.
Z perspektywy architektury wdrożenia wybór PKBR enova365 był pragmatyczny: portal daje klientom wartość (wgląd, status, archiwum, zadania), a jednocześnie nie wymaga od nich pracy w pełnym ERP.
Porównanie podejść: co realnie skaluje się do 1000+ firm?
- Wspólna skrzynka mailowa / załączniki w mailu
- niski próg wejścia
− brak walidacji, brak statusów, duża podatność na braki i opóźnienia
- niski próg wejścia
- Foldery sieciowe / SFTP / repozytoria plików
- centralizacja plików
− nadal brak „procesu”: akceptacji, blokad, wymagalnych metadanych
- centralizacja plików
- Osobny DMS bez integracji z księgowością
- lepsza kontrola dokumentów
− ryzyko „podwójnej prawdy”: dokument żyje w DMS, a księgowanie w ERP
- lepsza kontrola dokumentów
- PKBR enova365 + workflow + DMS w jednym ekosystemie
- spójne statusy, zadania, metadane i integracja z modułem księgowym
− wymaga dobrego zaprojektowania wariantów procesu (co GLC zrobiło poprzez 3 ścieżki)
- spójne statusy, zadania, metadane i integracja z modułem księgowym
Jak wyglądał docelowy workflow: 3 ścieżki i 3 typy zadań
Wdrożenie w GLC Accounting nie ograniczyło się do „wrzuć PDF → księgowa zaksięguje”. Zespół wdrożeniowy zaprojektował trzy ścieżki obiegu (narastająco bardziej wymagające):
- Podstawowa – minimum danych + załącznik, szybkie przejęcie przez księgowość.
- Zaawansowana – dodatkowe pola (np. oddział, kontrahent), zwiększenie jakości opisu.
- Zaawansowana z MPK – klient przygotowuje dokument niemal do zaksięgowania; księgowość głównie weryfikuje.
To podejście jest dojrzałe procesowo: nie blokuje mniej zaawansowanych klientów, a jednocześnie pozwala tym bardziej dojrzałym realnie odciążyć księgowość. PKBR enova365 działa tu jak kontrolowana bramka jakości — im wyższy wariant, tym mniej pracy po stronie biura.
Równolegle zdefiniowano trzy typy zadań w obiegu:
- Sekretariat – wprowadzenie dokumentu, opis, załączniki, przekazanie do zatwierdzenia.
- Sekretariat – akceptacja – kontrola, cofnięcie / odrzucenie / przekazanie do księgowości.
- Akceptacja płatności (opcjonalnie) – kontrola przelewów, z blokadą generowania płatności do czasu akceptacji.
Istotny element techniczny: ponieważ PKBR nie dawał pełnego zakresu funkcji zarządczych, zaprojektowano dedykowany mechanizm workflow zintegrowany z księgowością enova365 oraz samym PKBR. Dodatkowo wdrożono DMS enova365 do obsługi dokumentów nieksięgowych (umowy, certyfikaty, dokumenty wewnętrzne), rozszerzając przestrzeń zarządzania dokumentacją.
KSeF jako wymóg architektoniczny, nie „dodatek”
Dla biura obsługującego 1000+ firm kluczowe jest, żeby workflow potrafił automatycznie pobierać faktury z KSeF i włączać je w standardowy obieg. W GLC Accounting dokumenty pobrane z KSeF są automatycznie wprowadzane do bazy, wstępnie opisane i kierowane na pierwszy etap obiegu w PKBR enova365.
A co z dokumentami poza KSeF?
Ponieważ część dokumentów pozostaje poza KSeF, zastosowano OCR konfigurowalny per baza/klient. Operator może skierować skan do odczytu, zweryfikować wynik i otrzymać dokument z uzupełnionymi polami — często do poziomu obiegu zaawansowanego lub zaawansowanego z MPK. W połączeniu z PKBR enova365 oznacza to, że nawet „papierowe resztki” nie rozbijają standaryzacji kanału.
Mechanika skali: masowe operacje, harmonogram i „produktowanie” konfiguracji
W rozwiązaniu uwzględniono trzy sposoby wprowadzania dokumentów:
- ręczne wgrywanie,
- integrację z KSeF,
- masowe wgrywanie paczek dokumentów.
