Następnie zwróciliśmy się do kilkunastu dostawców systemów ERP z pytaniem, czy są w stanie zaoferować oprogramowanie spełniające nasze potrzeby. Na podstawie analizy wstępnych ofert zawęziliśmy wybór do 6 dostawców. Po serii prezentacji, dzięki którym poznaliśmy możliwości poszczególnych rozwiązań, wybraliśmy trzy firmy, w tym IFS, którym przekazaliśmy dodatkowe informacje o funkcjonowaniu naszego przedsiębiorstwa, zgromadzone podczas analizy przedwdrożeniowej. Na ich podstawie trzej wybrani dostawcy przygotowali szczegółowe oferty, dopasowane do naszych potrzeb. Co ciekawe, oferty finalne nie różniły się znacząco od ofert wstępnych. Dla naszego zespołu było to potwierdzeniem, że proces wyboru dostawcy został przeprowadzony prawidłowo.

O wyborze oferty IFS zdecydowały dwie istotne przyczyny: zaawansowana funkcjonalność rozwiązania, zwłaszcza w obszarze planowania produkcji, oraz nasze przekonanie o doświadczeniu konsultantów IFS, którego nabraliśmy podczas prezentacji i spotkań. IFS zaprezentowała się jako firma bardzo kompetentna, gwarantująca powodzenie wdrożenia.

Istotna była dla nas również obecność IFS w regionie Europy Środkowo-Wschodniej. W ramach rozwoju firmy zamierzamy w przyszłości objąć systemem ERP spółki zależne Galeco działające w kilku sąsiednich krajach, m.in. na Węgrzech, Ukrainie i Słowacji.

Narzuciliśmy sobie bardzo szybkie tempo prac — wdrożenie rozpoczęło się pod koniec września 2010 roku. W pierwszym etapie wdrażaliśmy trzy moduły: produkcję wraz z costingiem, dystrybucję i finanse. Start produkcyjny nastąpił w pierwszych dniach stycznia 2011 roku, co dla nas było dużym sukcesem. Wyzwanie było ogromne i gdyby nie zespół kompetentnych, świetnie przygotowanych i zaangażowanych ludzi oraz bezpośrednie wsparcie Zarządu, mogłoby się to nie udać. Dla nas to był prawdziwy maraton.

Po uruchomieniu systemu wprowadzaliśmy jeszcze dodatkowe modyfikacje, których nie można było wykonać wcześniej ze względu na szybkie tempo prac. W kwietniu 2011 roku rozpoczęliśmy prace nad elementami drugiego etapu wdrożenia. Bogatsi w doświadczenia z poprzedniej części wdrożenia potrafiliśmy bardziej precyzyjnie definiować swoje potrzeby i skuteczniej weryfikować realizację projektu.

Najważniejszym elementem drugiego etapu było wdrożenie funkcjonalności planowania. Z uruchomieniem tego modułu wstrzymaliśmy się do końca sezonu budowlanego, by bezpiecznie przetestować kluczowe dla nas rozwiązanie. Wystartowaliśmy późną jesienią 2011 roku.

Po uruchomieniu modułu planowania do jego standardowych funkcji wprowadziliśmy kilka własnych modyfikacji, by lepiej przystosować rozwiązanie do specyfiki firmy. Zmieniliśmy m.in. planowanie w sztukach na planowanie w metrach bieżących i wprowadziliśmy dodatkowe grupy planistyczne. Dzięki temu rozwiązanie realizuje wszystkie funkcje istotne z punktu widzenia planowania i logistyki.

W drugim etapie wdrożyliśmy również moduły IFS Remonty, IFS Zasoby Ludzkie oraz IFS Zarządzanie Dokumentacją. W tych obszarach modyfikacji praktycznie nie było, poza jedną drobną, z której jednak jesteśmy bardzo zadowoleni. Polegała ona do dodaniu w module IFS Zarządzanie Dokumentacją funkcji „dziennik podawczy", co pozwoliło wyeliminować dzienniki papierowe. Wprowadziliśmy elementy elektronicznego obiegu dokumentów w działaniu naszej firmy. Dzięki temu wszystkie informacje są rejestrowane w systemie IFS Applications, w jednym miejscu.

