W każdej firmie, bez względu na wielkość czy branżę, pracownicy administracyjni zmagają się z nadmiarem obowiązków, brakiem czasu, natłokiem pracy oraz dokumentów. W konsekwencji pojawiają się błędy, które mogą generować niepotrzebne koszty oraz niekorzystnie wpływać na współpracę z partnerami biznesowymi. Warto poznać rozwiązania, które pozwolą usprawnić procesy administracyjne oraz ograniczyć ilość pomyłek.
| REKLAMA |
 |
Elektroniczny obieg dokumentów w firmach z sektora SMB
Właściciele firm coraz chętniej decydują się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Szacuje się, że około 62 procent organizacji z sektora małych i średnich przedsiębiorstw korzysta z bardziej lub mniej zaawansowanych systemów usprawniających zarządzanie dokumentacją. Właściciele mniejszych firm rzadko korzystają z tego typu rozwiązań, gdyż najczęściej są w stanie samodzielnie zorganizować tradycyjny, papierowy przepływ dokumentów. Jednak wraz ze wzrostem organizacji oraz liczby klientów, digitalizacja staje się rozwiązaniem koniecznym. Tradycyjny obieg dokumentów, niedostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa i pracowników, skutkuje licznymi problemami w komunikacji, opóźnieniami w realizacji płatności, zleceń oraz pogorszeniem relacji z kontrahentami i partnerami biznesowymi.
Czym jest obieg dokumentów?
Obieg dokumentów wiąże się przede wszystkim z przepływem dokumentów pomiędzy pracownikami organizacji, bazując na określonych procedurach pracy. Dokumentacja jest przekazywana wraz z wyznaczonymi zadaniami od jednego uczestnika procesu do kolejnego. Najlepszym przykładem obiegu jest proces dekretacji oraz akceptacji faktur zakupowych. To przepływ pracy definiuje wprowadzanie dokumentu do systemu, dodawanie opisów i komentarzy oraz jego zatwierdzanie.
Tradycja kontra nowoczesność
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala wyeliminować liczne czynności, które wprowadzają chaos i wymagają dodatkowego nakładu pracy przy obsłudze dokumentacji papierowej. Gdy ilość druków rośnie, wzrasta również liczba działań operacyjnych takich jak weryfikacja, opracowywanie, zatwierdzanie. Zadania te wymagają zaangażowania wielu pracowników, co skutkuje większą ilością popełnianych błędów, zagubionych papierów, niedotrzymywaniem terminów i zobowiązań oraz przekazywaniem dokumentów w ręce osób do tego niepowołanych.
Wdrożenie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów oznacza wiele bezpośrednich oraz pośrednich profitów takich jak:
Właściciele firm coraz chętniej decydują się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Szacuje się, że około 62 procent organizacji z sektora małych i średnich przedsiębiorstw korzysta z bardziej lub mniej zaawansowanych systemów usprawniających zarządzanie dokumentacją. Właściciele mniejszych firm rzadko korzystają z tego typu rozwiązań, gdyż najczęściej są w stanie samodzielnie zorganizować tradycyjny, papierowy przepływ dokumentów. Jednak wraz ze wzrostem organizacji oraz liczby klientów, digitalizacja staje się rozwiązaniem koniecznym. Tradycyjny obieg dokumentów, niedostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa i pracowników, skutkuje licznymi problemami w komunikacji, opóźnieniami w realizacji płatności, zleceń oraz pogorszeniem relacji z kontrahentami i partnerami biznesowymi.
Czym jest obieg dokumentów?
Obieg dokumentów wiąże się przede wszystkim z przepływem dokumentów pomiędzy pracownikami organizacji, bazując na określonych procedurach pracy. Dokumentacja jest przekazywana wraz z wyznaczonymi zadaniami od jednego uczestnika procesu do kolejnego. Najlepszym przykładem obiegu jest proces dekretacji oraz akceptacji faktur zakupowych. To przepływ pracy definiuje wprowadzanie dokumentu do systemu, dodawanie opisów i komentarzy oraz jego zatwierdzanie.
