REWOLUCJA W MAGAZYNIE

REKLAMA

Naszym głównym celem było usprawnienie gospodarki magazynowej i poprawa przepływu informacji w obszarze produkcji. Potrzebowaliśmy rozwiązania, które pomogłoby nam usprawnić wysyłki towaru. Podczas konsultacji z handlowcami IFS zainteresowaliśmy się nowym rozwiązaniem IFS VAP Palety, którego funkcjonalność bardzo nam odpowiadała.

To była prawdziwa rewolucja. Zdecydowaliśmy się na wprowadzenie funkcji śledzenia numerów partii. Dzięki systemowi bezprzewodowych czytników kodów kreskowych realizacja tego procesu została znacznie usprawniona. Zastosowaliśmy system kodów matrycowych, w którym możemy zgromadzić o wiele więcej informacji niż w przypadku zastosowania systemu kodów standardowych — jednowymiarowych. Kod matrycowy pozwala na zapisanie wielu informacji o produkcie, dacie jego ważności, numerze partii, a także numerze zlecenia produkcyjnego.

Rozwiązanie IFS VAP Palety umożliwia precyzyjne śledzenie zleceń produkcyjnych. Raportowanie operacji przyjęcia z produkcji odbywa się w czasie rzeczywistym, co pozwala na natychmiastowe wprowadzanie zmian dotyczących wysyłek. Wykaz produktów do załadowania jest bezprzewodowo przesyłany do magazyniera, a algorytm generowany przez IFS VAP Palety wytycza optymalną „ścieżkę przejścia" po magazynie w celu skompletowania wysyłki.

Kolejną korzyścią jest możliwość przyjęcia do magazynu produktów ze zlecenia, które nie zostało jeszcze zamknięte. Praktycznie każdą paletę, która zejdzie z linii produkcyjnej, można od razu przygotować do wysyłki, co pozwala na skrócenie czasu dostaw towaru do klientów.

Znacznie poprawiła się efektywność wysyłek. Dzięki rozwiązaniu IFS VAP Palety udało nam się skrócić czas dostawy do 48 godzin. Ponadto zmniejszyliśmy ryzyko pomyłki przy załadunku towaru w magazynie. Obecnie dysponujemy dokładną informacją, kiedy i jaki towar został wyekspediowany do klienta. Dzięki temu znacznie spadła liczba reklamacji.

Funkcjonalność śledzenia towaru w magazynie i jego wysyłki zgodnie z zasadą FEFO (First Expired First Out) zapewnia, że jako pierwsze wysyłane są produkty z najkrótszym terminem ważności.

Przed wdrożeniem rozwiązania IFS VAP Palety naszą bolączką w magazynie była duża liczba rozpakowanych i częściowo opróżnionych palet, które zajmowały niepotrzebnie dużo miejsca. Obecnie dzięki sprawnej gospodarce paletami mamy więcej przestrzeni do wykorzystania i większy porządek na terenie magazynu.

Każde zlecenie produkcyjne i każda operacja wykonywana w ramach tego zlecenia mają przypisane kody kreskowe. Pracownik działu produkcji, który realizuje dane zlecenie, skanuje przy użyciu czytnika kody poszczególnych operacji i dzięki temu dysponujemy dokładną informacją o tym, jakie procesy w danej chwili przebiegają. Znamy rzeczywiste czasy realizacji zleceń produkcyjnych, co pozwala na porównywanie bieżących wyników z czasami normatywnymi. Znacznie szybszy jest również przepływ informacji o potrzebach produkcyjnych, dzięki temu, że zmiany są wprowadzane bezpośrednio po uzyskaniu danych z działu sprzedaży.

Wprowadziliśmy system elektronicznego obiegu dokumentów EDI. Ponadto systemem IFS Applications objęliśmy również naszych handlowców w terenie. Dzięki temu, że nowa wersja systemu jest wyposażona w interfejs użytkownika IEE, zapewniliśmy handlowcom możliwość pracy zdalnej. Handlowiec w czasie rzeczywistym widzi zamówienie złożone w systemie przez klienta wraz z przypisanymi do tego zamówienia cenami. Co ważne, ceny widoczne dla handlowca w systemie są już zatwierdzone przez dział analiz sprzedaży, a to pozwala na szybszą i sprawniejszą realizację zamówień.

