Na co zwrócić uwagę, wybierając system ERP?

Katgoria: ERP / Utworzono: 24 listopad 2025

Wybierając system ERP w 2026 r., musisz najpierw sprawdzić, czy Twój przyszły ERP realnie wesprze strategię i procesy biznesowe, a dopiero potem porównywać funkcje, ceny i ładne ekrany demo. W krótkim horyzoncie najważniejsze są dopasowanie do Twojej skali, model wdrożenia (chmura vs on-premises) i kompetencje partnera, bo to one przesądzą, czy ERP stanie się motorem rozwoju, czy kolejnym drogim silosem.

REKLAMA

1. Wdrożenie ERP to nie zakup programu, tylko decyzja o zmianie organizacji

Rynek ERP jest dziś niezwykle szeroki – od rozwiązań dla małych firm, przez systemy średniej klasy, po globalne platformy dla korporacji. Jednocześnie cyfrowa transformacja i projekty AI przyspieszają, a od systemu oczekuje się czegoś więcej niż tylko księgowości i magazynu. Najnowsze mapy trendów technologicznych do 2026 r. pokazują wyraźnie trzy obszary, w które firmy inwestują: nowoczesne platformy, zaawansowaną analitykę/AI oraz bezpieczeństwo.

Dlatego pierwszy krok to nie przegląd katalogu funkcji, ale doprecyzowanie, po co w ogóle zmieniasz lub wdrażasz ERP: skrócenie czasu obsługi zamówień, lepsza kontrola marży, obsługa kilku krajów, automatyzacja magazynu? Twoje docelowe rozwiązanie ERP musi być „odpowiedzią na te tezy”, a nie tylko „nowszą wersją systemu”, który już masz.

Ważne też, by od początku traktować ERP jako projekt biznesowy - z właścicielami procesów, sponsorem z zarządu i zespołem decyzyjnym z kluczowych działów. Jeśli wyborem i wdrożeniem zajmuje się wyłącznie IT, bardzo trudno będzie zbudować system, który naprawdę odzwierciedla sposób działania firmy i potencjał Twojego ERP zostanie zmarnowany.

2. Kiedy jest właściwy moment, żeby zmienić system?

Z transkryptów rozmów z praktykami wdrożeń wyraźnie widać dwa typowe momenty „krytyczne”:

dotychczasowy system przestaje nadążać za skalą biznesu – brakuje funkcji, wydajności, integracji,
firma wchodzi z Excela / dokumentów papierowych na wyższy poziom i potrzebuje jednego spójnego źródła danych.

Jeżeli rosną kolejki w magazynie, raporty finansowe powstają tydzień po zamknięciu miesiąca, a zespół sprzedaży prowadzi oferty w arkuszach – to sygnał, że czas, by Twoje przyszłe ERP przejęło rolę „układu nerwowego” organizacji. Warto wtedy zaprojektować konkretne mierzalne cele (KPI), które później pozwolą ocenić sukces projektu – np. czas realizacji zamówienia, liczba dokumentów księgowanych automatycznie, poziom błędów w danych.

3. Cloud first czy cloud smart? Model wdrożenia ma konsekwencje na lata

W ostatnich latach dostawcy bardzo agresywnie promują model „cloud first” i abonamenty SaaS. Z perspektywy biznesu ważniejsze jest jednak podejście „cloud smart” – świadome wybranie modelu dla każdego obszaru: część systemu w chmurze, część on-premises, a czasem środowiska suwerenne (lokalne/branżowe).

Wybierając system ERP, zwróć uwagę na:

całkowity koszt posiadania (TCO) w horyzoncie 5–10 lat, a nie tylko opłatę startową,
zapisy umowne - długość kontraktu, warunki podwyżek, możliwości wypowiedzenia i wyprowadzenia danych,
opcje „geopatriation” - czyli przeniesienia kluczowych workloadów do regionów suwerennych lub własnej infrastruktury, jeśli zmienią się regulacje lub sytuacja geopolityczna.

Twoje rozwiązanie ERP powinno wspierać różne scenariusze: klasyczny on-prem, chmurę publiczną, hybrydę i możliwość przenoszenia danych pomiędzy nimi bez utraty funkcjonalności i licencji.

