MICROSOFT zarządza finansami Szczecina

Urząd Miasta Szczecin potrzebował rozwiązania, które pozwoliłoby na efektywne zarządzanie wydatkami i wpływami, a także umożliwiło pracownikom łatwe przeglądanie i analizowanie kontrolowanych kosztów i aktywności. Poszukiwano systemu, który usprawniłby kluczowe obszary działalności instytucji (jak np. finanse i rachunkowość, kadry i płace, środki trwałe i magazyny czy obsługa funduszy unijnych) oraz pozwolił na integrację danych o mieszkańcach w jednym miejscu.

Co więcej, urzędowi zależało na tym, aby rozwiązanie było elastyczne i mogło w szybki, łatwy i bezproblemowy sposób zintegrować się z dotychczas używanymi systemami, takimi jak strony internetowe, wewnętrzne systemy informacyjne, rozwiązania informatyczne używane w jednostkach podległych, system obsługi korespondencji czy pakiet biurowy. Ważna była także intuicyjność obsługi rozwiązania, aby pracownicy poruszali się w nim bez najmniejszych trudności.

W wyniku przetargu zdecydowano się na system ERP – Microsoft Dynamics AX. Wdrożenia systemu podjęła się firma Asseco Poland, Partner Microsoft Dynamics, oraz kompetentni pracownicy działu informatycznego Urzędu Miasta Szczecin.

Zarządzanie finansami miasta jest procesem skomplikowanym i złożonym. Dysponując środkami publicznymi jesteśmy zobligowani do stosowania zasad określonych przepisami prawa – zasad obejmujących szerokie zagadnienia budżetowania, sprawozdawczości i księgowości. Zasady te zdecydowanie odbiegają od standardów biznesowych. I tu dobrym rozwiązaniem okazał się system Microsoft Dynamics, ponieważ został odpowiednio przystosowany do naszych potrzeb – mówi Klaudia Kacprzyk, Z-ca Dyrektora Biura Budżetu Urzędu Miasta Szczecin.

Dostosowanie systemu ERP do specyfiki Urzędu wymagało opracowania przez Asseco Poland kilku dodatkowych modułów: budżetowanie i kontroling, dochody z mienia (np. sprzedaż majątku, wieczyste użytkowanie, dzierżawa, itp.), egzekucja administracyjna oraz podatki i opłaty lokalne (w tym podatek leśny osoby fizyczne, podatek rolny, leśny, od nieruchomości osób fizycznych, od nieruchomości osób prawnych, opłata z tytułu posiadania psa, opłata skarbowa, targowa oraz podatek rolny osoby prawne i podatek od środków transportu).

Otwartość systemu Microsoft Dynamics AX w połączeniu z nowoczesną technologią i dużym doświadczeniem projektowo-wdrożeniowym pozwoliła nam sprawnie i efektywnie sprostać wymaganiom Urzędu, znacznie odbiegającym od funkcjonalności standardowych rozwiązań ERP. Dzięki temu Urząd Miasta Szczecin, jako pierwszy w tej wielkości mieście w Polsce, dysponuje kompletnym systemem zarządzania finansami, usprawniającym wszelkie procesy finansowe i przepływ środków pieniężnych, w tym m.in. pełne zarządzanie budżetem miasta, wydawanie decyzji podatnikom oraz obsługę procesu egzekucji – powiedziała Olga Zajkowska, dyrektor działu sprzedaży Pionu Kluczowych Przedsiębiorstw, Asseco Poland S.A.

W ramach prac wdrożeniowych zbudowano również hurtownię danych, uzupełnioną o kokpity menedżerskie. Takie rozwiązanie umożliwia organizacji wgląd w aktualną sytuację finansową miasta, śledzenie bieżących trendów i opracowywanie prognoz dotyczących sytuacji finansów miasta w przyszłości. Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu udało się obsłużyć praktycznie cały obieg pieniądza w urzędzie, zautomatyzować wiele procesów, a także stworzyć jedną, zintegrowaną bazę danych widoczną dla wszystkich pracowników.

Najważniejsze jest to, że mamy jedno źródło danych – raz wpisana informacja w systemie jest dostępna dla wszystkich jego użytkowników. To był jeden z celów, który udało nam się zrealizować. Co więcej, wdrożony system integrujemy z rozwiązaniami firm trzecich – nie ma z tym żadnego kłopotu. Dzięki temu, że przewidzieliśmy tego typu operacje, a jest to również cechą samego systemu, możemy dzisiaj zapewnić obsługę innym jednostkom miasta. Otwartość Dynamics AX jest dla nas bardzo ważną cechą, na którą bardzo liczyliśmy, podejmując decyzję o wyborze takiego, a nie innego rozwiązania – podsumowuje Andrzej Feterowski, Dyrektor Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Szczecin.

Cieszymy się, że wraz z Asseco Poland mogliśmy wspomóc Urząd Miasta Szczecin w efektywniejszym świadczeniu usług przy jednoczesnym zachowaniu odpowiedzialności budżetowej. Mamy nadzieję, że Dynamics AX pomógł organizacji w podniesieniu jakości obsługi interesantów i zarządzaniu środkami publicznymi – podsumowuje Adam Komorowski, Dyrektor Działu Aplikacji Biznesowych Microsoft Dynamics w polskim oddziale Microsoft.

Źródło: MICROSOFT