86 proc. zadowolonych z ERP to dopiero początek

Systemy ERP(ang. Enterprise Resource Planning, Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) mają za zadanie integrowanie wszystkich tradycyjnych obszarów operacyjnych firmy, m.in. finansów i księgowości, zarządzania kadrami i płacami, operacji logistycznych, zakupów i sprzedaży czy zarządzania jakością. Przedsiębiorcy, którzy już skorzystali z systemów ERP zwracają uwagę na ich kluczowe zalety, które korzystnie wpływają na funkcjonowanie firmy. W badaniu Panorama Consulting z 2013 r. ogólną funkcjonalność ERP pozytywnie oceniło 68 proc. ankietowanych, z kolei aż połowa badanych stwierdziła, że zaletą systemów ERP jest zaspokajanie potrzeb biznesowych firm.

Systemy ERP usprawniają procesy zarządzania w niemal wszystkich obszarach funkcjonowania przedsiębiorstw zarówno z sektora usług, jak i przemysłu oraz organizacji niebiznesowych – mówi Dariusz Mazurek, Dyrektor ds. rozwoju biznesu, Capgemini Polska. -Tego typu rozwiązania standaryzują i upraszczają procesy biznesowe firmy, pomagają w dokonywaniu analizy danych i śledzenia przypływu informacji, zwiększają efektywność operacyjną organizacji, a przede wszystkim – pomagają w optymalizacji kosztów. Korzystając z systemów ERP firmy mogą osiągnąć oszczędności nawet do kilkudziesięciu procent i co ważne, pierwsze efekty można zyskać w ciągu pierwszych kilku miesięcy od uruchomienia systemu – dodaje.

Na rynku globalne widać kolejne efekty rosnącej popularności zarządzania zasobami. Według ubiegłorocznych badań Unisphere Research, przeprowadzonych w Stanach Zjednoczonych, aż 71 proc. badanych tamtejszych firm nie tylko korzystało z ERP, ale także planowało bądź finalizowało rozszerzanie jego użycia w procesach działania przedsiębiorstwa . Szczególnie pożądanym rozwiązaniem w systemach planowania zasobów są zaawansowane narzędzia analityczne typu Business Intelligence. Są to rozwiązania pozwalające na przekształcanie danych w informacje, statystyki czy raporty, na podstawie których firmy mogą szybko wnioskować o swoich wynikach i zwiększać przewagę konkurencyjną. Jak szacował w tym roku Gartner, rynek BI będzie rósł rokrocznie o 10 proc.

Narzędzia raportujące dostarczają informacje o bieżących oraz historycznych wynikach biznesowych, a także pozwalają na przeprowadzenie analiz wielowymiarowych. Dzięki temu, managerowie projektów uzyskują informacje pozwalające określić bieżący stan kluczowych wskaźników i jego przyczyny – wyjaśnia Krzysztof Chyliński, Dyrektor Technologii Holicon. - Przy dużej skali działania, liczbie klientów i pracowników rozwiązania Business Intelligence są niezbędne, aby prognozować zjawiska ekonomiczne w branży i podejmować trafne decyzje biznesowe – dodaje Krzysztof Chyliński.

Wśród obaw, jakie towarzyszą firmom przed wprowadzeniem ERP dominuje lęk przed zmianą dotychczasowych przyzwyczajeń (Panorama Consulting, 2013 r.). Jest on jednak nieuzasadniony, bo dzięki zastosowaniu zaawansowanego oprogramowania ERP przedsiębiorstwa mogą osiągać dużo większe korzyści, niż działając na tradycyjnych systemach. Oprogramowanie biznesowe może być też idealnie dopasowane do potrzeb konkretnego klienta.

Firmy zainteresowane wdrożeniem ERP oczekują przede wszystkim wysokiej elastyczności systemów. Na szczęście, obecne technologie pozwalają integrować się między sobą i nie ma już tak istotnych barier technologicznych, jakie obserwowaliśmy na etapie kreowania się standardów systemów MRP II/ERP. W zależności od przyjętej strategii klienci albo sami chcą zarządzać swoimi systemami, z możliwością samodzielnego wprowadzania zmian, lub też skupiają się na swojej podstawowej działalności produkcyjnej czy usługowej, zlecając utrzymanie i rozwój swoich systemów usługodawcom zewnętrznym. Bardzo ważną kwestią, o którą przedsiębiorcy często pytają i która jest dla nich istotna przy wyborze odpowiedniego modelu ERP jest również jego dostosowanie do międzynarodowego charakteru działalności biznesowej ich organizacji. System musi bowiem umożliwiać zarządzanie, m.in. różnymi walutami oraz być uniwersalny pod względem dopasowania do wielu typów regulacji prawnych czy operacyjnych – mówi Dariusz Mazurek.