Tradycja kontra nowoczesność
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala wyeliminować liczne czynności, które wprowadzają chaos i wymagają dodatkowego nakładu pracy przy obsłudze dokumentacji papierowej. Gdy ilość druków rośnie, wzrasta również liczba działań operacyjnych takich jak weryfikacja, opracowywanie, zatwierdzanie. Zadania te wymagają zaangażowania wielu pracowników, co skutkuje większą ilością popełnianych błędów, zagubionych papierów, niedotrzymywaniem terminów i zobowiązań oraz przekazywaniem dokumentów w ręce osób do tego niepowołanych.
Współcześnie producenci oprogramowania oferują szereg rozwiązań, które podnoszą efektywność pracy. Pozwalają one zaoszczędzić czas oraz sprawić, że praca z dokumentacją staje się prostsza. Wśród nich znajduje się Continia Document Capture – kompletne narzędzie biznesowe oparte na technologii OCR i zintegrowane z systemem Microsoft Dynamics NAV – mówi Przemysław Kniat, Sales Manager, IT.integro – Pozwala ono usprawnić procesy administracyjne, ograniczając ilość papierowej dokumentacji, a także popełnianych przez pracowników błędów. Cenioną funkcjonalnością jest możliwość dokonywania akceptacji zarówno na komputerze stacjonarnym jak i przez aplikacje mobilne – podsumowuje.Korzyści elektronicznego obiegu dokumentów
Wdrożenie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów oznacza wiele bezpośrednich oraz pośrednich profitów takich jak:
- Wyższa efektywność i skuteczność działań
- Monitorowanie procesów
- Oszczędność czasu pracowników
- Minimalizacja ilości popełnianych błędów
- Prosty dostęp do dokumentacji on-line
- Ścisła kontrola dostępu dla użytkowników systemu
- Wyższy poziom bezpieczeństwa
- Ochrony danych osobowych zawartych w dokumentacji Uproszczona komunikacja pomiędzy oddziałami
- Lepsza jakość obsługi klienta
- Poprawa relacji z kontrahentami
- Niższe koszty obsługi dokumentacji papierowej
- Sprawna archiwizacja dokumentów
- Mobilność oraz dostęp z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie
- Optymalizacja zadań pracowników
- Technologia OCR a elektroniczny obieg dokumentów
Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów bazuje na technologii OCR (ang. Optical Character Recognition). Mechanizm OCR rozpoznaje tekst na dokumentach. Zapewnia także wysoką skuteczność rozpoznawania kodów kreskowych, znaków oraz liter w wielu językach.
Jest to znaczące usprawnienie dla pracowników administracyjnych odpowiedzialnych za uzupełnianie danych w systemie. Rozwiązanie pozwala uniknąć męczącego przepisywania informacji, minimalizuje ilość błędów i literówek.
Czym jest i jak działa Document Capture?
Document Capture to innowacyjne rozwiązanie biznesowe oparte na technologii OCR, usprawniające procesy administracyjne. Dzięki pełnej integracji z modułem zakupów Microsoft Dynamics NAV, istnieje możliwość skanowania faktur w momencie ich otrzymania. Wówczas są przekazywane bezpośrednio do systemu. Tam każdy wiersz jest importowany, zapisywany oraz wiązany z istniejącym zamówieniem zakupu. W przypadku, gdy faktura wymaga akceptacji, odpowiedni użytkownik otrzymuje o tym powiadomienie za pośrednictwem poczty e-mail. Akceptacja można nastąpić za pośrednictwem Microsoft Dynamics NAV bądź za pomocą aplikacji przeglądarki internetowej. Dodatkowo, cały proces akceptacji jest rejestrowany, a co za tym idzie możliwy do śledzenia przez kierownika działu zakupów. Document Capture może obsługiwać dowolne rodzaje dokumentów.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji
Digitalizacja dokumentów staje się standardem. Jednak aby rozwiązanie organizujące obieg dokumentów w firmie zapewniało wydajność należy zadbać o sprawdzonego partnera wdrożeniowego, dobrej jakości narzędzia oraz sprawny proces implementacji.
Warto pamiętać, że wdrożenie systemu musi być poprzedzone analizą potrzeb danej organizacji. Każda firma funkcjonuje inaczej, dlatego ustalenie właściwej ścieżki obiegu dokumentów wymaga zaangażowania oraz znajomości specyfiki przedsiębiorstwa. Należy także wyznaczyć cel, jaki ma realizować oprogramowanie oraz czas na realizację projektu. Jeśli planuje się wprowadzenie wielu zmian, warto rozłożyć je na etapy.
