| REKLAMA |
 |
Wychodząc naprzeciw wymaganiom branży budowlanej, firma Suncode stworzyła unikalne rozwiązanie pozwalające na efektywną pracę w zakresie kontroli budżetu zaplanowanego w ramach realizowanych inwestycji.
Realizacja inwestycji pod kontrolą dzięki Plus Workflow
Dzięki systemowi elektronicznego obiegu dokumentów Plus Workflow kontrola wydatków w trakcie realizacji projektu jest możliwa i to już na etapie wprowadzania dokumentu do systemu.
System oparty jest o elektroniczny obieg zapotrzebowań zakupu i faktur, które realizują koszty zaplanowane w ramach realizowanego budżetu. Zaplanowany budżet realizacyjny stanowi punkt odniesienia, z którym porównywane są wartości wynikające z dokumentów dostarczanych do systemu.
Na początku, osoba odpowiedzialna za realizację projektu budowlanego i ustalenie budżetu, definiuje budżet w systemie Plus Workflow. Budżet może zostać zaimportowany z pliku Excel. Co istotne, Plus Workflow umożliwia wielokrotny import budżetu, w przypadku gdy dojdzie do korekt w tym zakresie. Dzięki odpowiednio zdefiniowanemu budżetowi już na etapie składania zapotrzebowania, możliwa będzie weryfikacja kwoty zapotrzebowania z dostępnym budżetem.
Na etapie składania zapotrzebowania, pracownik zobowiązany jest do wypełnienia formularza zadania, w którym określa m.in. rodzaj zapotrzebowania, nazwę dostawcy, rok budżetowy. Uzupełnia on również tabelę zapotrzebowań, czyli m.in. nazwy produktów, MPK, ilość, ceny jednostkowe itp.
Na tej podstawie system automatycznie obliczy wartość netto zapotrzebowania oraz zweryfikuje ją z dostępnym budżetem. Jeśli budżet jest wystarczający, zadanie przesyłane jest do akceptacji przełożonego, a następnie przechodzi na kolejne etapy, zgodnie z poniższym schematem.
Rysunek 1. Schemat procesu zapotrzebowań
Po zrealizowaniu zapotrzebowania na dane dobra, pracownik zobowiązany jest do wprowadzenia faktury kosztowej do systemu Plus Workflow. Dostarczanie faktur do systemu może się odbyć w sposób zautomatyzowany z wykorzystaniem skanera lub telefonu komórkowego, które dostarczą fakturę kosztową na określony adres e-mail, a moduł automatycznie uruchomi jej elektroniczny obieg wewnątrz firmy według poniższego schematu:
Rysunek 2. Schemat procesu akceptacji faktur kosztowych
Warto zaznaczyć, że faktura potwierdzająca zapotrzebowanie może skorygować wartość skonsumowaną przez zapotrzebowanie w przypadku różnicy między dokumentami, zarówno na plus, jak i minus.
System wyposażony jest w narzędzia, które ostrzegają osoby odpowiedzialne o anomaliach związanych z kosztami, np. kwota zarejestrowanego zapotrzebowania zsumowana z wcześniej procedowanymi dokumentami przekracza kwotę dostępnego budżetu dla określonej linii itp. Dzięki temu informacja o realizowanych kosztach dostępna jest na bieżąco, co pozwala planować wydatkowanie środków pieniężnych z odpowiednim wyprzedzeniem. Możliwe jest również raportowanie stanu wykonania budżetu w dowolnym momencie realizacji.
Korzyści wynikające z wdrożenia Plus Workflow dla branży budowlanej:
Realizacja inwestycji pod kontrolą dzięki Plus Workflow
Dzięki systemowi elektronicznego obiegu dokumentów Plus Workflow kontrola wydatków w trakcie realizacji projektu jest możliwa i to już na etapie wprowadzania dokumentu do systemu.
