IT.integroW każdej firmie, bez względu na wielkość czy branżę, pracownicy administracyjni zmagają się z nadmiarem obowiązków, brakiem czasu, natłokiem pracy oraz dokumentów. W konsekwencji pojawiają się błędy, które mogą generować niepotrzebne koszty oraz niekorzystnie wpływać na współpracę z partnerami biznesowymi. Warto poznać rozwiązania, które pozwolą usprawnić procesy administracyjne oraz ograniczyć ilość pomyłek.


 REKLAMA 
 ifs 380 380 styczen 2019 
 
Elektroniczny obieg dokumentów w firmach z sektora SMB

Właściciele firm coraz chętniej decydują się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Szacuje się, że około 62 procent organizacji z sektora małych i średnich przedsiębiorstw korzysta z bardziej lub mniej zaawansowanych systemów usprawniających zarządzanie dokumentacją. Właściciele mniejszych firm rzadko korzystają z tego typu rozwiązań, gdyż najczęściej są w stanie samodzielnie zorganizować tradycyjny, papierowy przepływ dokumentów. Jednak wraz ze wzrostem organizacji oraz liczby klientów, digitalizacja staje się rozwiązaniem koniecznym. Tradycyjny obieg dokumentów, niedostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa i pracowników, skutkuje licznymi problemami w komunikacji, opóźnieniami w realizacji płatności, zleceń oraz pogorszeniem relacji z kontrahentami i partnerami biznesowymi.

Czym jest obieg dokumentów?

Obieg dokumentów wiąże się przede wszystkim z przepływem dokumentów pomiędzy pracownikami organizacji, bazując na określonych procedurach pracy. Dokumentacja jest przekazywana wraz z wyznaczonymi zadaniami od jednego uczestnika procesu do kolejnego. Najlepszym przykładem obiegu jest proces dekretacji oraz akceptacji faktur zakupowych. To przepływ pracy definiuje wprowadzanie dokumentu do systemu, dodawanie opisów i komentarzy oraz jego zatwierdzanie.

Tradycja kontra nowoczesność

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala wyeliminować liczne czynności, które wprowadzają chaos i wymagają dodatkowego nakładu pracy przy obsłudze dokumentacji papierowej. Gdy ilość druków rośnie, wzrasta również liczba działań operacyjnych takich jak weryfikacja, opracowywanie, zatwierdzanie. Zadania te wymagają zaangażowania wielu pracowników, co skutkuje większą ilością popełnianych błędów, zagubionych papierów, niedotrzymywaniem terminów i zobowiązań oraz przekazywaniem dokumentów w ręce osób do tego niepowołanych.

Współcześnie producenci oprogramowania oferują szereg rozwiązań, które podnoszą efektywność pracy. Pozwalają one zaoszczędzić czas oraz sprawić, że praca z dokumentacją staje się prostsza. Wśród nich znajduje się Continia Document Capture – kompletne narzędzie biznesowe oparte na technologii OCR i zintegrowane z systemem Microsoft Dynamics NAV – mówi Przemysław Kniat, Sales Manager, IT.integro – Pozwala ono usprawnić procesy administracyjne, ograniczając ilość papierowej dokumentacji, a także popełnianych przez pracowników błędów. Cenioną funkcjonalnością jest możliwość dokonywania akceptacji zarówno na komputerze stacjonarnym jak i przez aplikacje mobilne – podsumowuje.
Korzyści elektronicznego obiegu dokumentów

Wdrożenie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów oznacza wiele bezpośrednich oraz pośrednich profitów takich jak:
  • Wyższa efektywność i skuteczność działań
  • Monitorowanie procesów
  • Oszczędność czasu pracowników
  • Minimalizacja ilości popełnianych błędów
  • Prosty dostęp do dokumentacji on-line
  • Ścisła kontrola dostępu dla użytkowników systemu
  • Wyższy poziom bezpieczeństwa
  • Ochrony danych osobowych zawartych w dokumentacji Uproszczona komunikacja pomiędzy oddziałami
  • Lepsza jakość obsługi klienta
  • Poprawa relacji z kontrahentami
  • Niższe koszty obsługi dokumentacji papierowej
  • Sprawna archiwizacja dokumentów
  • Mobilność oraz dostęp z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie
  • Optymalizacja zadań pracowników
  • Technologia OCR a elektroniczny obieg dokumentów
Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów bazuje na technologii OCR (ang. Optical Character Recognition). Mechanizm OCR rozpoznaje tekst na dokumentach. Zapewnia także wysoką skuteczność rozpoznawania kodów kreskowych, znaków oraz liter w wielu językach.