Digitalizacja firmy jest prawdziwym wyzwaniem, które jest jednak coraz chętniej podejmowane. Elektroniczny obieg dokumentów jest nieodzownym elementem dobrze funkcjonującej organizacji. Lepsze zarządzanie dokumentami oznacza sprawne działanie, oszczędność czasu i wyższe zyski, dlatego nie warto przekładać decyzji o wdrożeniu rozwiązania na później.
Źródło: www.it.integro.pl
Jest to znaczące usprawnienie dla pracowników administracyjnych odpowiedzialnych za uzupełnianie danych w systemie. Rozwiązanie pozwala uniknąć męczącego przepisywania informacji, minimalizuje ilość błędów i literówek.
Czym jest i jak działa Document Capture?
Document Capture to innowacyjne rozwiązanie biznesowe oparte na technologii OCR, usprawniające procesy administracyjne. Dzięki pełnej integracji z modułem zakupów Microsoft Dynamics NAV, istnieje możliwość skanowania faktur w momencie ich otrzymania. Wówczas są przekazywane bezpośrednio do systemu. Tam każdy wiersz jest importowany, zapisywany oraz wiązany z istniejącym zamówieniem zakupu. W przypadku, gdy faktura wymaga akceptacji, odpowiedni użytkownik otrzymuje o tym powiadomienie za pośrednictwem poczty e-mail. Akceptacja można nastąpić za pośrednictwem Microsoft Dynamics NAV bądź za pomocą aplikacji przeglądarki internetowej. Dodatkowo, cały proces akceptacji jest rejestrowany, a co za tym idzie możliwy do śledzenia przez kierownika działu zakupów. Document Capture może obsługiwać dowolne rodzaje dokumentów.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji
Digitalizacja dokumentów staje się standardem. Jednak aby rozwiązanie organizujące obieg dokumentów w firmie zapewniało wydajność należy zadbać o sprawdzonego partnera wdrożeniowego, dobrej jakości narzędzia oraz sprawny proces implementacji.
Warto pamiętać, że wdrożenie systemu musi być poprzedzone analizą potrzeb danej organizacji. Każda firma funkcjonuje inaczej, dlatego ustalenie właściwej ścieżki obiegu dokumentów wymaga zaangażowania oraz znajomości specyfiki przedsiębiorstwa. Należy także wyznaczyć cel, jaki ma realizować oprogramowanie oraz czas na realizację projektu. Jeśli planuje się wprowadzenie wielu zmian, warto rozłożyć je na etapy.
Digitalizacja firmy jest prawdziwym wyzwaniem, które jest jednak coraz chętniej podejmowane. Elektroniczny obieg dokumentów jest nieodzownym elementem dobrze funkcjonującej organizacji. Lepsze zarządzanie dokumentami oznacza sprawne działanie, oszczędność czasu i wyższe zyski, dlatego nie warto przekładać decyzji o wdrożeniu rozwiązania na później.
Źródło: www.it.integro.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Elektroniczny obieg faktur w dobie KSeF – jak go zorganizować?
Najskuteczniejszym sposobem zorganizowania elektronicznego obiegu faktur w dobie KSeF jest zbudowan… / Czytaj więcej
Sygnaliści a biznes – nadchodzą nowe zmiany dla przedsiębiorców
Podczas posiedzenia Sejmu Rzeczypospolitej w dniu 14 czerwca 2024 przyjęta została ustawa o ochroni… / Czytaj więcej
Zarządzanie danymi w przedsiębiorstwie
W erze cyfrowej dane niezaprzeczalnie stanowią jeden z kluczowych zasobów przedsiębiorstw. Dziś bow… / Czytaj więcej
Digitalizacja bankowości
Wielu liderów bankowości cyfrowej pochodzi z Polski – podaje Deloitte w raporcie z 2022 roku Digita… / Czytaj więcej
Natychmiastowa weryfikacja kontrahentów
Każda firma przy rozpoczęciu współpracy z nowym kontrahentem powinna pamiętać o zasadzie ograniczon… / Czytaj więcej
7 pytań, które pomogą firmie w wyborze systemu zarządzania dokumentami
Na rynku można znaleźć wielu dostawców systemów zarządzania dokumentami (ang. document management s… / Czytaj więcej