Jako ostatni wdrożyliśmy system CRM. Rozwiązanie to zostało dokładnie dostosowane do specyfiki działalności naszego przedsiębiorstwa. Służy ono nie tylko do zarządzania relacjami z klientami, ale stanowi również system podstawowego raportowania. System CRM został m.in. rozszerzony o raporty sprzedażowe, dzięki czemu nasi handlowcy dysponują dostępem do podstawowych informacji analitycznych bez potrzeby używania innych narzędzi. Jesteśmy z tego rozwiązania bardzo zadowoleni.

Wdrożenie systemu pozwoliło na zintegrowanie i uporządkowanie procesów biznesowych w naszym przedsiębiorstwie. Posiadamy obecnie spójne środowisko IT, które zapewnia sprawny przepływ informacji na każdym poziomie organizacyjnym. Dostęp do informacji zarządczej jest możliwy na bieżąco, sprawniej przebiega proces obiegu i przetwarzania dokumentów, nastąpiła również poprawa efektywności w obszarze zarządzania jakością.

Najwięcej zyskały oddziały produkcji i planowania ze względu na uporządkowanie procesów i łatwy dostęp do informacji. Dzięki wprowadzeniu specyficznej dla nas parametryzacji i niewielkich, w tym autorskich, modyfikacji systemu znacznie rozbudowano możliwości planowania. W ramach planowania można obecnie w dużo większym stopniu korzystać z danych historycznych, gdyż zapewniony jest dostęp do szerszego zakresu informacji.

Wdrożenie uporządkowało i usprawniło również działania w obszarze dystrybucji. Wcześniej korzystaliśmy z systemów rozproszonych, a każdy oddział pracował, wykorzystując własną, odrębną bazę danych. Koszty integracji informacji i uzyskania przekrojowych analiz były więc wysokie. Obecnie ten problem nie istnieje, dysponujemy jednym, spójnym źródłem informacji w ramach całej sieci biur handlowych.

Przekonaliśmy się, że czas przewidziany na wdrożenie nie może być zbyt krótki, bo przy pracy w tak szybkim tempie istotne zagadnienia mogą zostać pominięte. Ponadto zbyt duży pośpiech może wydłużyć późniejszy czas stabilizacji systemu. Z drugiej strony jednak jesteśmy przekonani, że nadmierne wydłużanie czasu wdrożenia przynosi więcej negatywnych skutków. Ważne jest utrzymanie dynamicznego tempa prac i nastawienie zespołów wdrożeniowych na osiąganie w czasie konkretnych celów.

Bardzo ważna była dla nas analiza przedwdrożeniowa, która pozwoliła zbudować świadomość zarówno naszych potrzeb, jak i skali przedsięwzięcia wdrożeniowego u osób zaangażowanych później w pracę nad projektem. Pod koniec okresu stabilizacji warto zrobić pierwszy przegląd systemu. Może się bowiem zdarzyć, że niektóre rozwiązania, które wydawały się potrzebne i logiczne na etapie planowania i realizacji projektu, nie przejdą próby czasu.

Jednak o powodzeniu wdrożenia tak naprawdę decydują ludzie, czyli zespoły wdrożeniowe zarówno po stronie dostawcy, jak i klienta. Sam produkt to nie wszystko. Jeśli system jest w miarę elastyczny, można go wykorzystać kreatywnie, w bardzo szeroki sposób, ale jeżeli ludzie są nieprzygotowani lub, co gorsze, niezainteresowani efektem pracy, to nawet przy bardzo dobrym systemie wdrożenie będzie nieudane.