| REKLAMA |
 |
Jednoznaczne zdefiniowanie potrzeb jest kluczowym czynnikiem wpływającym na jakość wdrożenia systemu. Gwarantuje wysoką efektywność procesu tworzenia i realizacji projektu. Jest wyznacznikiem pozwalającym precyzyjnie ocenić stopień realizacji wdrożenia na każdym jego etapie a w szczególności po uruchomieniu systemu. Jasno określone potrzeby usprawniają również proces wyboru rozwiązań informatycznych, wykonawców i planowania niezbędnych zasobów.
Potrzeby definiuje się w dwóch wymiarach: organizacyjnym i funkcjonalnym. Wymiar organizacyjny zawiera informacje o tym kto w organizacji i w jakim zakresie będzie korzystał z wdrożonego systemu lub z wyników jego działania. Wymiar funkcjonalny opisuje w jaki sposób system HRM będzie wspierał realizację poszczególnych elementów procesów HR. Podczas definiowania potrzeb warto już na wczesnym etapie określić jakie raporty i dokumenty powinny być produkowane przez docelowy system HRM.
Przykładowa, aczkolwiek mocno uproszczona procedura definiowania potrzeb, może przebiegać w następujący sposób. Załóżmy że w organizacji zdefiniowane są procesy HR. Do etapów każdego procesu przypisuje się osoby z organizacji oraz funkcje, zadania i czynności realizowane na każdym etapie. Następnie określa się w jakim stopniu dana funkcja, zadanie lub czynność ma zostać odzwierciedlona w systemie HRM. Warto tutaj określić priorytety dla stopnia „informatyzacji” poszczególnych elementów, aby w późniejszych etapach łatwiej było podejmować decyzje co do zakresu i sposobu wdrożenia. W przypadku braku zdefiniowanych procesów HR, procedurę należy rozpocząć od ich zdefiniowania.
Dobre wdrożenie systemu HRM wymaga zaplanowania i zapewnienia niezbędnych do jego realizacji zasobów. Zasoby te to: budżet dostosowany do zdefiniowanych potrzeb, osoby posiadające wiedzę i kompetencje niezbędne do wdrożenia oraz czas niezbędny do realizacji zadań wdrożeniowych. Przy planowaniu budżetu trzeba uwzględnić koszt zakupu sprzętu komputerowego (serwer z systemem operacyjnym i bazą danych), oprogramowania HRMS, usług wdrożeniowych i szkoleniowych oraz koszty osobowe pracowników zaangażowanych we wdrożenie. Do wdrożenia powinni zostać oddelegowani specjaliści dobrze znający wcześniej zdefiniowane potrzeby. Należy w organizacji wyłonić lidera odpowiedzialnego za wdrożenie systemu. Wskazane jest również zaplanowanie w zespole projektowym przedstawiciela działu informatyki, odpowiedzialnego za techniczną stronę wdrożenia. Pracownicy oddelegowani do wdrożenia systemu HRM powinni zostać zwolnieni z części aktualnych obowiązków, aby wdrożenie mogło zostać przeprowadzone sprawnie. Wydłużany czas wdrożenia może prowadzić do sytuacji w której zdefiniowane na początku potrzeby przestały być aktualne lub uległy znaczącym zmianom.
Podczas przygotowań do wdrożenia systemu HRM, poza definicją potrzeb i alokacją niezbędnych zasobów warto zaplanować działania mające na celu rozpropagowanie w organizacji korzyści płynących z wdrożenia. Wdrożenie systemu HRM wiąże się ze zmianami, które na początku często napotykają na opór. Zdobycie szerokiego poparcia dla projektu w organizacji jest istotnym czynnikiem powodzenia wdrożenia.
Autor: Robert Augustyniak
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Jak system ERP może usprawnić oceny pracownicze?
System kadrowo płacowy – jaki wybrać?
Szybki koń czy samochód? – systemy on-premise vs. chmura
Digitalizacja procesów HR w praktyce
