System ERP, a zyskowność firmy

 

ERP dla firm handlowo–dystrybucyjnych

Sprawna obsługa klienta

W handlu i dystrybucji niezwykle ważna jest sprawna obsługa klienta, a niezbędnym narzędziem do jej realizacji jest nowoczesne oprogramowanie ERP. System tego typu powinien być skoordynowany z magazynami oraz innymi obiektami logistycznymi firmy. Dzięki temu pracownik, na prośbę klienta, może bez problemu odszukać dany produkt w systemie ERP i sprawdzić jego cenę, dostępność czy czas dostawy. Przedstawicie handlowi, będący wizytówką firmy, powinni być wyposażeni w tablety i smartfony, dzięki którym mogą szybko i sprawnie przedstawiać oferty, promocje oraz zbierać zamówienia. Do tych celów świetnie sprawdzi się mobilna aplikacja SFA (Sales Force Automation) skoordynowana z systemem ERP używanym w firmie.

Zarządzanie powierzchnią magazynową

Optymalizacja powierzchni magazynowej zmniejsza koszty eksploatacyjne magazynu i pracujących w nim osób, co pozytywnie wpływa na zyskowność całego przedsiębiorstwa. Nowoczesne systemy ERP są skoordynowane z mobilnymi aplikacjami magazynowymi, do których pracownicy na bieżąco wprowadzają aktualne informacje o ilości poszczególnych towarów i ich rozłożeniu na półkach. Na tej podstawie tworzone są historyczne stany magazynowe, dzięki którym możliwe jest wykonanie szczegółowej analizy sprzedaży oraz regularne uzupełnianie stanów minimalnych. Analiza pomaga wykryć błędy w funkcjonowaniu magazynu i wprowadzić zmiany zwiększające efektywność przedsiębiorstwa.

Zamówienia i faktury

Sprawny obieg dokumentów pomiędzy firmą, a jej kontrahentami przyspiesza procesy płatnicze i pozytywnie wpływa na zyskowność przedsiębiorstwa. Najszybsza wymiana dokumentów odbywa się oczywiście drogą elektroniczną. Narzędziem, które znacznie ułatwia i przyspiesza obieg zamówień i faktur jest platforma EDI (Electronic Data Interchange), dzięki której można zautomatyzować wprowadzanie danych np. na rozbudowanych fakturach. Platforma ma wbudowane formuły i indeksy, dzięki którym wygenerowanie i wysłanie dokumentu, takiego jak np. faktura z 1000 pozycji, zajmuje dosłownie kilka minut. W nowoczesnych rozwiązaniach takich jak Teta ERP autorstwa Unit4 Polska, dzięki koordynacji z platformą EDI, można automatycznie tworzyć dokumenty przyjęć magazynowych, zamówienia/faktury sprzedaży oraz zakupu.

Obsługa faktoringu i kontrola limitów kredytowych

Oprogramowanie ERP powinno również zapewnić sprawną obsługę rozrachunków i faktoringu od sprzedaży oraz zakupu. Firmy korzystające z usług faktora muszą na bieżąco dostarczać mu specyfikacje dotyczące sprzedaży w danym tygodniu, a odpowiednio dobrany system ERP przyspiesza ten proces przez generowanie i wysyłkę raportów w formie elektronicznej. Jeśli rozwiązanie jest dobrej klasy posiada także funkcję prognozowania cashflow w firmie, która pomaga w utrzymaniu płynności finansowej. Jeżeli np. jeden z nabywców jest już zbyt zadłużony, system ERP informuje o tym, dzięki czemu firma może wstrzymać sprzedaż do momentu, aż dłużnik nie ureguluje zaległych faktur. Niektóre systemy ERP mają tę funkcjonalność bardzo rozbudowaną, np. w systemie Teta ERP mamy wielofirmową kontrolę limitów kredytowych. Jeżeli nabywca przekroczył limit, a jego firma jest częścią jednej grupy kapitałowej to wszystkie spółki, należące do tej firmy, mogą być objęte limitem.

ERP dla firm usługowych

Planowanie budżetu i ewidencja zarządcza

Planowanie to słowo klucz do prawidłowego funkcjonowania firmy usługowej. Każdy projekt zanim wejdzie w życie, powinien być dokładnie przeanalizowany pod kątem opłacalności. W tym celu powinien być stworzony i regularnie śledzony tzw. budżet projektowy, który rozbija się na budżet przychodowy i budżet kosztowy. Do tego celu idealnie sprawdzi się oprogramowanie ERP z funkcją budżetowania i analiz. Filarem każdej firmy usługowej powinna być także efektywnie działająca księgowość. Sprawne ewidencjonowanie przychodów oraz kosztów jest warunkiem utrzymania płynności finansowej w organizacji. Przy tworzeniu takich zestawień pomocne jest dobre oprogramowanie ERP z rozbudowaną ewidencją zarządczą, dostępną w każdym module całego pakietu ERP.

Nowe technologie do obsługi pracowników i menedżerów

Wyniki Globalnego Badania Produktywności przeprowadzonego na zlecenie Unit4 pokazują, że pracownicy biurowi spędzają średnio 1/3 roku pracy na wykonywaniu administracyjnych bądź powtarzalnych zadań, które nie są wprost związane z ich podstawowymi obowiązkami. Jak zmniejszyć te ogromne straty i zwiększyć zyskowność firm usługowych? Odciążenie pracowników z administracyjnych czynności spowoduje, że będą mogli skupić się na swoich podstawowych obowiązkach. Pomogą w tym mobilne platformy HR, czyli aplikacje zaprojektowane tak, aby pracownik, przy użyciu swojego tabletu lub smartfona, mógł jak najszybciej zrealizować czynności takie jak złożenie wniosku urlopowego czy zmianę danych osobowych. Sprawy, które wcześniej wiązały się z wizytami w dziale HR i wypełnianiem rozbudowanych druków, teraz można załatwić elektronicznie przy pomocy kilku kliknięć. Wprowadzenie technologii samoobsługowych w firmie nie tylko zwiększy jej zyskowność, ale także przyciągnie utalentowanych pracowników, którym zależy na samorozwoju oraz pracy z najnowszymi narzędziami.

Autor: Tomas Dobrzański - Pre-Sales Team Leader UNIT4 Polska
Źródło: www.unit4.com/pl