CRM i ERP w warszawskim ZGN Praga Południe

ZGN Praga Południe należy do grupy największych w Polsce jednostek komunalnych obsługujących mieszkańców. Zakład obsługuje 215 wspólnot mieszkańców, na które skład się 20 tys. lokali mieszkalnych. Idąc z duchem czasu ZGN postanowił wdrożyć biznesowe wzorce zarządzania zasobami organizacji oraz wprowadzić nowoczesne metody obsługi mieszkańców. Firma wdroży elektroniczny model obsługi przychodzących spraw i ułatwi mieszkańcom dostęp do wszystkich najistotniejszych danych. Zmorą mieszkańców dużych miast jest konieczność osobistych kontaktów z różnego rodzaju urzędami nawet w najdrobniejszych sprawach, ponieważ większość danych podlega ustawie o ochronie danych osobowych i nie może być udzielana przez telefon. Warszawski ZGN Praga Południe w prosty sposób rozwiąże ten problem i zbliży się do mieszkańca na odległość ekranu komputera. ZGN zdecydował się wprowadzić stand e-komunikacji, aby usprawnić relacje zakład mieszkańcy i umożliwić szybki dostęp do takich danych jak: rozrachunki, dane lokalowo-osobowe i przekazywanie informacji lokatorom.

Przetarg na dostarczenie i implementację rozwiązania wygrała notowana na GPW firma informatyczna Macrologic S.A. Wdrażane systemy informatyczne obejmą centralę ZGN oraz 25 jednostek terenowych. Z ramach projektu wdrożony zostanie pełen pakiet Xpertis ERP wraz dedykowanym modułem wspierającym zarządzanie lokalami. Z systemu ERP na bieżąco korzystać będzie ok. 100 pracowników ZGN. System zapewni szybką i bezbłędną obsługę wszystkich ekonomiczny aspektów funkcjonowania zakładu. Ujęcie wszystkich obszarów działania w spójny system ułatwi ewidencję zasobów, zarówno lokalowych jak i ludnościowych, realizację zadań związanych z naliczaniem czynszów, rozliczanie zużycia mediów; prowadzenie księgowości, generowanie rozrachunków, monitowanie i windykację oraz rozliczanie kosztów oraz proces generowania korespondencji tj. faktur, refaktur. Dotychczas powyższy obszar działalności ZGN obsługiwany był przez kilka niezależnych aplikacji. Brak elektornicznej wymiany danych pomiędzy systemami utrudniał generowanie szybkiego ekonomicznego obrazy firmy. Drugim bardzo istotnym obszarem informatyzacji ZGN jest wprowadzenie standardów e-komunikacki. W tym zakresie wykorzystany zostanie system Xpertis CRM. Z uwagi na profil działalności ZGN, firmy zorientowanej na obsługę ogromnej ilości mieszkańców „ klientów” i złożoność relacji, wdrożeniem CRM objętych zostanie ponad 220 stanowisk pracy.

Po wdrożeniu Xpertis CRM każdej sprawie będzie można nadać bieg urzędowy bez konieczności posługiwania się papierowymi dokumentami . System dysponuje wbudowanymi relacjami zapewniającymi obieg dokumentów, stosowanie elektronicznego zatwierdzania, etc. Dzięki takim mechanizmom mieszkańcy Pragi podlegający ZGN będą uzyskiwać szybką informację o stanie realizacji ich spraw. Elektroniczna korespondencja to znakomite narzędzie eliminujące przypadki, przeoczenia spraw, pism i dokumentów. System jest rónież wyposażony w mechanizmy mogące nadzorować czas realizacji każdej procedury i sygnalizować gdy ustawowy termin niebezpiecznie zbliża się do tzw. deadline-u. Mechanizm pomiaru stanu realizacji spraw wraz z tzw. track rekord przypisanym do poszczególnego stanowiska pracy w ZGN, może stać się znakomitym narzędziem oceny efektywności pracy urzędników. Xpertis CRM jest przygotowany do integracji ze skrzynką podawczą, którą urzędy mają obowiązek wdrożyć do czerwca 2008.

Dzięki integracji obu systemów wszystkie aktualne dane dotyczące poszczególnych lokali mieszkalnych zostaną udostępnione w postaci zewnętrznego portalu internetowego. Każdy lokator nie wychodząc z mieszkania będzie mógł w nim obejrzeć swoje prywatne dane używając loginu i hasła.

Źródło: www.macorologic.pl