FBSerwis wdrożyła system Microsoft Dynamics NAV w chmurze Azure

 

Pionier na rynku kompleksowych usług
Firma FBSerwis S.A., założona w 2012 roku przez Budimex S.A. i Ferrovial Services International Ltd., świadczy usługi w zakresie kompleksowej obsługi nieruchomości (Facility Management), utrzymania przemysłowego, kompleksowego utrzymania infrastruktury, usług środowiskowych i dotyczących efektywności energetycznej. Firma jest pionierem w zakresie usług świadczonych zgodnie z ideą Smart City.

Wybór Microsoft Dynamics NAV i infrastruktury Azure
Rozwój oraz związany z nim wzrost potrzeb organizacji, skłoniły władze spółki do wdrożenia systemu ERP. Wśród powodów, które miały kluczowe znaczenie należy wymienić kilka kwestii.

Rozwój firmy
Wybór systemu ERP podyktowany był przyszłością firmy, planowanym wzrostem. Spółka za rok 2014 uzyskała obroty rzędu 40 mln zł, które w 2015 roku wzrosły do ponad 100 mln zł. Z roku na rok widoczny jest wzrost sprzedaży oraz skali działalności. Decydując się na system ERP, myślano o stałym rozwoju działalności w perspektywie co najmniej kilku lat.

Wybierając oprogramowanie ERP rozważano system SAP, który działa w całej grupie. Jednak zdaniem zarządu polskiej spółki, system ten nie byłby dopasowany do wymagań FBSerwis.

Instalacja SAP byłaby kopią instalacji naszego hiszpańskiego akcjonariusza. Te rozwiązania byłyby nieadekwatne do potrzeb polskiej spółki i musielibyśmy wprowadzić pewne modyfikacje. Ważnym aspektem był również koszt wdrożenia systemu. Microsoft Dynamics NAV jest po prostu tańszy i dedykowany firmom z sektora SMB – komentuje Michał Parafiniuk.

Łatwa migracja danych
FBSerwis S.A. posiada złożoną strukturę. Składa się obecnie z pięciu spółek. Wcześniej, każda z nich korzystała z różnych systemów finansowo-księgowych.

Ważnym aspektem przy wyborze systemu ERP była kwestia łatwej migracji danych. Nasz rozwój będzie realizowany między innymi poprzez akwizycje. Zależało nam, by proces dodawania nowych spółek był prosty oraz nieograniczony. W 2015 roku kupiliśmy spółkę, z którą przechodzimy do systemu Microsoft Dynamics NAV z archaicznego systemu finansowo-księgowego. W tym roku, przejęliśmy kolejną firmę, a w kwietniu rozpoczniemy migrację danych do systemu ERP - mówi Michał Parafiniuk, CFO, FBSerwis S.A.

Własna księgowość
Firma powstała w 2012 roku, jednak na wdrożenie własnego systemu ERP oraz księgowości zdecydowała się dopiero w 2015 roku. Było to związane ze skalą działalności, która na początku była niewielka. W latach 2013-2014 obroty spółki były niskie, więc posiadanie własnego działu księgowości było nieuzasadnione. Wraz z rozwojem, korzystanie z usług outsourcingu księgowości przestało być opłacalne. Koniecznością stało się przejęcie pełnej kontroli nad księgowością oraz przeniesienie jej do własnych struktur .

Usprawnienie procesów w organizacji
Ważnym aspektem, którym kierowała się firma podczas wyboru systemu ERP oraz partnera wdrożeniowego, była dostępność rozwiązań pozwalających na usprawnienie procesu zarządzania dokumentacją papierową oraz produktów umożliwiających tworzenie szczegółowych, spójnych analiz i raportów.

Wdrożone rozwiązania

Jednym z głównych wymagań firmy FBSerwis co do systemu ERP była kwestia wydajności. Planowana inwestycja miała zapewnić, że system będzie rósł razem z organizacją i pozwoli na stabilną pracę zarówno przy 15 jak i 200 i więcej użytkownikach. Odpowiedzią na te wymagania okazał się system MS Dynamics NAV, który dzięki zastosowaniu trójwarstwowej architektury z powodzeniem obsługuje instalacje liczące nawet ponad 500 jednoczesnych dostępów – komentuje Przemysław Kniat, Menadżer ds. sprzedaży, IT.integro.