4. Funkcje to za mało - liczy się gotowość na AI i automatyzację

W 2026 r. ERP bez sensownej strategii AI będzie po prostu ograniczeniem. Nie chodzi jednak wyłącznie o „chatbota w systemie”, ale o szerszy ekosystem:

AI-native development - możliwość tworzenia rozszerzeń i mikroaplikacji przy wsparciu generatywnego AI („tiny teams”, które szybko dostarczają proste rozwiązania biznesowe);
domain-specific models - modele językowe uczone na danych z Twojej branży (np. produkcja, dystrybucja, medycyna), które rozumieją specyfikę dokumentów, słownictwo i procesy;
multiagent systems - zestawy wyspecjalizowanych agentów AI, które współpracują, by realizować złożone procesy, np. prognozowanie popytu, planowanie produkcji, optymalizację tras.

W praktyce, przy wyborze systemu ERP, pytaj nie tylko „czy jest AI”, ale:

w jaki sposób Twoje przyszłe ERP pozwala wykorzystywać zewnętrzne modele i usługi AI,
jak wygląda marketplace rozszerzeń i jaki jest poziom integracji z narzędziami low-code / no-code,
czy można wdrażać lokalne, domenowe modele (np. na serwerach w firmie) tam, gdzie nie chcesz wysyłać danych do chmury.

Dobrze zaprojektowane rozwiązanie ERP staje się platformą, do której możesz dokładać kolejne „klocki AI”, zamiast być zamknięty w jednej technologii dostawcy.

5. Bezpieczeństwo, zgodność i zaufanie do danych

Im bardziej system ERP staje się „mózgiem” firmy, tym większy nacisk trzeba kłaść na bezpieczeństwo:

ochrona danych w użyciu – nie tylko „w spoczynku” i „w transmisji”, ale również w trakcie przetwarzania (koncepcja confidential computing i sprzętowe TEE), szczególnie przy wykorzystaniu AI i chmury publicznej;
platformy bezpieczeństwa AI – mechanizmy, które kontrolują wywołania modeli (prompt injection, nieautoryzowane użycie, wyciek danych),
digital provenance – możliwość śledzenia pochodzenia danych, modeli i treści generowanych przez system, co jest istotne przy audytach, sporach prawnych czy wizerunkowych.

Twoje ERP musi oferować spójny model ról, uprawnień, rejestrowania zdarzeń, a także mieć jasną odpowiedź na pytanie: gdzie fizycznie znajdują się dane, kto ma do nich dostęp i jakie mechanizmy pozwalają to zweryfikować. Warto też sprawdzić, jak system wspiera lokalne wymogi (np. JPK, KSeF, specyficzne raportowanie branżowe) oraz jak szybko dostosowuje się do nowych regulacji.

6. Monolit czy composable ERP? Ekosystem ma znaczenie

Z prognoz dla rynku ERP wynika jasno: model „jeden system do wszystkiego” traci znaczenie. Coraz częściej firmy budują architekturę composable – rdzeń ERP plus wyspecjalizowane aplikacje do CRM, WMS, MES, e-commerce, planowania zaawansowanego czy analityki.

Oceniąc rozwiązanie ERP, zwróć uwagę na:

jakość i otwartość API,
dostępność gotowych konektorów do popularnych systemów,
możliwość korzystania z iPaaS / ESB (np. do integracji z systemami dostawców, klientów, urządzeniami IoT),
podejście do wersjonowania i aktualizacji – czy każda zmiana wersji ERP nie psuje integracji.

Twoje ERP powinno być „dobrym obywatelem ekosystemu” – łatwym do połączenia z innymi usługami, a nie wyspą, która wymusza kosztowne customizacje i sztywne procesy.

7. Partner wdrożeniowy: kto tak naprawdę buduje Twój system?

Sam system ERP to tylko połowa sukcesu; druga połowa to partner wdrożeniowy. To on:

modeluje procesy,
proponuje standardy i dobre praktyki,
prowadzi warsztaty, konfigurację, integracje i szkolenia,
często opiekuje się systemem przez kolejne lata.

Przy wyborze patrz nie tylko na logo producenta, ale także na:

doświadczenie partnera w Twojej branży i krajach, w których działasz,
referencje z projektów o podobnej skali,
stabilność finansową i wielkość zespołu,
skład zespołu projektowego – nazwiska, kompetencje, obecność konsultantów biznesowych, a nie tylko technicznych.

Dobrą praktyką jest rozdzielenie roli program managementu (po Twojej stronie lub u niezależnego doradcy) od roli integratora. Dzięki temu partner od ERP dostarcza system i wiedzę domenową, a Ty zachowujesz kontrolę nad zakresem, budżetem i priorytetami.

