Jak wybrać system klasy ERP?

Ryzyko w projektach EPCI nie jest czynnikiem stałym, który można ustalić w procesie planowania. Profil ryzyka zmienia się w miarę postępu prac nad projektem i przenikania informacji o zmianach w jego planie pochodzących z działów zakupów i produkcji do podwykonawców. Pomyślne zakończenie projektu możliwe jest tylko wówczas, gdy jego kierownik skutecznie i na bieżąco komunikuje się nie tylko z poszczególnymi działami przedsiębiorstwa, ale także z podwykonawcami i klientami.

Ten trudny model biznesowy jest jednym z powodów, dla których wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie klasy ERP, może przynieść wiele korzyści dla wykonawców projektów EPCI. System klasy ERP umożliwia obsługę całego cyklu życia projektu, a jego kierownicy i zarząd firmy mogą monitorować łańcuch dostaw i bieżące koszty realizowanych przedsięwzięć. Ułatwia on również zorganizowanie planowanych projektów tak, aby ograniczyć związane z nimi ryzyko i umożliwić zarządzanie nim. Wiele dostępnych na rynku systemów klasy ERP posiada zbyt ubogą lub rozdrobnioną funkcjonalność, aby umożliwić wykonawcom projektów EPCI efektywne zarządzanie cyklem życia projektu. Oprogramowanie adresowane dla tej branży musi nie tylko zapewniać funkcjonalność w zakresie projektowania, zaopatrzenia, wykonania konstrukcji i ich instalacji oraz obsługi zleceń, jak również umożliwiać sprawny przepływ informacji między działami odpowiedzialnymi za te obszary. Jest to warunkiem dynamicznego zarządzania ryzykiem w miarę postępów prac.

Innymi powodami, które sprawiają, że ta branża coraz częściej poszukuje systemów wspomagających zarządzanie to globalizacja gospodarki i realizacja fuzji i przejęć. Przedsiębiorstwa produkcyjne i wykonawcy łączą się, tworząc spółki oferujące kompleksową realizację projektów EPCI i przejmują kolejne firmy na całym świecie. Wiele firm poszukuje rozwiązania obsługującego wiele języków, systemów miar i walut, ponieważ ich działalność w zakresie realizacji projektów EPCI rozszerzana jest na kolejne kraje. Powyższe możliwości systemu są przydatne również ze względu na to, że w połączonych, globalnych przedsiębiorstwach nierzadko pracują specjaliści z różnych regionów świata. Odpowiednie oprogramowanie ułatwia pokonywanie barier językowych i komunikacyjnych w łańcuchu dostaw.

W niniejszym opracowaniu przeanalizujemy specyficzne wymogi, jakie mają przedsiębiorstwa realizujące projekty EPCI wobec systemów wspomagających zarządzanie. Przedstawimy także wskazówki, którymi należy się kierować wybierając rozwiązanie klasy ERP i jego dostawcę.

Zapotrzebowanie na systemy ERP

Wykonawcy EPCI zazwyczaj wykorzystują rozwiązania obsługujące fragmenty prowadzonej przez nie działalności - rozwiązania wyspowe – niepowiązane ze sobą aplikacje do zarządzania finansami, zasobami ludzkimi i zakupami uzupełniane czasami o opracowane samodzielnie systemy do zarządzania gospodarką materiałową, produkcją, projektowaniem i innymi podstawowymi procesami. Taka sytuacja ma wady. Rozważmy np. proces przeniesienia zestawienia materiałowego z aplikacji projektowej do aplikacji produkcyjnej lub związanej z zamówieniami – mam tutaj na myśli wyeksportowanie listy elementów z narzędzia CAD i na tej podstawie złożenie zamówienia na zakup materiałów. Jednak często zdarza się, że po wyeksportowaniu danych inżynierowie nanoszą poprawki do projektu. Niestety, z tymi zmianami nie wiąże się odpowiednia modyfikacja na liście zleceń. Z punktu widzenia działu zamówień i produkcji, wciąż obowiązujący jest oryginalny projekt, na realizację którego przeznaczone zostały środki finansowe i zasoby. Dopiero na późniejszym etapie okazuje się, że materiały znajdujące się w magazynie nie spełniają już wymogów projektu.