Najważniejszą zmianą w obszarze sprzedaży jest uruchomienie portalu B2B dla naszych klientów. Każdy klient zainteresowany składaniem zamówień przez internet, dysponuje dostępem online do portalu. Może za jego pośrednictwem składać zamówienia, zarówno bieżące, do natychmiastowej realizacji, jak i zamówienia przeznaczone do realizacji w przyszłości, pod konkretne inwestycje. W dowolnym momencie klient może sprawdzić status swoich zamówień i stan realizacji bieżących wysyłek. Portal pozwala również drukować faktury i zamówienia, a także kontrolować stan płatności. Klient w każdej chwili może sprawdzić, czy zamówiony towar jest już przygotowany do wysyłki, co pozwala mu bezpiecznie planować realizację swoich inwestycji. Zamówienie, które składa przez internet, jest natychmiast widoczne w dziale obsługi klienta Bolix, co znacznie przyśpiesza proces realizacji. Dzięki portalowi B2B wyeliminowaliśmy manualne wprowadzanie zamówień przez pracowników naszej firmy.

Tak, na początku roku zakończyliśmy wdrożenie systemu w naszej spółce na Ukrainie. Szybki rozwój tej spółki sprawił, że niezbędne stały się zaawansowane narzędzia wspomagające zarządzanie jej działalnością. Decyzję o objęciu spółki na Ukrainie systemem IFS Applications zarząd podjął w ubiegłym roku. W trakcie serii spotkań z przedstawicielami firm IFS oraz Alter Systems — partnera IFS na Ukrainie — przedstawiliśmy nasze założenia i oczekiwania dotyczące tego projektu. Zgodnie z przyjętym harmonogramem prac 1 stycznia 2013 roku rozpoczęliśmy wprowadzanie danych równolegle.

w IFS Applications i w systemie lokalnym (system 1C). Prace wdrożeniowe zakończyły się 1 marca. Systemem IFS Applications objęto obszary wysyłki, zamówień i obsługi magazynów. Do systemu lokalnego 1C z IFS Applications są przekazywane dane niezbędne do przygotowywania wyłącznie deklaracji podatkowych. Co ważne, transfer tych danych odbywa się automatycznie.

Działalność w Polsce i na Ukrainie jest prowadzona przy wykorzystaniu jednej instalacji IFS Applications. Dzięki temu, że korzystamy z serwera zlokalizowanego w centrali w Polsce, informacje dotyczące spółek zależnych Bolix są dostępne w jednej bazie danych. W każdej chwili dysponujemy dostępem do raportów dotyczących działalności zarówno całej firmy, jak i poszczególnych spółek z terenu Polski i Ukrainy. Takie możliwości osiągnęliśmy dzięki funkcjonalności interfejsu użytkownika IFS Enterprise Explorer.

Dzięki aktualizacji systemu IFS Applications dysponujemy obecnie nowymi narzędziami i możemy korzystać z nowych funkcjonalności. Szczególnie istotna jest dla nas możliwość zaawansowanej kontroli budżetu na poziomie wydatków i zakupów, którą planujemy rozwijać w dalszej kolejności. Planujemy także dalszą rozbudowę systemu EDI w celu zapewnienia większej integracji z dostawcami usług spedycyjnych.

Planujemy również wdrożenie rozwiązania BI oraz portali zarządczych. Aktualnie jesteśmy na etapie przygotowania tego projektu. W przyszłości chcielibyśmy korzystać z możliwości przetwarzania w chmurze. Ułatwiłoby to działalność kolejnym spółkom zależnym, a także zapewniłoby dostęp do systemu właścicielowi Bolix, którego centrala jest zlokalizowana w Indiach.