Do tego doszły elementy stricte infrastrukturalne: dedykowane zasoby sieciowe dostępne z przeglądarki oraz Harmonogram zadań, który cyklicznie monitoruje katalogi klientów i publikuje dokumenty w PKBR, automatycznie dołączając plik startowy jako załącznik.
Najciekawszy element skalowania pojawił się na końcu: kluczowe elementy konfiguracji spakowano w autorski dodatek w formie biblioteki .dll, która automatycznie konfiguruje podstawy rozwiązania i udostępnia interfejs do dalszej konfiguracji. Efekt: szybsze uruchamianie nowych baz, mniej ręcznej pracy i mniejsze ryzyko błędów wdrożeniowych.
Efekty: mniej niepewności, więcej przewidywalności procesu
Wyniki, które robią różnicę operacyjnie:
- 100% dokumentów przekazywanych elektronicznie,
- klienci mają zdalny dostęp do archiwum i statusów z poziomu PKBR enova365,
- księgowi pracują na komplecie dokumentów zatwierdzonych przez klienta i wzbogaconych o opis merytoryczny,
- łatwiejsze uruchamianie baz dla nowych klientów dzięki podejściu „konfiguracja jako artefakt” (.dll).
W praktyce oznacza to szybsze księgowanie, wyższą jakość ewidencji i lepszą współpracę na styku klient–księgowość. A przede wszystkim: możliwość skalowania liczby obsługiwanych firm bez proporcjonalnego dokładania pracy manualnej.
FAQ - najczęściej zadawane pytanie dotyczące enova365
Czy PKBR enova365 sprawdzi się, jeśli klienci używają różnych systemów ERP?
Tak - PKBR enova365 działa jako lekki portal do przekazywania dokumentów, statusów i zadań, bez konieczności przenoszenia klientów na jeden ERP, co w praktyce ułatwia standaryzację procesu i zmniejsza tarcie wdrożeniowe.
Po co aż 3 ścieżki obiegu dokumentów?
Bo klienci mają różną dojrzałość procesową i różny poziom gotowości do współpracy; trzy warianty w PKBR enova365 pozwalają stopniować wymagania, a jednocześnie systematycznie podnosić jakość danych trafiających do księgowości.
Jak sensownie połączyć KSeF z obiegiem dokumentów?
Najlepiej potraktować KSeF jako jedno ze źródeł zasilania workflow: dokumenty powinny wpadać automatycznie na pierwszy etap obiegu w PKBR enova365, z przypisanym statusem i wstępnym opisem, aby nie tworzyć „drugiego kanału” obok standardowego procesu.
Czy OCR ma sens, skoro rośnie udział dokumentów z KSeF?
Tak, bo część dokumentów pozostaje poza KSeF, a dodatkowo organizacje obsługują też umowy i dokumenty wewnętrzne; OCR spięty z workflow w PKBR enova365 utrzymuje jeden standard obsługi zamiast wracać do wyjątków i komunikacji mailowej.
Źródło: www.enova.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., polska spółka specjalizująca się w intralogistyce, rozpoczęła projekt wdrożenia system… / Czytaj więcej
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
Wybór platformy IFS Cloud for Aviation Maintenance przez SkyAlyne oznacza przejście na w… / Czytaj więcej
System ERP jako narzędzie do zarządzania zrównoważonym rozwojem w firmie
Zrównoważony rozwój przestał być deklaracją wizerunkową, a stał się mierzalnym elementem zarządzani… / Czytaj więcej
Jak Heartland Dental wykorzystuje SAP do transformacji cyfrowej w opiece stomatologicznej
Cyfrowa transformacja w ochronie zdrowia nie musi oznaczać rewolucji i wieloletnich projektów bez e… / Czytaj więcej
AI na hali produkcyjnej: od „excelowej” analizy do Predictive Maintenance z Prodaso
Cyfrowa transformacja w produkcji nie musi oznaczać wymiany całego parku maszynowego ani wieloletni… / Czytaj więcej
ERP zamiast maili: workflow dla 1000+ firm w GLC Accounting
GLC Accounting obsługuje księgowo ponad 1000 firm, a dokumenty trafiają do biura różnymi kanałami… / Czytaj więcej
