System jak samochód z potężnym silnikiem

REKLAMA

Od roku 2009 nasza firma należy w 100% do amerykańskiej korporacji Quad/Graphics i dynamicznie się rozwija. Prowadząc działalność w Polsce i oferując usługi w całej Europie, nasz biznes oceniamy w walucie euro, lokalnie raportujemy w złotówkach, a będąc częścią korporacji Quad/Graphics, raportujemy również w dolarach. W związku z tym potrzebowaliśmy systemu międzynarodowego i wielowalutowego, który pomógłby nam analizować ryzyko walutowe i pozwolił w metodyczny sposób to ryzyko minimalizować. Poprzednie używane przez nas systemy IT nie zapewniały takich możliwości.

Przeprowadziliśmy długą i wnikliwą analizę przedwdrożeniową, zastanawiając się, czego naprawdę potrzebujemy. Jednego byliśmy pewni − nie chodziło o system, który w naszej firmie natychmiastowo zastąpi wszystkie inne rozwiązania informatyczne. Przyjęliśmy strategię elastycznego wdrożenia systemu kluczowego, bez odcinania się od rozwiązań, które przez lata z powodzeniem użytkowaliśmy. Wspomnę tu, że jako oddział korporacji Quad/Graphics jesteśmy m.in. zobowiązani do używania takich samych specjalistycznych systemów produkcyjnych, jak cała grupa.

Przygotowując się do wyboru rozwiązania, przyjęliśmy pięć kryteriów oceny, takich jak: elastyczność struktury kont w księdze głównej, możliwość modyfikowania struktury raportów bez programowania, możliwość integracji z innymi systemami IT, cena rozwiązania oraz wsparcie dostawcy na poziomie lokalnym. Dla każdego z tych kryteriów wprowadziliśmy punktację od 1 do 5. Pod uwagę braliśmy sześć systemów największych światowych dostawców. System firmy IFS uzyskał łącznie 24 punkty na 25 możliwych i okazał się najlepszy, chociaż konkurencyjne rozwiązania też uzyskały bardzo wysokie noty. Istotnym czynnikiem wyboru IFS Applications był również fakt, że jest on od kilku lat z powodzeniem używany w spółce QuadTech należącej do korporacji Quad/Graphics.

Od początku podobała nam się elastyczność rozwiązania zaproponowanego przez IFS, która pozwala na łatwe i szybkie obejmowanie systemem nowych firm i nowych segmentów biznesowych. Nie wymaga to kolejnego, czasochłonnego i kosztownego wdrożenia, wystarczy roll-out istniejącego rozwiązania.

Mamy ogromne potrzeby w zakresie analiz finansowych i raportowania. W naszym dziale finansowo-księgowym zapotrzebowanie na różnego rodzaju analizy do niedawna rosło w tempie ok. 30% rocznie, a w ostatnim roku wzrosło o prawie 60%.

W związku z tym mocno polegamy na systemach IT, gdyż tylko ich zastosowanie daje nam możliwość zwiększenia efektywności działania. Praktycznie co 6 minut wysyłamy jakiś raport, który zawiera od 100 do 300 liczb. Generujemy miliony liczb miesięcznie i w dodatku ich ilość wzrasta o kilkadziesiąt procent rocznie. Stąd pojawiała się i nadal pojawia się potrzeba nie tylko wdrożenia, ale ciągłego udoskonalania systemów, z których obecnie korzystamy, tak żeby nam pozwoliły w przyszłości zmierzyć się z wciąż rosnącymi potrzebami dotyczącymi analiz i sprawozdań finansowych.

Ogromne znaczenie ma dla nas zapewnienie spójności i prawidłowości wszystkich danych finansowych. Będąc w tak dużej grupie, jak Quad/Graphics, praktycznie co trzy miesiące mamy kontrole wewnętrzne, a także zewnętrzne audyty prowadzone przez takie firmy, jak Deloitte czy E&Y. Ponadto podlegamy amerykańskiemu prawu związanemu z transparentnością w finansach Sarbanes Oxley Act. Jesteśmy co kwartał kontrolowani, czy podawane przez nas wyniki są zgodne z rzeczywistością, czy są księgowane i sprawdzane zgodnie z zasadą „segregation of duty". Wymogi są bardzo wysokie, a system IFS Applications pomaga nam je spełnić w sposób jasny i prosty.