Rozwiązania wyspowe, nawet po wykonaniu pomiędzy nimi połączeń umożliwiających wymianę informacji, mają zbyt ubogą funkcjonalność, aby zapewnić przejrzystość działań realizowanych przez poszczególne działy firmy. Są jeszcze mniej skuteczne, w przypadku możliwości zapewnienia przejrzystości procesów realizowanych przez podwykonawców odpowiedzialnych za określone obszary projektu. Jest to trudna sytuacja, ponieważ jeżeli w projekcie dochodzi do zmian, to dla podwykonawców wynikają z tego określone konsekwencje. Często w umowach z podwykonawcami znajdują się zapisy mówiące o postępowaniu w takich sytuacjach. Uzgodnienia te mają wymierne przełożone finansowe. Jeżeli zespół inżynierów zaangażowanych w dany projekt, jako narzędzie wykorzystuje arkusze kalkulacyjne, np. Microsoft® Excel®, często nie ma natychmiastowego dostępu do informacji o rozliczeniach z podwykonawcami. Zmiany wprowadzane do ich dokumentacji w wielu przypadkach nie są natychmiast odnotowywane w dziale księgowości. Tworzy to ryzyko kumulacji znacznych świadczeń na rzecz podwykonawców bez uwidaczniania ich w systemie księgowym związanym z danym projektem. Istnieje niebezpieczeństwo, że zostaną one zauważone dopiero w momencie, kiedy będzie za późno na korektę budżetu uwzględniającą dodatkowe wydatki. Z perspektywy utrzymania kontroli nad projektem i rejestrowania rzeczywistych kosztów, niezwykle ważne jest przestrzeganie zapisów umów z podwykonawcami, przekazywanie im właściwych informacji oraz zwrotne wprowadzane danych dotyczących kosztów i działań podwykonawców, do systemu księgowego projektu.

Duża część systemów klasy ERP i innego oprogramowania dla przedsiębiorstw posiada zbyt ubogą funkcjonalność, aby spełnić oczekiwania przedsiębiorstw realizujących projekty EPCI. Systemy klasy ERP mają swoje korzenie w świecie produkcji, dlatego wiele spośród tych narzędzi sprawdza się lepiej w środowisku, gdzie istnieje ostrzejszy podział na procesy projektowania i wytwarzania. Systemy ERP opracowane w latach 80-tych i 90-tych ubiegłego wieku bazowały na koncepcji planowania zasobów produkcyjnych (MRP) oraz jej rozszerzonej wersji (MRPII), dodającej planowanie mocy wytwórczych. Obydwie z tych metodologii zakładają istnienie pewnych standardowych struktur biznesowych i produkcyjnych. Jednakże wykonawcy projektów EPCI funkcjonują w świecie niestandardowych struktur dopasowanych do potrzeb danego projektu, które zmieniają się nie tylko pomiędzy kolejnymi realizacjami, ale czasami nawet w obrębie jednego przedsięwzięcia. W sytuacji, gdy wykonawcy projektów EPCI odchodzą od zarządzania materiałami w stronę zarządzania opartego na projektach, będą musieli znaleźć rozwiązanie ERP charakteryzujące się dużą elastycznością, które spełni charakterystyczne dla tej branży oczekiwania.

ERP dla wykonawców projektów EPCI

Wykonawcy projektów EPCI mają bardzo ograniczony wybór wśród gotowego oprogramowania, które w pełni spełnia wszystkie ich wymogi realizowanych przedsięwzięć, od opracowania oferty przetargowej aż do ukończenia projektu. Wybranie standardowej „wyspowej” platformy IT, która spełni powyższe oczekiwania nie jest proste, ale wysiłek opłaca się – może przynieść większe korzyści, a w perspektywie być mniej kosztowne niż modyfikowanie typowego, nastawionego na produkcję systemu ERP lub integrowanie wielu specjalistycznych rozwiązań.

Jednym z najważniejszych wymagań, jakie przedsiębiorstwa realizujące projekty EPCI stawiają przed systemem wspomagającym jest zapewnienie ścisłej integracji między rozwiązaniami CAD wykorzystywanym w fazie projektowej, a pozostałą funkcjonalnością obsługującą projekt. Dzieje się tak, ponieważ zmiany wprowadzone do projektu wpływają na budżet, zakupy i wymogi produkcyjne, w związku z tym informacje o nich muszą być szybko przekazywane podwykonawcom.

