Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który automatyzuje obieg faktur, umów i zgłoszeń – dokładnie tak, jak działa Twoja firma. Jak wybrać elektroniczny obieg dokumentów (EOD), który nie tylko porządkuje, ale naprawdę przyspiesza działanie całej organizacji?
| REKLAMA |
 |
Dlaczego sam obieg dokumentów to za mało?
Jeszcze niedawno elektroniczny obieg dokumentów (EOD) sprowadzał się głównie do skanowania i archiwizacji dokumentów. Dziś to zdecydowanie za mało – nowoczesny system musi spełniać więcej niż tylko funkcję cyfrowego archiwum.
Chodzi o usprawnienie pracy firmy: automatyzację zadań, kontrolę procesów i integrację z innymi narzędziami. Wdrożenie EOD to szansa na optymalizację procesów biznesowych na szerszą skalę, bo wiele czynności można dzięki niemu zautomatyzować.
Co tak naprawdę powstrzymuje firmy przed wdrożeniem EOD?
System EOD może być prosty. Ale decyzja o jego wdrożeniu – już nie. Z naszych obserwacji wynika, że największym problemem nie jest wybór systemu, ale to, że firma nie rusza z wdrożeniem. Dlaczego? Bo z tyłu głowy siedzą dwa „ale”, które skutecznie blokują decyzje. Jakie to “ale” i co radzimy, aby je wyeliminować i bezpiecznie przejść do działania?
Opór pracowników przed zmianą
Zespół może postrzegać nowy system jako zagrożenie dla wypracowanej rutyny. Dlatego tak ważna jest odpowiednia komunikacja i szkolenia. Warto zawczasu pokazać zespołowi korzyści, czyli mniej papierkowej pracy, szybszy dostęp do informacji oraz zadbać, aby narzędzie było intuicyjne w obsłudze. Gdy pracownicy zobaczą ułatwienia, jakie niesie EOD, szybciej zaakceptują zmianę.
Według raportu Ministerstwa Rozwoju i Technologii z 2024 roku "Wzmocnienie cyfrowej transformacji polskich przedsiębiorstw" aż niemal 60% pracowników nie bierze udziału w szkoleniach dotyczących kompetencji cyfrowych, dlatego w części firm dominuje wciąż brak świadomości o potencjalnym wpływie IT na wyniki finansowe.
Według raportu Ministerstwa Rozwoju i Technologii z 2024 roku "Wzmocnienie cyfrowej transformacji polskich przedsiębiorstw" aż niemal 60% pracowników nie bierze udziału w szkoleniach dotyczących kompetencji cyfrowych, dlatego w części firm dominuje wciąż brak świadomości o potencjalnym wpływie IT na wyniki finansowe.
Nasz kraj zajmuje jedno z ostatnich miejsc i nigdy nie udało się poprawić tej pozycji. Poziom cyfryzacji w Polsce stale podnosi się, niemniej dystans do liderów pozostaje podobny. To powoduje, że Polska wciąż odnotowuje straty w stosunku do innych gospodarek wysoko rozwiniętych - czytamy w raporcie.
Wątpliwości kadry kierowniczej (koszty i ROI)
Czy to się opłaca i kiedy się zwróci? To jedno z najczęstszych pytań przy decyzji o wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Z pozoru to wydatek. W praktyce – to inwestycja, która zaczyna pracować na siebie szybciej, niż się wydaje. Automatyzacja procesów, cyfrowe ścieżki akceptacji, lepszy obieg informacji i porządek w dokumentach to realne oszczędności: czasu, energii zespołu i pieniędzy.
Zamiast rozbudowywać zespół administracyjny, możesz zwiększyć jego efektywność. Zamiast gubić się w mailach i załącznikach, możesz mieć pełną kontrolę nad przebiegiem procesów i budżetami.
Panuje przekonanie o inwestycji w rozwój IT jako koszcie do poniesienia, nie jako inwestycji, która może zapewnić zwrot poprzez podniesienie produktywności czy zdolności produkcyjnych - podaje raport Ministerstwa Rozwoju i Technologii.