Dodam jeszcze, że działamy w specjalnej strefie ekonomicznej, co oznacza, że musimy mieć odpowiednio sparametryzowany system uwzględniający specyfikę takiej działalności. To również musieliśmy uwzględnić w czasie wdrożenia. Na szczęście IFS miał już doświadczenie w tym zakresie i był do tego przygotowany. Trzeba było dokonać podziału procesów na te, które są realizowane w strefie, i te, które przebiegają poza nią. To było duże wyzwanie, ale wspólnie nad tym pracując, znaleźliśmy rozwiązanie.

Przeorganizowaliśmy dział fakturowania i dostosowaliśmy procesy również w kilku innych obszarach. Obsługa kartoteki kontrahentów została scentralizowana, a dział kooperacji objęto procesem zamówień. Udało się też przy wykorzystaniu możliwości systemu zautomatyzować przepływ dokumentów między Quad/Graphics Europe i spółką zależną CRT specjalizującą się w produkcji farb. Znacznie usprawniliśmy sprawozdawczość korporacyjną. W efekcie wdrożenia przejęliśmy od spółki-matki raportowanie wyników w dolarach oraz wprowadziliśmy raportowanie w walucie euro. Udało się to zrobić bez potrzeby zatrudniania nowych osób, bo dzięki zautomatyzowaniu procesów zwiększyliśmy wydajność.

Skróciliśmy czas potrzebny na przygotowanie miesięcznych wyników z sześciu do czterech dni roboczych, a dzięki łatwemu dostępowi do informacji — jeszcze przed finalnym zamknięciem ksiąg - możemy dowiedzieć się, jakie były wyniki finansowe w danym miesiącu. Naszym celem jest mieć wgląd w te wyniki niemal na bieżąco. W przyszłości chcielibyśmy je widzieć już w 25 dniu miesiąca.

Zdawaliśmy sobie sprawę, że zaraz po wdrożeniu systemu, utracimy tymczasowo funkcjonalności, które budowaliśmy od 15 lat. Wiedzieliśmy, że na początku użytkownicy mogą być niezadowoleni ze zmian i że będą poszukiwać w systemie funkcji, których do tej pory używali. Ten etap mamy już za sobą, a funkcje, które straciliśmy, już są odbudowane. Teraz wchodzimy w fazę, która pozwala nam w coraz większym stopniu korzystać z możliwości systemu.

Już w tej chwili system pozwala nam zwiększyć efektywność o 30% — o tyle wzrosła liczba transakcji procesowanych w IFS Applications. Oczekujemy, że system pozwoli nam na dalsze zwiększanie efektywności. Spodziewamy się wzrostu nawet o 200% w perspektywie kolejnych pięciu lat. W kategoriach samochodowych mogę to tak ująć: mamy nowoczesny samochód z bardzo mocnym silnikiem i jeszcze nie do końca zdajemy sobie sprawę, jak potężny jest ten silnik i dokąd to auto może nas dowieźć.

Główne korzyści biznesowe są widoczne przede wszystkim w dziale finansowo-księgowym. Możemy teraz szybciej i bardziej precyzyjnie obsługiwać kolejne firmy i segmenty biznesowe. Ponadto mamy możliwość szybszego i bardziej elastycznego dostosowywania się do nadchodzących zmian. To dla nas ważne, bo firma dynamicznie się rozwija — jeszcze w trakcie wdrożenia połączyliśmy się z dwiema spółkami i rozwinęliśmy cztery nowe segmenty biznesowe.

Praktycznie już podczas wdrożenia byliśmy w stanie spełnić wymagania dotyczące raportowania w wielu walutach. Oceniam, że bez systemu musielibyśmy zwiększyć nasz zespół finansowo-księgowy przynajmniej dwukrotnie, a poza tym działalibyśmy wolniej i nie nadążalibyśmy za potrzebami rynku.

Wspólnie z IFS wypracowaliśmy rozwiązanie, którego obecnie z powodzeniem używamy. Technicznie jesteśmy w stanie oceniać wyniki w euro, nie czekając na wprowadzenie tej waluty w Polsce. Uważam, że to naprawdę innowacyjne rozwiązanie.