System ERP dla przedsiębiorstw realizujących projekty EPCI powinien umożliwiać:

• Obsługę współpracy działu projektowego i zamówień z zewnętrznym podwykonawcą w zakresie produkcji. Jest to możliwe poprzez dynamiczne współdzielenie danych projektu w czasie rzeczywistym
• Możliwość śledzenia zmian w projekcie nie tylko na poziomie listy materiałów. Systemy ERP wcześniejszej generacji zwykle kopiowały listę materiałów z modułu projektowego do modułu zakupów. Jednak w przypadku projektów EPCI, zmiany mogę w ogóle nie wpływać na numery części zakupowych, natomiast – co bardziej prawdopodobne – dotyczyć indywidualnych opisów, powiązanych obiektów, dokumentów i zależności między numerami części. Zmiany te muszą być widoczne dla wszystkich członków zespołu projektowego, również w działach odpowiedzialnych za zamówienia i realizację konstrukcji, jak również dla podwykonawców. Ścisła integracja między projektowaniem a zamówieniami to podstawą sukcesu przedsięwzięcia.
• Monitorowanie strony finansowej projektu na bieżąco. Rozwiązanie zastosowane w firmie realizującej projekty EPCI powinno umożliwić identyfikację odchyleń od budżetu w miarę ich występowania. Dzięki temu możliwe jest działanie wyprzedzające i wprowadzenie takich zmian, aby prowadzone działania nie przekroczyły założonego budżetu. W najbliższym czasie coraz więcej wykonawców EPCI będzie przechodzić z rozliczeń na poziomie księgi głównej do zarządzania i kontroli projektowej.

Duża część uwagi przedsiębiorstw realizujących projekty EPCI skupia się na zarządzaniu ryzykiem i zapobieganiu negatywnym skutkom przekroczenia kosztów, terminów i warunków realizacji, określonych przez inwestora. Zarządzanie pracami projektowymi, ich wykonaniem i działaniami podwykonawców tak, aby zrealizować projekt w wyznaczonym terminie i budżecie, wymaga ciągłego kontrolowania ryzyka, z uwzględnieniem wszystkich zachodzących zmian. Należy jednak przy tym pamiętać, że wdrożenie odpowiedniego oprogramowania wspomagającego zarządzanie może przynieść znaczące korzyści i zapewnić przewagę konkurencyjną tym wykonawcom projektów EPCI, którzy odpowiednio zorganizują procesy zarządcze i zapewnią ich wsparcie w systemie ERP. W przypadku firm z tej branży sukces zależy głównie od dostarczenia najlepszej oferty przetargowej. Wykonawca, który skutecznie kontroluje koszty, potrafi przewidzieć rzeczywiste wydatki i uniknąć ukrytych kosztów poprzez odpowiednie przypisanie pozycji budżetowych do konkretnych zadań, ma w ręku wszelkie atuty, aby przedstawić bardziej konkurencyjną ofertę. Dzięki odpowiednim narzędziom, które pozwolą im uniknąć nieplanowanych wydatków i wykryć wszelkie przekroczenia kosztów na wczesnym etapie realizacji przedsięwzięć, mogą wprowadzić niezbędne korekty i tym samym uniknąć trudności finansowych, pojawiających się nagle przed zakończeniem projektu.

Jakiego rozwiązania warto poszukiwać?

Liczba dostępnych na rynku systemów wspomagających zarządzanie klasy ERP jest ograniczona, jednak warto dokładnie przeanalizować przedstawione oferty. W praktyce warto sprecyzować oczekiwania wobec systemu w formie pytań czy ankiety.

W trakcie prezentacji rozwiązania warto poprosić dostawcę, aby uruchomił system z rzeczywistymi danymi projektowymi, a następnie zmienił dane w strukturze projektu, aby sprawdzić, jak system radzi sobie z takimi zdarzeniami. Zarówno w aplikacji, jak w dokumentacji należy zwracać uwagę na określenia wskazujące, że jest to naprawdę rozwiązanie dla segmentu EPCI, a nie system produkcyjny „w przebraniu”. Powinny pojawiać się tam takie określenia, jak: kontrakt, projekt, podwykonawca, projektowanie i produkcja. Jeżeli ich nie ma, prawdopodobnie warto pominąć takiego dostawcę.

Kolejnym ważnym czynnikiem jest elastyczność rozwiązania i możliwość jego konfiguracji w miarę zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa. Zmiany takie mogą zachodzić na poziomie poszczególnych projektów i wymagać wprowadzania na bieżąco modyfikacji w aplikacji. Należy zwrócić uwagę na to, czy mogą być wprowadzane w trakcie pracy aplikacji.

Przejdźmy do szczegółów – poniżej przedstawiamy listę funkcjonalności systemu klasy ERP, które warto uwzględnić w procesie wyboru rozwiązania.

