Inteligentny system Workflow – czym jest i dlaczego warto go wdrożyć?

 

Na gruncie tych spostrzeżeń narodził się pomysł stworzenia takiego oprogramowania, które samoczynnie dostosuje się do wymagań i zachowań użytkownika. Zwykle, system Workflow jest narzędziem służącym przede wszystkim do monitorowania procesów i zarządzania pracą zespołów oraz osób w organizacji. Jakie zalety posiada to rozwiązanie? Dlaczego warto wdrożyć inteligentny system Workflow i jakie korzyści można osiągnąć? Na te pytania odpowiadam w poniższym artykule.

Jak działa inteligentny Workflow?

Użytkownik rozpoczynający pracę z narzędziem Workflow, początkowo korzysta z ogólnej wersji narzędzia. Program oferuje wówczas bardzo szerokie możliwości, ale nie jest dostosowany do szczegółowych wymagań. Następnie sztuczna inteligencja wbudowana w oprogramowanie samodzielnie gromadzi statystyki z zachowania tego użytkownika, analizuje je, a na końcu decyduje, w jaki sposób zmodyfikować interfejsy, by czynności dało się wykonać prościej, w sposób bardziej przyjazny i ergonomiczny. Po jakimś czasie (od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od liczby akcji wykonanych przez użytkownika) narzędzie ulega samomodyfikacji. W ten sposób z oprogramowania podstawowego, ogólnego, powstaje rozwiązanie dedykowane, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów.

System telemetrii, a inteligentny Workflow

Workflow posiada zaimplementowane tzw. rozszerzenia obsługujące poszczególne działania podejmowane przez użytkowników (np. rozliczanie faktur kosztowych). We wszystkich dostępnych rozszerzeniach narzędzie na bieżąco monitoruje, a następnie wysyła do serwera telemetrii, działania użytkowników (klikanie konkretnych przycisków, wybieranie funkcji z menu, dodawanie komentarzy, edytowanie pól i zapisywanie zmian itd.). Serwer gromadzi wszystkie dane na temat poszczególnych działań wraz z kontekstem ich wywołania, czyli wybranymi polami danych rekordów, na których te akcje były wykonane.

Gdy użytkownik po raz kolejny pracuje w aplikacji na widoku będącym rozszerzeniem do Workflow, system po zmianie rekordu na nowy, w tle wysyła do serwera telemetrii zapytanie z prośbą o wygenerowanie najlepszych podpowiedzi akcji dla tego rekordu danych. W serwerze działa generator sugestii, który na podstawie analizy zgromadzonych danych generuje od jednej do trzech sugestii. Sugestie te są wyświetlane w postaci przycisków na panelu szczegółów inteligentnego systemu Workflow. Naciśnięcie przycisku z tą sugestią powoduje wykonanie tej akcji, na rzecz bieżącego rekordu.

Jak szybko system się uczy?

Wszystkie podpowiedzi generowane są kontekstowo – jeśli w przeszłości użytkownik wykonywał konkretną akcję na rekordach zawierających określone dane, to prawdopodobnie w przyszłości wykona podobne działanie. Algorytmy generowania podpowiedzi są na bieżąco „dostrajane”, gdy wprowadzamy kolejne rozszerzenie. Sam czas uczenia się jest obecnie bardzo krótki – wystarczy już kilka akcji wykonanych ręcznie, by po godzinie pracy z aplikacją inteligentny system Workflow wygenerował nowe podpowiedzi. W przyszłości prawdopodobnie będziemy ten czas wydłużać, aby gromadzić większe ilości danych, przed podpowiedzią czegokolwiek. Znacznie ulepszona wersja generatora podpowiedzi powinna być dostępna pod koniec roku.

Dlaczego warto wdrożyć inteligentny Workflow w swojej organizacji?

Implementacja rozwiązania monitorującego przepływ pracy ze zdolnością samomodyfikacji może przyczynić się do znaczącej poprawy jej efektywności. Inteligentny system Workflow to szereg korzyści. Należą do nich m.in.:

•  szybki obieg dokumentów,
• pełna automatyzacja żmudnych i rutynowych procesów,
• elastyczność w realizacji zadań (z uwzględnieniem zdarzeń nietypowych),
• efektywne wsparcie pracy grup roboczych.

Kiedy zdecydować się na wdrożenie?

Klienci poszukujący rozwiązania do zarządzania przepływem pracy w organizacji napotykają wiele różnych wyzwań, ale kilka z nich przewija się najczęściej. Należą do nich:

• skomplikowany dostęp do pełnej dokumentacji dotyczącej wszystkich projektów, zadań i procesów,
• błędy wynikające z natłoku pracy i nieuporządkowania zadań,
• brak możliwości kontroli bieżącego statusu realizowanych projektów w dowolnym momencie, 
• poświęcanie dużych nakładów czasu na rutynowe i powtarzalne zadania

Wszystkie z nich można w łatwy sposób zautomatyzować, a tym samym „uwolnić” czas pracowników kluczowe obowiązki.

Ile kosztuje i trwa wdrożenie takiego rozwiązania?

Dla naszych obecnych klientów licencje inteligentnego systemu Workflow są dostępne w ramach abonamentu aktualizacyjnego. Dzięki czemu Klient nie ponosi dodatkowych kosztów związanych z nowym rozwiązaniem. W przypadku organizacji planujących wdrożenie, czas ani koszty nie różnią się od tych, dotyczących implementacji standardowego systemu.

Obydwa zależą od skali działalności przedsiębiorstwa, oczekiwań względem projektów i zdefiniowanych celów wdrożenia.

Źródło: www.sente.pl