Jest to znaczące usprawnienie dla pracowników administracyjnych odpowiedzialnych za uzupełnianie danych w systemie. Rozwiązanie pozwala uniknąć męczącego przepisywania informacji, minimalizuje ilość błędów i literówek.

Czym jest i jak działa Document Capture?

Document Capture to innowacyjne rozwiązanie biznesowe oparte na technologii OCR, usprawniające procesy administracyjne. Dzięki pełnej integracji z modułem zakupów Microsoft Dynamics NAV, istnieje możliwość skanowania faktur w momencie ich otrzymania. Wówczas są przekazywane bezpośrednio do systemu. Tam każdy wiersz jest importowany, zapisywany oraz wiązany z istniejącym zamówieniem zakupu. W przypadku, gdy faktura wymaga akceptacji, odpowiedni użytkownik otrzymuje o tym powiadomienie za pośrednictwem poczty e-mail. Akceptacja można nastąpić za pośrednictwem Microsoft Dynamics NAV bądź za pomocą aplikacji przeglądarki internetowej. Dodatkowo, cały proces akceptacji jest rejestrowany, a co za tym idzie możliwy do śledzenia przez kierownika działu zakupów. Document Capture może obsługiwać dowolne rodzaje dokumentów.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji

Digitalizacja dokumentów staje się standardem. Jednak aby rozwiązanie organizujące obieg dokumentów w firmie zapewniało wydajność należy zadbać o sprawdzonego partnera wdrożeniowego, dobrej jakości narzędzia oraz sprawny proces implementacji.

Warto pamiętać, że wdrożenie systemu musi być poprzedzone analizą potrzeb danej organizacji. Każda firma funkcjonuje inaczej, dlatego ustalenie właściwej ścieżki obiegu dokumentów wymaga zaangażowania oraz znajomości specyfiki przedsiębiorstwa. Należy także wyznaczyć cel, jaki ma realizować oprogramowanie oraz czas na realizację projektu. Jeśli planuje się wprowadzenie wielu zmian, warto rozłożyć je na etapy.

Digitalizacja firmy jest prawdziwym wyzwaniem, które jest jednak coraz chętniej podejmowane. Elektroniczny obieg dokumentów jest nieodzownym elementem dobrze funkcjonującej organizacji. Lepsze zarządzanie dokumentami oznacza sprawne działanie, oszczędność czasu i wyższe zyski, dlatego nie warto przekładać decyzji o wdrożeniu rozwiązania na później.

Źródło: www.it.integro.pl

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Ceramika Nowa Gala zarządza procesami sprzedaży przy pomocy chmurowego systemu Oracle CX Cloud

Oracle Polska informuje, że w firmie Ceramika Nowa Gala zakończył się podstawowy etap wdrożenia modułów sprzedażowych chmurowego systemu…

Wiodące przedsiębiorstwo budownictwa prefabrykowanego z Wielkiej Brytanii, Caledonian Modular, stawia na IFS Applications 10

IFS, globalny dostawca oprogramowania dla przedsiębiorstw, informuje, że Caledonian Modular, wiodący dostawca rozwiązań dla branży budownictwa…

Globalna sieć sklepów obuwniczych CCC zwiększa rentowność dzięki technologiom Oracle

Polska sieć sklepów obuwniczych CCC przyspiesza transformację cyfrową, wykorzystując rozwiązania Oracle przeznaczone dla przedsiębiorstw…

Polskie startupy zmieniają rynek IT

Fundacja Startup Poland już po raz czwarty wydała raport dotyczący polskiej branży startupów. Badanie „Polskie Startupy. Raport 2018” swoim…

W 2019 cyfryzacja w Europie mocno przyspieszy

Jakie tempo ma cyfryzacja europejskiej gospodarki? Według IDC to ponad 15%. Tyle rok rocznie będą rosły inwestycje europejskiego biznesu w…

Nowe perspektywy dla dyrektorów finansowych

O nowych możliwościach działania, które dzięki nowoczesnym technologiom uzyskują dzisiaj dyrektorzy finansowi, opowiada Piotr Ferszka, Dyrektor…

Previous Next Play Pause

ENOVA

Katalog Rozwiązań IT

Back to top