• Funkcjonalność wspierająca zarządzanie złożonymi kontraktami na każdym etapie realizacji. Rozwiązanie powinno umożliwiać rejestrowanie zaproszeń do przetargów, udzielanie odpowiedzi przetargowych, monitorowanie negocjacji i śledzenie zmian występujących od momentu ogłoszenia przetargu do podpisania kontraktu. System ERP powinien również zapewniać rejestrację postępów prac, modyfikowanie parametrów kontraktu, a także zarządzanie protokołami odbioru i płatnościami.
• Zarządzanie przez projekty. Plan projektu powinien być czynnikiem wyznaczającym postępy prac, zamówienia, wewnętrzną lub zewnętrzną produkcję, wykonanie konstrukcji i ich instalację. Gdy wszystkie procesy biznesowe są skupione w obrębie wspólnego planu, wówczas członkowie zespołu mogą łatwo odszukać informacje na temat postępów prac na poziomie ogólnym, schodząc do szczegółów i odwrotnie –szczegółu przejść od do ogółu. System ERP powinien także obsługiwać dwustronną integrację z takimi narzędziami do planowania, jak Primavera czy Microsoft Project. Oznacza to nie tylko możliwość eksportu danych do tych narzędzi, ale także rejestrację informacji zwrotnej po wprowadzeniu zmian w rozwiązaniach zewnętrznych.
• Wyspecjalizowana funkcjonalność wspierająca zarządzanie ryzykiem. System ERP dla przedsiębiorstwa realizującego projekty EPCI powinien nie tylko umożliwiać rejestrację listy potencjalnych problemów, ale także ułatwiać proces przeprowadzania regularnych przeglądów, ocen i reagowania na wszelkie zdarzenia występujące w trakcie projektu. Informacja powinna być uporządkowana i przedstawiona w taki sposób, aby pomóc przedsiębiorstwu zidentyfikować krytyczne czynniki ryzyka, a następnie zmniejszyć lub wyeliminować jego potencjalne skutki.
• Obsługa procesów technologicznych i projektowania. System ERP dla przedsiębiorstw realizujących projekty EPCI powinien zawierać kompletny, wielodyscyplinarny opis projektowanych wyrobów i instalacji, uwzględniający dane konstrukcyjne, technologiczne, jakościowe oraz kosztowe. Powinien także umożliwiać zintegrowane zarządzanie dokumentacją elektroniczną, uwzględniać portfel planowanych projektów, jak i informacje o realizowanych projektach zgodnie z ich aktualnym zaawansowaniem.
• Obsługa zarejestrowanych w systemie materiałów, zapasów magazynowych, kwalifikowanych i potencjalnych dostawców, niezbędna do zarządzania gospodarką materiałową. Wszelkie rysunki elementów technicznych powinny być przypisane do projektu i mieć przyporządkowany termin wykonania. Podczas obliczeń wykorzystania materiałów, rozwiązanie powinno generować kompletne zestawienie potrzebnych materiałów i nakładów pracy, łącznie z terminami. Osoby odpowiedzialne za planowanie, powinny mieć możliwość monitorowania postępów w zakresie procesów podwykonawczych i produkcji. System klasy ERP powinien również ułatwiać kontrolę stanów magazynowych w rozbiciu na projekty, dzięki czemu można sprawdzić, jakie materiały zostały zaplanowane, dostarczone, czy też wykorzystane do poszczególnych procesów produkcyjnych. Informacje o postępach w realizacji poszczególnych przedsięwzięć powinny być przekazywane zwrotnie na najwyższy poziom projektu.
• Kontrola i zobrazowanie prac wykonanych przez dostawców. System ERP powinien dostarczać informację na temat zakresu prac produkcyjnych zleconych podwykonawcom i ich kosztach. Dzięki temu kierownicy projektu mogą sprawdzić w systemie, czy dostawcy wywiązują się z umów zgodnie z planem, a także ocenić konsekwencje opóźnień i problemów z perspektywy całego projektu. Idealny system ERP powinien obsługiwać szereg aspektów współpracy z wykonawcami, w tym realizację kontraktów - dające zleceniodawcy kontrolę nad płatnościami wg stopnia zaawansowania prac, a także bieżącą obsługę wniosków o płatność, ich akceptację oraz rozliczenie faktur i płatności, dzięki czemu zleceniodawca ma większą kontrolę nad kosztami w czasie rzeczywistym. Dynamiczne połączenia między projektami a Księgą Główną powinno umożliwiać automatyczne księgowanie w Księdze Głównej wszelkich zdarzeń gospodarczych powstałych w obszarze projektowania. Zapisy księgowe generowane powinny być zgodnie ze zdefiniowanymi automatami księgowymi, zachowując zasadę jednorodności wprowadzania danych i współdzielenia informacji/księgowań z innymi zależnymi modułami systemu klasy ERP.

Źródło: www.ifsworld.com