Umowy, faktury, dokumentacja – rosnąca liczba dokumentów sprawia, że archiwum przedsiębiorstwa stale się powiększa. Najnowsze badania wykazały, że samo ręczne zarządzanie dokumentami pochłania między 40 a 60 procent czasu pracy, a czas potrzeby na znalezienie pojedynczego dokumentu wynosi przy tym średnio 18 minut. Równie istotne są kwestie finansowe i ekologiczne związane ze zużyciem papieru. Organizacja WWF odkryła, że prawie co drugie ścięte przemysłowo drzewo jest przetwarzane na papier, a do produkcji kilograma papieru potrzebne jest nawet 100 litrów wody i ogromna ilość energii.
| REKLAMA |
 |
Jak uniknąć gór papieru i uefektywnić procesy w przedsiębiorstwie? Pierwszym krokiem do cyfrowej przyszłości jest niezawodny system zarządzania dokumentami (DMS), który może zostać włączony do indywidualnych procesów przedsiębiorstwa.
Skróć czas poświęcany na wyszukiwanie – poznaj możliwości systemu zarządzania dokumentami
Zwykle to finanse i księgowość jako pierwsze są zainteresowane wykorzystaniem DMS. To tu każdego dnia trafiają dokumenty istotne podatkowo, takie jak zamówienia, dowody dostaw i faktury, które muszą zostać opracowane i zarchiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przedsiębiorstwa często decydują się na tzw. rozwiązania wyspowe, np. foldery sieciowe lub napędy lokalne, które nie są ogólnie dostępne w obrębie działu czy całego oddziału. Już przy kolejnym audycie może to doprowadzić do problemów, jeżeli biegły rewident będzie miał trudności z dotarciem do istotnych informacji.
Centralne rozwiązanie DMS wspiera pracowników nie tylko w procesie archiwizacji, ale również przy udostępnianiu dokumentów dla całego przedsiębiorstwa. Przy użyciu odpowiedniego słowa kluczowego, właściwy dokument może w ułamku sekundy zostać odszukany i zatwierdzony cyfrowo. Po wprowadzeniu systemu zarządzania dokumentami poszczególne zespoły mogą wspólnie opracowywać dokumenty, nawet jeżeli dzieli je ogromy dystans geograficzny. W czasach pracy zdalnej i zakładania oddziałów międzynarodowych funkcjonalność ta ma coraz większe znaczenie.
DMS i Compliance – pasuje jak ulał
W przepisach księgowych znajdują się ustalenia zabraniające wprowadzania zmian w księgowaniach oraz w chronologii rejestracji, np. w przypadku dokumentów wychodzących istotnych podatkowo. Dokumenty te muszą być przechowywane w taki sposób, aby wprowadzanie zmian nie było możliwe, lub też zmiany były jednoznacznie protokołowane. Za pomocą rozwiązania proALPHA DMS możliwa jest szybka i prosta realizacja tych wymagań, bez konieczności długotrwałego blokowania zasobów. Ponadto możliwe jest dokumentowanie procedury audytu finansowego i w razie potrzeby udostępnienie tej dokumentacji odpowiednim organom.
Do zalet oprogramowania należy również indeksowanie – każdy dokument elektroniczny otrzymuje jednoznaczny indeks, na podstawie którego może on zostać znaleziony poprzez wewnętrzną wyszukiwarkę za pomocą jednego kliknięcia. Powiązanie pomiędzy dokumentem a indeksem zostaje przy tym utrzymane przez cały okres archiwizacji. Dla dokumentów biznesowych jest to co najmniej 10 lat.
Oszczędne wykorzystanie zasobów i ochrona środowiska
Dla wielu przedsiębiorstw coraz istotniejszym tematem jest ekozarządzanie. Jednym z jego założeń jest prowadzenie biura bez papieru. Rezygnacja z papieru może nie tylko poprawić bilans środowiskowy przedsiębiorstwa, ale również faktycznie zmniejszyć emisję dwutlenku węgla. Ponadto mniej papieru oznacza niższe koszty. Zakup tonerów do drukarek oraz konserwacje urządzeń mogą stać się zbyteczne, a koszty utrzymania pomieszczeń zajmowanych przez archiwum zostać zredukowane. Co więcej, nakłady na cyfryzację w ramach zrównoważonego rozwoju są często dotowane przez państwo. W Niemczech istnieje przykładowo inicjatywa Ministerstwa Gospodarki pod hasłem "Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU" ("Cyfrowo teraz – wsparcie inwestycji dla małych i średnich przedsiębiorstw").
Wykorzystaj implementację rozwiązania DMS do rozpoczęcia cyfryzacji Twojego przedsiębiorstwa. Przyznając wysoki priorytet projektowi wdrożenia systemu DMS umożliwisz jego sprawne przeprowadzenie w obrębie całego przedsiębiorstwa. Nasza wskazówka: Również małe i średnie przedsiębiorstwa powinny mierzyć wysoko!
Źródło: www.proalpha.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Comarch usprawni zarządzanie dokumentacją w znanych łódzkich instytucjach
Krakowska firma Comarch podpisała dwie umowy na wdrożenie systemu do elektronicznego zarządzania do… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