Właśnie dlatego warto spojrzeć na system EOD nie jak na koszt wdrożenia, ale jak na sposób na uporządkowanie i przyspieszenie działania i rozwoju całej firmy.
Jakie obiegi dokumentów wdrożyć najpierw?
Nie da się od razu zdigitalizować wszystkich procesów, dlatego zacznij od tych, które dadzą najszybszy efekt. Przykładowo:
- Obieg faktur kosztowych. Ręczna obsługa faktur jest czasochłonna, a system EOD automatyzuje m.in. odczytywanie danych i akceptacje dokumentów, dzięki czemu obieg przebiega dużo szybciej. Nic dziwnego, że elektroniczny obieg faktur to najszybciej cyfryzowany proces i zwykle wdrażany jako pierwszy – od razu przynosi wymierne oszczędności.
- Obieg umów i dokumentów prawnych. Cyfrowa obsługa umów (od przygotowania wzoru, przez opiniowanie, po e-podpis) znacząco przyspiesza finalizację kontraktów i eliminuje problem wielu wersji dokumentu. Coraz więcej firm wdraża elektroniczny obieg umów, pism czy wewnętrznych wniosków, bo usprawnia to złożone procesy i zmniejsza ryzyko błędów.
Technologie i funkcje ułatwiające wybór systemu EOD
Przy wyborze platformy obiegu dokumentów zwróć uwagę na kluczowe technologie i możliwości systemu, które decydują o jego skuteczności:
Workflow (standaryzacja procesów)
System EOD powinien posiadać moduł workflow z graficznym modelowaniem procesów (BPMN), aby odwzorować w nim procedury firmy. Ważne, by nie kończyło się to na rysowaniu – system musi umożliwiać od razu wykonanie zaprojektowanego obiegu w praktyce. Np. platforma LOGITO oferuje kreator BPMN, który pozwala wdrożyć proces bez programowania.
Platforma low-code
Rozwiązanie low-code pozwala tworzyć nowe funkcje i obiegi przy minimalnym programowaniu. Pełna elastyczność to podstawa – system ma dopasować się do biznesu, a nie odwrotnie. LOGITO oferuje niemal nieograniczoną konfigurację modułów, dzięki czemu wprowadzenie zmian czy dodanie procesu zajmuje o wiele mniej czasu i kosztuje mniej niż w przypadku tradycyjnego podejścia.
Wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI)
Coraz więcej systemów EOD korzysta z AI, aby jeszcze bardziej odciążyć użytkowników. Np. moduł OCR odczytuje dane z faktur papierowych, a AI w helpdesku analizuje treść zgłoszeń i przekazuje je właściwym osobom. Dobrze, jeśli system oferuje takie inteligentne moduły lub integracje z AI, bo znacząco usprawniają one pracę i zmniejszają ryzyko błędów.
Jakie usprawnienia zauważysz już w pierwszych tygodniach po wdrożeniu?
Elektroniczny obieg dokumentów szybko przynosi firmie wymierne korzyści. Krótkoterminowo usprawnia pracę i generuje oszczędności, długofalowo buduje przewagę konkurencyjną i odporność na zmiany – czyli buduje cyfrową dojrzałość i zabezpiecza przyszłość Twojego biznesu. Tym samym firma zyskuje większe bezpieczeństwo operacyjne i skuteczność w realizacji swoich celów.
Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko technologia, ale też zmiana kultury pracy. Gdy zespół zrozumie płynące z niego korzyści, EOD staje się motorem oszczędności i przewagi konkurencyjnej – mówi Karol Floriańczyk, ekspert w obszarze cyfrowej transformacji procesów biznesowych w LOGITO.
Czym jest LOGITO? To polska platforma EOD oparta na low-code, z wbudowanym kreatorem procesów (BPMN) i wieloma modułami. Łatwo integruje się z innymi systemami (np. ERP, CRM).
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Comarch usprawni zarządzanie dokumentacją w znanych łódzkich instytucjach
Krakowska firma Comarch podpisała dwie umowy na wdrożenie systemu do elektronicznego zarządzania do… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