8. Budżet, TCO i zarządzanie ryzykiem

Cena startowa licencji lub abonamentu to często mniej niż połowa całego kosztu projektu. Do koszyka trzeba doliczyć:

usługi wdrożeniowe (analiza, projekt, konfiguracja, integracje),
szkolenia, testy, migrację danych,
modyfikacje i rozszerzenia,
działania związane z change managementem,
utrzymanie, support, kolejne rollouty na spółki / kraje.

Rozsądne podejście to porównywanie wariantów TCO – np. abonament SaaS vs licencja wieczysta + hosting – w horyzoncie co najmniej kilku lat. Twoje rozwiązanie ERP powinno umożliwiać pewną elastyczność: łatwe skalowanie liczby użytkowników, stopniowe rozszerzanie funkcjonalności i ograniczenie kosztownych customizacji, które utrudniają aktualizacje.

Nie wybieraj najtańszej oferty tylko dlatego, że „zmieściła się w budżecie”. Tanie wdrożenie często kończy się hybrydą procesów (część w systemie, część w Excelu), frustracją użytkowników i kolejnym projektem za kilka lat.

9. Ludzie i zmiana - bez tego nawet najlepsze ERP nie zadziała

Doświadczenie z wielu projektów pokazuje, że największym ryzykiem nie jest technologia, ale akceptacja zmian przez organizację. Jeśli użytkownicy:

nie rozumieją celu wdrożenia,
boją się utraty pracy,
nie mają czasu na udział w warsztatach i testach,

to nawet bardzo dobre rozwiązanie ERP będzie omijane, a dane pozostaną w „alternatywnych” narzędziach.

Dlatego w planie projektu muszą znaleźć się:

komunikacja od zarządu - po co to robimy i co się zmieni,
rola sponsora i „ewangelistów” w poszczególnych działach,
czas na warsztaty procesowe i testy akceptacyjne,
sensowne szkolenia (nie tylko „gdzie kliknąć”, ale jak nowy proces wygląda end-to-end).

Twój docelowy system ERP stanie się naturalnym środowiskiem pracy dopiero wtedy, gdy ludzie zrozumieją, że upraszcza ich dzień, a nie jest „narzuconym narzędziem”.

FAQ – najczęstsze pytania przy wyborze systemu ERP

Czy lepiej wybrać globalny system ERP, czy lokalne rozwiązanie?

To zależy od skali i ambicji firmy: globalne platformy ułatwiają ekspansję i standaryzację, lokalne często lepiej od razu obsługują lokalne przepisy i specyfikę rynku. Przy wyborze Twojego rozwiązania ERP porównaj, jak każdy wariant radzi sobie z obsługą wielu krajów, walut, języków oraz lokalnych wymogów prawnych.

Od czego zacząć, jeśli do tej pory wszystko robimy w Excelu?

Najpierw zmapuj kluczowe procesy (sprzedaż, zakupy, magazyn, finanse) i określ konkretne cele: jakie problemy ma rozwiązać nowy system, jakie wskaźniki poprawić. Na tej bazie wybierz rozwiązanie ERP, które obejmie przynajmniej te procesy w pierwszej fazie i pozwoli stopniowo dodać kolejne obszary bez przepisywania wszystkiego od zera.

Jak uniknąć przekroczenia budżetu wdrożenia ERP?

Kluczowe jest realistyczne oszacowanie zakresu (MVP vs „system idealny”), dobre przygotowanie wymagań i mocny nadzór nad zmianami w trakcie projektu. Wybierając rozwiązanie ERP, zwróć uwagę na model licencjonowania, koszty usług partnera oraz to, czy dostawca potrafi uczciwie mówić o ryzykach, a nie tylko obiecuje „szybko i tanio”.

Czy warto czekać na „następną generację” systemów ERP z AI?

Nie ma sensu wstrzymywać transformacji w oczekiwaniu na „perfekcyjne” ERP - ważniejsze, by wybrać platformę, która już dziś obsłuży Twoje procesy, a jednocześnie ma jasną roadmapę AI i otwartą architekturę. Dzięki temu Twoje rozwiązanie ERP będzie mogło ewoluować wraz z pojawianiem się nowych modeli i narzędzi, bez konieczności kolejnej rewolucji systemowej.

Najnowsze wiadomości

Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes

W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF

SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.

Czytaj całość

Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP

Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.

Czytaj całość

SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP

Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.

Czytaj całość

Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)

Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.

Czytaj całość

Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników

Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.

Czytaj całość

Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej

Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".

Czytaj całość