System ERP w Mielnie

Gmina Mielno (5 tys. mieszkańców) leży na Wybrzeżu Słowińskim w wąskim, 3-kilometrowym pasie nad Morzem Bałtyckim, w powiecie koszalińskim. Kilka sąsiadujących na jej terenie miejscowości stanowi jeden z większych kompleksów wypoczynkowo-rekreacyjnych polskiego wybrzeża. Przemysł turystyczny to prawdziwa żyła złota dla mieszkańców Mielna. Wzdłuż jej 25 km piaszczystych plaż zlokalizowanych jest 12 tys. miejsc noclegowych. Na terenie gminy zarejestrowanych jest przeszło 1514 podmiotów gosp. w tym 1,3 tys. osób fizycznych prowadzące działalność. W większości są to działalności związane z turystyką.

Goście zapewniają dobrobyt gminie, która przoduje w rankingach gmin o największych dochodach na mieszkańca (miejsce 10 w 2005r. - 4,2 tys. zł/os.) i największej nadwyżce operacyjnej (miejsce 12 w 2005r. – 1,2 tys. zł/os.). Gmina Mielno niezwykle dba o infrastrukturę komunalną zbudowano oczyszczalnie ścieków, kanalizację a aktualnie poprawiane są nawierzchnie dróg, po których poruszają się turyści.

Sto tysięcy turystów odwiedzających rocznie szerokie plaże Mielna prócz pieniędzy zostawia ślad w postaci śmieci. Ich liczba rośnie wraz ze wzrostem popularności miejscowości. Od 2006 roku liczba odpadów wzrosła z 19,5 tys. do 25 tys. metrów sześciennych. Od maja do października trwa okres urlopowy i w tym okresie wytwarzane jest ¾ nieczystości. Zarządzaniem oczyszczaniem terenów gminy zajmuje się OSiR Mielno, który tylko w obszarze oczyszczania zatrudnia 60 osób. Prace porządkowe są prowadzone w systemie trzyzmianowym od godz. 4 do 22. Do dyspozycji gmina ma pięć śmieciarek do oczyszczania terenów miejskich i 2 ciągniki z przyczepami obsługujące tereny zalesione i plaże.

Utrzymanie czystości terenów przy ogromnej ilości turystów nie jest prostym zadaniem. Szczególnie trudne jest planowanie tras wywozów, z powodu ogromnej ilości kontrahentów (w sezonie letnim 2 tys.) i rozległego terenu gminy. Dotychczas prowadziliśmy ewidencję w oparciu o Excel. Ale system ten był niezwykle czasochłonny i jak każda ręczna praca z ogromna ilością danych powodował błędy, których skutkiem są opóźnienia wywozu. – mówi Aldona Prusinowska dyr. Marketingu OSiR Mielno

Dzięki wdrożeniu rozwiązania, osoba zajmująca się planowaniem wywozu śmieci będzie tworzyła i drukowała harmonogramy/plany dla śmieciarek uwzględniające stałe umowy z klientami i zlecenia jednorazowe. Dotychczas było to niemożliwe gdyż wszystkie umowy są dopasowane do indywidualnych potrzeb i ankrowane na czas sezonu. Ponieważ OSiR nie miał możliwości zintegrowania i przetwarzania tych danych w jednym miejscu planowanie logistyczne było bardzo utrudnione. Dodatkowo system rozwiąże problem monitorowania zużycia paliwa co powinno pozwolić na ograniczenie kosztów, stanowiących głównie obciążenie przedsiębiorstw oczyszczania gminy. Dzięki nowemu rozwiązaniu dyspozytorzy będą dokonywali rozliczenia kierowców na podstawie porównania faktycznego zużycie paliwa w poszczególnych pojazdach ze zużyciem normatywnym wynikającym z zarejestrowanych kart drogowych. W przyszłości planowane jest połączenie systemu z wagami i systemem GPS XTrack Komunal szczegółowo analizującym dane z pojazdów dotyczące kosztów eksploatacji, czasu i miejsca wykonywania zleceń. Ma to pozwolić na lepsze wykorzystanie śmieciarek na trasie przejazdu.

Wprowadzenie w OSiR Mielno systemu Xpertis usprawni dotychczas prowadzony ręcznie proces fakturowania i windykacji. Samo wystawianie faktur za poszczególne umowy z 2 tys. kontrahentów mogło w sezonie trwać nawet dziesięć dni roboczych. Po wdrożeniu systemu dział księgowości będzie miał możliwość wystawienia dużych ilości faktur, korzystając z mechanizmu "fakturowania w paczkach", w oparciu o dane z dane przechowywana w bazie danych umów i zleceniach jednorazowych. Sama w pełni zautomatyzowana operacja nie zajmie więcej niż dwie godziny. Dodatkowo wprowadzony zostanie mechanizm wysyłki korespondencji seryjnej, co ułatwi korespondencję z kontrahentami.

Dodatkową zaleta wprowadzenia systemu jest możliwość prowadzenia zintegrowanego rozliczania wszystkich innych działalności podlegających OSiR Mielno tj. organizacji imprez masowych, zarządzania cmentarzem etc. Ma to ułatwić prowadzenie sprawozdawczości dla władz Gminy w przyszłości raport finansowy RB31 ma być przesyłamy w formie dokumentu elektronicznego bezpośrednio do systemu finansowo-księgowego Urzędu Gminy.

System ERP Xpertis w OSiR Mielno został zaplanowany na 5 jednoczesnych użytkowników.

Źródło: www.macrologic.pl