Kopalnia nowych technologii

Obszar, zintegrowany w systemie SAP, dosłownie i w przenośni sięga po horyzont. Firma, oprócz wydobycia węgla i prowadzenia inwestycji w nowe odkrywki na terenie kilkunastu gmin, specjalizuje się m.in. w badaniach odbiorczych oraz kontroli zespołów napędowych i maszyn.

Sprawne zarządzanie tak rozległymi strukturami, nie tylko od strony finansowej i księgowej, ale też gospodarki materiałowej i sprzedaży, wymaga wydajnego i błyskawicznego przepływu informacji. Tylko w ten sposób firma może zachować ciągłą kontrolę nad codziennymi operacjami i płynnie obsługiwać realizowane inwestycje.

W systemie SAP dobrze nam to wychodzi – mówi Jarosław Jędrasiak, Kierownik Działu Informatyki KWB „Konin” S.A. w Kleczewie.

Zamiast żmudnego wypełniania papierowych formularzy, dane generowane są w centralnej bazie systemu. Tutaj prowadzona jest rachunkowość zarządcza (m.in. ewidencja operacji gospodarczych, obsługa przepływów gotówkowych i bezgotówkowych, zestawienie przepływów środków pieniężnych). Tutaj też uprawnieni użytkownicy zarządzają księgowością (m.in. planami amortyzacji) oraz gospodarką materiałową – szybko i dokładnie.

Dane wprowadzane są do systemu już z poziomu magazynów, a na monitorach komputerów wyświetlany jest aktualny obraz zapasów. W połączeniu z analizami, przeprowadzanymi w hurtowni danych SAP BW, to bezcenna informacja. Menedżerowie mogą dokładniej zarządzać np. zamówieniami, rezerwacją materiałów i wreszcie kosztami produkcji

Naturalna decyzja

Większość programów wdrożono w KWB „Konin” jeszcze w latach 90. Jedynie system finansowo-księgowy oparty był na nowszej platformie. Ale i ona tworzyła niewygodne ograniczenia i dział informatyki musiał zbudować autorskie programy dla księgowości inwestycyjnej i ewidencji przedmiotów niskocennych.

Informatyczna mozaika wypełniała także inne obszary firmy. Logistykę nadzorowano za pośrednictwem programu, opartego na bazie dBase. Oddzielnie funkcjonowały programy do fakturowania, zaś do prowadzenia zamówień i controllingu wykorzystywano zwykłe arkusze Excel.

Utrzymanie tak zróżnicowanej infrastruktury - nie dość, że było uciążliwe - wymagało zbyt dużych nakładów finansowych. Dane były rozproszone po niezależnych programach i inaczej definiowane, co tylko wydłużało proces raportowania informacji zarządczych.

Ten stan chcieliśmy zmienić, wdrażając zintegrowany system ERP i inteligentną hurtownię danych – mówi Sławomir Mazurek Prezes Zarządu KWB „Konin” S.A.

Oprócz lepszej dostępności informacji i uproszczenia procesów gospodarczych, oczekiwaliśmy od nowego rozwiązania efektywniejszego wsparcia przy koordynowaniu operacji i planowaniu – wylicza konieczne usprawnienia Zygmunt Andrzejak Członek Zarządu - Dyrektor ds. Ekonomiczno-Finansowych.

Firma liczyła ponadto na ograniczenie zapasów, przyspieszenie procesów rozliczeniowych (m.in. na skutek ograniczenia papierowego obiegu), pełniejsze wykorzystanie ludzkiego potencjału oraz sprawniejsze zarządzanie majątkiem.

Poprzeczkę zawiesiliśmy dość wysoko. Ale było to niezbędne, by podnieść wartość firmy i profesjonalnie przygotować się do procesów konsolidacyjnych i prywatyzacyjnych. Czasu mieliśmy niewiele – wyjaśnia Sławomir Mazurek.

Rozpoczęcie prac nad projektem zaplanowano na październik 2007 r., a start produktywny ERP i hurtowni danych na czerwiec i sierpień 2008 r. Tak krótki harmonogram narzucił jednocześnie twarde kryteria wyboru nowych systemów informatycznych – prostych w obsłudze, elastycznych oraz na tyle otwartych, by wyeliminować jak najwięcej „wyspowych” rozwiązań w firmie.

Wybór systemu SAP i Hurtowni Danych SAP BW był naturalną decyzją.

Wielu naszych partnerów, w tym firmy energetyczne, które są głównymi odbiorcami węgla brunatnego, od lat efektywnie pracuje w systemach SAP – mówi Zygmunt Andrzejak.