System oparty jest o elektroniczny obieg zapotrzebowań zakupu i faktur, które realizują koszty zaplanowane w ramach realizowanego budżetu. Zaplanowany budżet realizacyjny stanowi punkt odniesienia, z którym porównywane są wartości wynikające z dokumentów dostarczanych do systemu.
Na początku, osoba odpowiedzialna za realizację projektu budowlanego i ustalenie budżetu, definiuje budżet w systemie Plus Workflow. Budżet może zostać zaimportowany z pliku Excel. Co istotne, Plus Workflow umożliwia wielokrotny import budżetu, w przypadku gdy dojdzie do korekt w tym zakresie. Dzięki odpowiednio zdefiniowanemu budżetowi już na etapie składania zapotrzebowania, możliwa będzie weryfikacja kwoty zapotrzebowania z dostępnym budżetem.
Na etapie składania zapotrzebowania, pracownik zobowiązany jest do wypełnienia formularza zadania, w którym określa m.in. rodzaj zapotrzebowania, nazwę dostawcy, rok budżetowy. Uzupełnia on również tabelę zapotrzebowań, czyli m.in. nazwy produktów, MPK, ilość, ceny jednostkowe itp.
Na tej podstawie system automatycznie obliczy wartość netto zapotrzebowania oraz zweryfikuje ją z dostępnym budżetem. Jeśli budżet jest wystarczający, zadanie przesyłane jest do akceptacji przełożonego, a następnie przechodzi na kolejne etapy, zgodnie z poniższym schematem.
Rysunek 1. Schemat procesu zapotrzebowań
Po zrealizowaniu zapotrzebowania na dane dobra, pracownik zobowiązany jest do wprowadzenia faktury kosztowej do systemu Plus Workflow. Dostarczanie faktur do systemu może się odbyć w sposób zautomatyzowany z wykorzystaniem skanera lub telefonu komórkowego, które dostarczą fakturę kosztową na określony adres e-mail, a moduł automatycznie uruchomi jej elektroniczny obieg wewnątrz firmy według poniższego schematu:
Rysunek 2. Schemat procesu akceptacji faktur kosztowych
Warto zaznaczyć, że faktura potwierdzająca zapotrzebowanie może skorygować wartość skonsumowaną przez zapotrzebowanie w przypadku różnicy między dokumentami, zarówno na plus, jak i minus.
System wyposażony jest w narzędzia, które ostrzegają osoby odpowiedzialne o anomaliach związanych z kosztami, np. kwota zarejestrowanego zapotrzebowania zsumowana z wcześniej procedowanymi dokumentami przekracza kwotę dostępnego budżetu dla określonej linii itp. Dzięki temu informacja o realizowanych kosztach dostępna jest na bieżąco, co pozwala planować wydatkowanie środków pieniężnych z odpowiednim wyprzedzeniem. Możliwe jest również raportowanie stanu wykonania budżetu w dowolnym momencie realizacji.
Korzyści wynikające z wdrożenia Plus Workflow dla branży budowlanej:
- Finansowa kontrola budżetu realizacyjnego w czasie rzeczywistym;
- Nadzór nad zakupami i wydatkowanymi środkami przed dokonaniem zakupu;
- Standaryzacja sposobu wydatkowania środków;
- Minimalizacja ryzyka nieautoryzowanych zakupów;
- Ułatwione prognozowanie alokacji środków pieniężnych w czasie;
- Ostrzeganie o przekroczeniach już na poziomie akceptacji zapotrzebowań zakupu;
- Ułatwienie procesowania faktur kosztowych z integracją z systemem FK;
- Możliwość wprowadzania dokumentów w miejscu ich dostarczenia, np. budowa;
- Możliwość rozbudowy systemu o inne proces, np. protokoły odbioru.
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Comarch usprawni zarządzanie dokumentacją w znanych łódzkich instytucjach
Krakowska firma Comarch podpisała dwie umowy na wdrożenie systemu do elektronicznego zarządzania do… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
