KIESZONKOWA SPRAWA, DUŻA RÓŻNICA

Zarządzanie sprzedażą wymaga systematycznej wymiany informacji między przedstawicielami handlowymi i kierownictwem sprzedaży na wszystkich szczeblach. Przedstawiciele potrzebują wiedzieć, co mają sprzedawać, komu i na jakich warunkach. Z kolei kierownictwo potrzebuje bieżących informacji z rynku, by mieć obraz całości sytuacji i móc podejmować właściwe decyzje.

Znaczenie sprawnej wymiany informacji i jej skutki dla obrotów i marż widać wyjątkowo dobrze na przykładzie Grupy Vox, jednego z wiodących na polskim rynku producenta i dystrybutora materiałów budowlanych (Vox Składy Budowlane) i wykończeniowych (Vox Profile). Wiosną 2008 r. Grupa Vox postanowiła wdrożyć system informatyczny, mający odzwierciedlić zmiany w ofercie i modelu biznesowym firmy, a także ułatwić i wesprzeć dalszy wzrost.

W ramach pilotażu ograniczonego do jednej spółki – Vox Profile, Grupa wdrożyła rozwiązanie wspomagające sprzedaż mobilną, oparte na systemie Emigo szczecińskiej firmy Sagra Technology. Wyniki pilotażu już po kilku miesiącach były tak zachęcające, że podjęto decyzję o rozszerzeniu wdrożenia systemu na całą Grupę – nie tylko w Polsce, ale także w Rosji, na Ukrainie, Białorusi, a także na Litwie i w Estonii.

MNIEJ WYSIŁKU, WIĘCEJ EFEKTÓW

Zasadniczym celem wdrożenia nowego systemu było podniesienie sprawności procesów sprzedaży. Grupa Vox chciała w szczególności zautomatyzować proces przyjmowania zamówień, aby przedstawiciele mogli w pełni wykorzystać czas wizyt u klientów. System Emigo jest w tym względzie bardzo pomocny – m.in. podpowiada ilości na podstawie zamówień historycznych i automatycznie wysyła zamówienia do dystrybutora, nade wszystko jednak, całkowicie automatyzuje raportowanie sprzedaży.

Dzięki systemowi Emigo przedstawiciele nie muszą już codziennie odwiedzać dystrybutorów. Ofertę, promocje, ceny i stany magazynowe mają pod ręką, zamówienia wysyłane są na bieżąco, a raportowanie sprzedaży odbywa się całkowicie automatycznie. W rezultacie, każdy przedstawiciel każdego dnia odbywa kilka wizyt więcej, niż dotychczas, a to wyraźnie przekłada się na wyniki – ich osobiste i firmy jako całości – podkreśla Tomasz Szkutnik, Dyrektor Sprzedaży w Grupie Vox.

RÓŻNE MODELE, JEDEN STANDARD

Drugim istotnym celem wdrożenia było uporządkowanie oferty, seg-­‐ mentacji i cenników, a także standaryzacja procedur. Emigo pozwoliło Grupie Vox wprowadzić jednolite procedury wizyt u klientów, jednolite mechanizmy generowania i rozliczania promocji, spójne cenniki i grupy rabatowe w skali całego kraju. Celem było także to, by – przy bardzo dużej liczbie pozycji asortymentowych – przedstawiciele mogli łatwo zorientować się, jakie promocje firma aktualnie proponuje klientom w poszczególnych segmentach.

Na przestrzeni kilku lat nasza oferta produktowa bardzo się rozrosła i dziś jest to przeszło dwa tysiące pozycji asortymentowych. Oferta jest przy tym dość różnorodna i jej poszczególne obszary wymagają różnego podejścia do sprzedaży i promowania. Chcieliśmy w jednym systemie ustandaryzować grupy produktowe i procedury, ale jednocześnie zachować różnice w modelach sprzedaży. W typowym rozwiązaniu to bardzo trudne, tymczasem system Emigo nam to umożliwił – wyjaśnia Tomasz Szkutnik, Dyrektor Sprzedaży w Grupie Vox.