Praktyczne założenie

Implementację systemu SAP powierzono firmie IDS Scheer Polska, a hurtownię SAP BW – konsorcjum Instytutu Gospodarki Surowcami Mineralnymi i Energią przy Polskiej Akademii Nauk oraz firmie EuroSoft Invent z Poznania. Z ramienia KWB „Konin” do Komitetu Sterującego powołano jednocześnie dwóch członków zarządu, którzy razem z przedstawicielami firm wdrożeniowych mieli za zadanie nadzorować przebieg prac.

Wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego jest zawsze wyzwaniem organizacyjnym, technologicznym i finansowym. Bezpośrednie zaangażowanie się zarządu było jasnym sygnałem, jak ważne było dla firmy nowe rozwiązanie oraz dotrzymanie harmonogramu – wyjaśnia Jarosław Jędrasiak, kierownik projektu ze strony KWB „Konin” i zarazem pełnomocnik zarządu ds. wdrożenia systemu SAP.

W projekcie uczestniczyło w sumie 40 osób. Podzielone na mniejsze zespoły obejmowały systemem SAP kolejne obszary, w tym Rachunkowość Finansową (m.in. ewidencję operacji gospodarczych i finansowych, ewidencję kapitałów i funduszy, rozliczenia międzyokresowe kosztów), Księgowość Środków Trwałych (m.in. obsługę operacji), Zarządzanie Inwestycjami (np. obsługę procesu realizacji inwestycji), a także Gospodarkę Materiałową (w przyszłości firma planuje także wdrożenie modułu Gospodarka Remontowa).

Większość prac biegła zgodnie z planem. KWB „Konin”, zamiast na siłę modyfikować aplikacje, uznała, że lepiej będzie dostosować procesy biznesowe do systemu SAP i przygotować interfejsy łączące go z zewnętrznymi systemami (odpowiedzialnymi np. za zarządzanie płacami czy tankowanie paliwa) tylko wtedy, gdy było to absolutnie konieczne.

Takie rozwiązanie zaprocentowało kilkoma korzyściami.

Ograniczyliśmy między innymi czas wdrożenia i wyeliminowaliśmy ryzyko dodatkowych kosztów związanych z późniejszymi aktualizacjami systemu – wylicza Jarosław Jędrasiak.

Sukces wdrożenia jednak zależał nie tylko od tego. Ważną rolę odegrali również kluczowi pracownicy firmy, którzy, jako liderzy poszczególnych zespołów wdrożeniowych, pod okiem zewnętrznych konsultantów przygotowali instrukcje stanowiskowe i razem z pozostałymi kolegami z pracy przeprowadzili migrację danych ze starych programów do systemu SAP. M.in. o kontrahentach, środkach trwałych, miesięcznych obrotach, czy stanach magazynowych.

Przetworzenie tak gigantycznej masy informacji było czasochłonne i wymagało równie dużej staranności. A przecież w tym samym czasie niektórzy uczestnicy projektu byli zaangażowani także we wdrożenie hurtowni danych.

Wyższy poziom zarządzania

Wysiłek jednak się opłacił. Udział kluczowych pracowników Kopalni np. przy opracowywaniu instrukcji i migracji danych pozwolił nie tylko obniżyć koszty wdrożenia, ale też nabyć bezcenną wiedzę, którą w ramach końcowych szkoleń otrzymali pozostali użytkownicy systemu.

Dla nich, jak i dla członków zarządu była to jakościowa zmiana –mówi Robert Michalski ze strony KWB „Konin” kierownik projektu wdrożenia hurtowni danych SAP BW.

Wiele procesów gospodarczych zostało uproszczonych (m.in. ujednolicono zgłoszenia zapotrzebowań na zakupy materiałów, środków trwałych i usług). Jednocześnie zredukowano koszty administracyjne (zlikwidowano papierowy obieg dokumentów Rw) i podniesiono wydajność firmy (np. przeniesiono miejsce wprowadzania danych do systemu na poziom magazynów, dzięki czemu kierownicy odpowiedzialni za produkcję i sprzedaż uzyskują aktualną informację o zapasach).

Nowe rozwiązanie wprowadziło także statystykę zakupów oraz wsparło menedżerów wysokiego i średniego szczebla w obszarze planowania i controllingu. Raporty z wiarygodnymi, aktualnymi i zrozumiałymi informacjami generowane są na czas, co automatycznie przekłada się na szybsze decyzje na wszystkich poziomach zarządzania i lepszą kontrolę nad kosztami produkcji.

Bez systemów SAP wejście na wyższy poziom zarządzania byłoby niemożliwe – dodaje Sławomir Mazurek Prezes Zarządu.

Źródło: www.sap.pl