Niski koszt kontraktu na system ERP – sukces negocjacyjny, ale czy zawsze?

Katgoria: ERP / Utworzono: 27 kwiecień 2011

Niki koszt kontraktu na system ERP – sukces negocjacyjny, ale czy zawsze?

Jednym z powodów, dla których część firm boi się wdrożenia systemu ERP są jego wysokie koszty. W związku z tym, kiedy już zdecydują się na ten krok, robią wszystko, by możliwie jak najbardziej zredukować związane z nim koszty. Moment, w którym dostawca rozwiązania spotyka się z klientem przy stole negocjacyjnym często okazuje się jednym z najtrudniejszych momentów wdrożenia, jednocześnie będąc jednym z czynników jego powodzenia. W czasie negocjacji kontraktu określa się m.in. zakres prac i termin ich wykonania, odpowiedzialność stron, podział obowiązków i zadań, procedury odbioru a także – co oczywiste – koszt wdrożenia.

Jednym z głównych problemów firm, które wprowadzają system ERP jest przeciąganie w nieskończoność negocjacji dotyczących ceny. Choć oczywiście kwestie finansowe są ze zrozumiałych względów ważne, negocjatorzy często nie wiedzą, w którym momencie dążenie do kolejnej redukcji kosztów może przynieść więcej strat niż korzyści. Należy mieć tu pewność, że obniżenie kosztów nie wpłynie na jakość otrzymanej usługi.

Dążenie do obniżenia ceny licencji i kosztów wdrożenia jest oczywiście dobrym krokiem, jednak wiele firm stara się wprowadzić oszczędności, zmuszając na przykład dostawców do znacznego skrócenia przewidzianych w umowie dni realizacji wdrożenia. Niestety często jest to postępowanie mogące przynieść jedynie złe skutki – mówi Mariusz Pawłowski z firmy Optima Partners. Po takiej zmianie dostawca systemu może chcieć zredukować czas poświęcony tym częściom projektu, które nie wpłyną bezpośrednio na możliwość uruchomienia systemu, takie jak szkolenia czy utrzymanie.

Taki sposób osiągnięcia lepszej ceny jest jedynie pozornie korzystny, gdyż już po wdrożeniu może się okazać, że nakłady finansowe, które firma zmuszona jest ponieść na łatanie ewentualnych luk systemu lub problemów wynikających z nieodpowiedniego przeszkolenia pracowników są znacznie wyższe niż kwota rabatu, którą uprzednio dostała od dostawcy.

Faktyczne możliwości istotnych oszczędności kryją się w kosztach utrzymania. Wynika to z tego, że koszty wdrożenia płacone są z reguły raz, podczas gdy koszty utrzymania obciążają budżet firmy regularnie co miesiąc przez cały czas eksploatacji systemu. Dodatkowo, zapisane w kontraktach koszty utrzymania mogą być mylące, ponieważ podawane są w nich zwykle jedynie miesięczne stawki za utrzymanie, często bez podania długości okresu utrzymaniowego, który z reguły wynosi 5 lat (60 miesięcy). Zestawiając koszt wdrożenia i całkowity koszt utrzymania w okresie 5 lat może się okazać, że dużo większym wydatkiem jest koszt utrzymania – mówi Mariusz Pawłowski.

Innym częstym błędem jest skupianie się jedynie na kwocie początkowej zawartej w umowie i zapominanie o tym, że często ostateczna cena wdrożenia jest warunkowa i zależy od wielu czynników zależnych od początkowych założeń projektu. Z najnowszego raportu firmy Panorama Consulting wynika, że w 2010 roku ponad 74% projektów nie zmieściło się w pierwotnie założonym budżecie wdrożenia. Firmy nie zdają sobie sprawy, że wraz z postępem wdrożenia może się okazać, że zakres koniecznych prac uległ zmianie i tym samym cena realizacji uległa zmianie – na ogół właśnie zwiększeniu. Oczywiście nie tylko niewiedza firm planujących wdrożenie jest tu powodem możliwości wystąpienia takiej sytuacji. Także dostawcy rozwiązań starają się, by ich pierwotna oferta przetargowa była jak najbardziej atrakcyjna finansowo, często nierealnie obniżając swoje stawki. Dlatego przy negocjowaniu umów wdrożeniowych ważne jest, by dokładnie przeanalizować zakres planowanych prac i ich możliwych uwarunkowań.

Co często jest pomijane, przy takich negocjacjach poza klientem i dostawcą systemu powinna być zawsze obecna osoba z dogłębną wiedzą z zakresu możliwości i specyfiki wdrożeń ERP, najlepiej zewnętrzny konsultant, który pomoże uniknąć przykrych niespodzianek związanych z faktycznymi kosztami przeprowadzanego wdrożenia – dodaje Mariusz Pawłowski.

Źródło: Optima Partners

Najnowsze wiadomości

Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes

W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF

SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.

Czytaj całość

Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP

Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.

Czytaj całość

SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP

Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.

Czytaj całość

Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)

Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.

Czytaj całość

Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników

Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.

Czytaj całość

Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej

Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".

Czytaj całość