Przedsiębiorcy zainteresowani wdrożeniem systemów ERP zazwyczaj nie posiadają odpowiedniej wiedzy na temat tego, jak przebiega sam proces wdrożenia. Zwykle jest on kilkuetapowy. W fazie początkowej każdy dostawca przeprowadza staranny wywiad z przedsiębiorcą, dotyczący jego wymagań, oczekiwań względem systemu, ale też potrzeb i charakterystyki samej firmy. Najważniejsza dla powodzenia projektu jest szczegółowa analiza procesów biznesowych danego przedsiębiorstwa. Pozwala ona na dopasowanie systemu ERP w taki sposób, aby jak najlepiej spełniał swoje funkcje. Z badania Panorama Consulting (2013) dotyczącego zarządzania reformą systemu wynika, że przedsiębiorcy najchętniej przeprowadzają ją przy użyciu szkoleń oraz regularnych spotkań i dyskusji z całym zaangażowanym w nią zespołem.

Aby proces wdrożenia nowych systemów przebiegł sprawnie, kierownictwo musi zaangażować w niego wszystkie grupy odbiorców, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Konieczne jest więc porozumienie między zarządem a pracownikami zespołu. Zmiana dokona się w pełni tylko wtedy, gdy pracownicy otrzymają niezbędne szkolenie i wsparcie – tłumaczy Katarzyna Stromecka, Dynamics AX Practice Leader w Sii, Członek ABSL.

Kolejnym etapem implementacji systemu jest wdrożenie jego wersji testowej i przeszkolenie pracowników, które kończy się wprowadzeniem odpowiednich poprawek i uruchomieniem jego ostatecznej wersji. Z reguły długość okresu implementacji trwa kilkanaście miesięcy, a średni okres zwrotu inwestycji trwa niewiele ponad dwa lata.

Pozytywne doświadczenia firm, korzystających z ERP oraz rosnąca skala korzystania z tego typu systemów pozwala sądzić, że w niedługim czasie systemy zarządzania i planowania zasobów przedsiębiorstwa staną się standardem - mówi Wojciech Mach, Dyrektor Zarządzający Luxoft Poland. - Oprogramowanie ERP wpływa korzystnie na funkcjonowanie firmy, pozwala zbierać dane, porządkować je, i na ich podstawie tworzyć analizy niezbędne dla rozwoju każdego przedsiębiorstwa. Systemy te sprawdzają się w każdej firmie, jednak najbardziej przydają się w organizacjach o rozproszonej strukturze lub też wykorzystujących model pracy zdalnej – dodaje.

Spośród opcji proponowanych przez wykonawców oprogramowania ERP największą popularnością cieszą się rozwiązania SaaS – czyli oprogramowania jako usługi. Według analiz TechNavio globalnej firmy badawczej specjalizującej się w raportach dotyczących rynku technologii, rynek ERP opartego na modelu Software-as-a-Service będzie rósł w latach 2011-2015 o ponad 14 proc. rocznie . W ostatnim czasie na znaczeniu zyskują również procesy chmurowe. Są one bardziej efektywne, niż tradycyjne narzędzia, a także tańsze. Klient otrzymuje dzięki nim wszystkie niezbędne funkcjonalności i oprogramowanie, jakiego w danej chwili potrzebuje, bez potrzeby dbania o licencję czy instalację specjalnego oprogramowania – programy działają na serwerze dostawcy. Użytkownik płaci tylko za każdorazowe użycie wtedy, kiedy jest to niezbędne. Chmura zyskuje zwolenników dzięki temu, że pozwala na osiągnięcie znacznych oszczędności, a dzięki nowym rozwiązaniom, jest też bardzo bezpieczna.

Zgodnie z badaniami Epicor z 2013 r., 14 proc. przedsiębiorców planuje wdrożyć system ERP w chmurze. Jest tak, m.in. ponieważ mobilni pracownicy chcą mieć dostęp do firmowych danych w podróżach służbowych. Wielu pracodawców sięga więc po systemy z zakresu zarządzania dokumentami (ang. DMS – Document Management System) do kategoryzowania, przechowywania i przetwarzania danych gromadzonych w magazynach, na wewnętrznych serwerach i zewnętrznych repozytoriach w chmurze. Dzięki outsourcingowi procesów skanowania i przetwarzania dokumentów oraz korespondencji masowej, przedsiębiorstwa i instytucje publiczne mogą zaoszczędzić nawet 40% związanych z tym kosztów – mówi Maciej Nuckowski, Dyrektor Działu Usług, Xerox Polska.

W podobnym tonie wypowiadają się ci, którzy już system wdrożyli. Podkreślają liczne korzyści z wprowadzenia systemu ERP. Poprawa dostępności informacji i jej rzetelność, wzrost produktywności, a także lepszą interakcję wewnątrz firmy – to jedne z wielu zalet planowania zasobów przedsiębiorstwa przy wykorzystaniu specjalnego programowania. Wraz z rozwojem rynku IT, potencjał ERP będzie rosnąć.