ELASTYCZNOŚĆ W WIELU WYMIARACH

Grupie Vox zależało na rozwiązaniu do zarządzania sprzedażą, które umożliwiłoby lepsze dopasowanie oferty i cen do segmentów klientów i specyfiki rynków lokalnych. Z natury rzeczy jest to proces, stąd Grupa potrzebowała narzędzia elastycznego, nadającego się do częstego wprowadzania zmian w procesach sprzedaży, strukturze organizacji sprzedaży oraz taktyce walki o klientów na poszczególnych rynkach.

W Emigo znaleźliśmy elastyczność w wielu wymiarach. Przede wszyst-­ kim, możemy samodzielnie, bez udziału dostawcy, zmieniać strukturę organizacji sprzedaży, uprawnienia grupowe, zarządzać segmentacją, zmieniać definicje procesów itd. W ten właśnie sposób powstała nowa dywizja, zajmująca się podłogami litymi z drewna egzotycznego. Dzięki Emigo, droga od pomysłu biznesowego do realizacji w praktyce bardzo się skraca, co trudno przecenić – opowiada Tomasz Szkutnik.

Wielką zaletą Emigo okazały się ankiety. Pracownicy działu sprzedaży mogą je samodzielnie projektować i rozsyłać do przedstawicieli. Wyniki są scalane automatycznie.

Znaczenie ankiet rośnie. Do tej pory robili-­ śmy je na papierze, ale scalanie wyników było bardzo żmudne i zwykle zbyt późno. Ankiety elektroniczne udostępniają dane na bieżąco i scalają wyniki całkowicie automatycznie. Jeśli podejrzewamy, że na rynku coś się dzieje, ankiety pozwalają nam szybko ustalić fakty – mówi Tomasz Szkutnik.

TEN SYSTEM, TA RÓŻNICA

Dzięki Emigo przedstawiciele handlowi Grupy Vox pracują efektywniej – przynoszą firmie większe obroty i zysk. Nie dlatego, że szybciej jeżdżą lub mówią, ale dlatego, że ich praca jest lepiej zorganizowana. Czynno ści pracochłonne, jak sprawdzanie promocji, stanów magazynowych, aktualnych cen itp., zostały zautomatyzowane i odbywają się w tle. Inne czynności, jak raportowanie sprzedaży, czy potwierdzanie zamówień przez telefon – zostały całkowicie wyeliminowane.

System zapewnia Grupie Vox bieżącą komunikację w ramach całej or ganizacji sprzedaży. Przedstawiciele na bieżąco widza w systemie kom pletną ofertę, stany magazynowe i ceny, a także wszystkie promocje dotyczące ich rynku, klientów bądź celu sprzedażowego. Kierownictwo ma zaś bieżący (nawet w czasie rzeczywistym) podgląd rzeczywistej sy tuacji w całym kraju.

Do tej pory opieraliśmy się na danych o rynku, zbieranych przez firmy zewnętrzne, a także własnych szacunkach kroczących. Dziś sami zbie ramy dane samodzielnie i na bieżąco. Różnica jest zasadnicza. Decyzje opierają się na faktach, a nie domysłach – podkreśla Tomasz Szkutnik.

W wyniku wdrożenia, już po kilku miesiącach użytkowania systemu Grupa Vox zwiększyła sprzedaż średnio o ok. 15% w głównych grupach asortymentowych.

System Emigo realnie zwiększył nasze obroty i pozwolił nam lepiej dostosować ofertę i ceny do poszczególnych segmentów rynku. Wiemy co dzieje się na rynku, u konkurencji i w kanale dystrybucji – nie z opóźnieniem i szacunkowo, lecz na bieżąco i dokładnie. A jeśli trzeba wprowadzić zmiany, nie musimy dzwonić do dostawcy. Tego typu zmiany wykonujemy w systemie samodzielnie – pointuje Tomasz Szkutnik.

Źródło: SAGRA