Zarządzanie dokumentacją
Wśród rozwiązań, które zostały zaimplementowane, duże znaczenie dla władz spółki miało oprogramowanie Document Capture służące do zarządzanie dokumentacją papierową, oparte o technologię OCR. Rozwiązanie jest zintegrowane z systemem Microsoft Dynamics NAV i pozwala na przekazywanie do systemu ERP zeskanowanych faktur oraz dokumentów w momencie ich otrzymania. Document Capture usprawnia przepływ pracy poprzez zautomatyzowanie procesów akceptacji. IT.integro, na życzenie klienta, przeprowadziło kastomizację rozwiązania, tworząc kilkaset alternatywnych, automatycznie określanych ścieżek akceptacji.

Zaawansowana analityka biznesowa (BI)
Kolejnym obszarem, do którego firma FBSerwis przywiązywała szczególną uwagę, była możliwość tworzenia spójnych oraz aktualnych analiz, które opierałyby się na jednej bazie danych. Jet Enterprise bazuje na jednym magazynie danych, zintegrowanym z systemem ERP, który pozwala na tworzenie kompleksowych analiz w bardzo krótkim czasie.

Narzędzia analityczne są dla nas niezwykle istotne. Stworzyliśmy listę raportów, które chcielibyśmy otrzymywać, wykorzystując oprogramowanie. Jet Reports daje wiele możliwości. Posiada duży zestaw kostek standardowych, które adresują większość naszych potrzeb – dodaje Michał Parafiniuk.

Zarządzanie danymi centralnymi
Firma FBSerwis skupia kilka podmiotów wykorzystujących wspólną platformę Microsoft Dynamics NAV. Aby zachować spójność współdzielonych danych (w szczególności kont księgi głównej, wymiarów, nabywców, dostawców, zapasów) pomiędzy poszczególnymi firmami w grupie, zdecydowano się na wykorzystanie autorskiego rozwiązania w postaci modułu MDMS (Master Data Management System).

Współdzielone dane kartotek wprowadzane są przez uprawnionych pracowników do bazy centralnej systemu Microsoft Dynamics NAV, następnie moduł MDMS automatycznie synchronizuje rekordy do podrzędnych firm. Wykorzystanie MDMS przyniosło korzyści w postaci oszczędności czasu (dane wprowadzane są tylko raz) oraz wyeliminowało błędy, które mogłyby powstać podczas wielokrotnego ręcznego przepisywania tych samych informacji. Moduł MDMS usprawnił też pośrednio proces analizy i raportowania poprzez moduł BI. Moduł MDMS automatycznie zapobiega utracie spójności danych, edycja synchronizowanych pól jest możliwa wyłącznie z poziomu bazy centralnej– komentuje Paweł Bartos, konsultant, IT.integro.

Microsoft Azure
FBSerwis jest jedną z pierwszych polskich firm, która zdecydowała się na wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV na infrastrukturze Azure. Rozwiązanie idealnie pasowało się do charakterystyki i modelu biznesowego organizacji.

Platforma Microsoft Azure idealnie wpasowała się w potrzeby firmy FBSerwis związane z infrastrukturą niezbędną do uruchomienia systemu MS Dynamics NAV. Z jednej strony pozwoliła na ograniczenie kosztów związanych z zakupem oraz utrzymaniem własnych serwerów, a z drugiej zapewniła praktycznie nieograniczoną skalowalność, pozwalającą na zmianę parametrów wydajnościowych w niemal dowolnym momencie – mówi Przemysła Kniat.

Podsumowanie wdrożenia systemu ERP
Wdrożenie systemu w FBSerwis trwało niepełne 8 miesięcy. Zakończyło się w grudniu 2015. Realizacją zajęła się firma IT.integro – lider wdrożeń Microsoft Dynamics NAV w Polsce.

Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV w FBSerwis S.A. zbiegło się w czasie z przejęciem przez klienta kilku nowych firm, stanowiących docelowo odrębne podmioty prawne w ramach grupy FBSerwis. Pomimo naturalnych w takich przypadkach, dużych wyzwań, jeden z celów projektu tj. maksymalna unifikacja danych służąca m.in. sprawnej i efektywnej sprawozdawczości w przekroju całej grupy został w pełni zrealizowany – zauważa Andrzej Krawiec, kierownik projektu wdrożeniowego, IT.integro.

Wśród kluczowych korzyści, jakie osiągnęła spółka, należy wymienić m.in. dostęp do spójnej bazy danych w czasie rzeczywistym, pełną kontrolę nad księgowością, elastyczność oraz skalowalność dzięki platformie Microsoft Azure, sprawny proces zarządzania dokumentacją oraz możliwość tworzenia zaawansowanych raportów.

Źródło: www.it.integro.pl