Eksperci ECM podpowiadają, jak przeprowadzić transformację cyfrową w firmie

Katgoria: ECM / Utworzono: 23 marzec 2020

SER Group

Eksperci ECM podpowiadają, jak przeprowadzić transformację cyfrową w firmie

Zarządzanie projektem wdrożenia systemu do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM) to duże wyzwanie. Jak się z nim zmierzyć? Przede wszystkim należy pamiętać, że przeprowadzenie transformacji cyfrowej w firmie wiąże się nie tylko z samym wdrożeniem technologii ECM. Równie ważnym elementem cyfryzacji jest przygotowanie pracowników na zmiany — zarówno przed implementacją systemu, jak i w jej trakcie, a nawet po zakończeniu. Wskazujemy jak skutecznie zarządzać firmą w trakcie wdrażania projektów ECM.

REKLAMA

Po pierwsze: przekonaj pracowników

Markus Saladin, kierownik programu ECM w przedsiębiorstwie Helvetia powiedział kiedyś: „Zawsze mówimy, że to ludzie zmieniają ludzi, a nie system!” Właśnie dlatego kluczowe jest, by:

Stworzyć narrację pomagającą pracownikom dostrzec i zrozumieć ulepszenia, które przyniesie im zmiana. Dzięki temu będą mieć większe zaufanie do nowego systemu i będą się bardziej identyfikować z firmą i jej celami.
Skoro mowa o celach: należy jasno określić i komunikować cele projektu, np. zamiast „Chcemy przyspieszyć procesy obsługi klienta” warto powiedzieć: „Chcemy przyspieszyć tempo odpowiadania na pytania klientów o 30 proc. dzięki wprowadzeniu cyfrowych kartotek klienta w całym przedsiębiorstwie oraz zapewnieniu działowi obsługi klienta bezpośredniego dostępu do potrzebnych informacji o klientach”.
Jeśli chodzi o zdobycie aprobaty pracowników, należy podchodzić do zmian z wyczuciem: zbyt natarczywe wprowadzanie zmian może wywołać opór. Jeśli nie udzielisz pracownikom wystarczających informacji o zmianach, mogą one wzbudzać strach i niepokój.
Naucz się zarządzać emocjami związanymi ze zmianą; przygotuj się na pytania w stylu: „dlaczego mamy zmieniać coś, co dotychczas dobrze działało?” — w przyszłości bardzo się to opłaci.
Nie wchodź zbyt głęboko w szczegóły: owszem, modernizujesz infrastrukturę informatyczną, ale nie obciążaj pracowników szczegółami technicznymi.

Istnieje kilka sprawdzonych sposobów na uzyskanie akceptacji pracowników. Poniżej podajemy kilka skutecznych kanałów komunikacji:

Wewnętrzna platforma, która udostępni użytkownikom informacje o projekcie i/lub produkcie, szczegóły dotyczące szkoleń, filmy wideo, informacje o zespole odpowiedzialnym za program ECM, a także platformę e-learningową.
Newsletter mający podobny cel, co platforma informacyjna, z tą różnicą, że tutaj pracownicy otrzymują aktualne informacje o statusie, harmonogramie projektu itp.
Intranet lub gazetka pracownicza.
Film o projekcie, wyjaśniający przyczyny i konieczność jego wdrożenia, zakres, korzyści, wpływ na codzienną pracę, itp. Takie rozwiązanie sprawdziło się m.in. w spółce Delvag — firmie ubezpieczeniowej z grupy Lufthansa.
„Dni otwartych drzwi”, np. w działach, na które projekt ECM wywiera wpływ. Pracownicy mogą przez jeden dzień obserwować, jak ich koledzy korzystają z danego produktu, i dowiedzieć się, dlaczego im się podoba. Pozwala to przełamać opory, jakie mogą mieć pracownicy co do używania produktu w ich własnym dziale.
Infolinia dotycząca projektu.

Po drugie: Wyznacz zespół odpowiedzialny za projekt ECM

W zależności od zakresu projektu warto określić niezbędne role i obowiązki poszczególnych członków zespołu ECM. Eksperci z SER Group radzą, aby w zespole projektu ECM znalazło się kilka stanowisk technicznych i organizacyjnych dla osób mających doświadczenie w tego typu projektach. Będą oni odpowiedzialni za wprowadzenie najlepszych procedur i spójnej metodologii. Tak zbudowany zespół ułatwi również menadżerowi rozliczanie z powierzanych zadań. Przykładem zastosowania takiego rozwiązania jest firma HANSA-FLEX. Przed rozpoczęciem projektu ECM zostało w niej zorganizowane spotkanie z udziałem pracowników działu informatycznego, pracowników odpowiedzialnych za ochronę danych, zarządu i pracowników poszczególnych działów. Wspólnie ocenili oni sytuację i podjęli decyzję, jak efektywnie wdrożyć rozwiązania ECM.

Eksperci ECM radzą, aby w zespole znalazły się osoby pełniące funkcje zarówno zarządzające, jak i związane z komunikacją.

Z zakresu zarządzania projektem:

Lider programu ECM — zarządza programem ECM, wyznacza cele, identyfikuje przeszkody, podejmuje decyzje, kontaktuje się z zarządem, współpracuje z kierownikami projektu, ponosi ogólną odpowiedzialność za projekt.
Kierownicy projektu — wspólnie z liderem programu ECM zarządzają ogółem zasobów, przygotowują harmonogram, identyfikują czynniki ryzyka, kontaktują się z obszarami biznesowymi.
Specjaliści ds. prawnych i controllingu — zapewniają przebieg procesu w zgodzie z przepisami prawnymi, ograniczają ryzyka związane z kwestiami prawnymi.
Specjaliści ds. bezpieczeństwa — wdrażają środki ochrony danych, zarządzają upoważnieniami i grupami użytkowników.

Z zakresu komunikacji wewnętrznej:

Specjaliści ds. komunikacji wewnętrznej — budują pozytywną atmosferę dotyczącą wprowadzanych zmian, pomagają pracownikom w zrozumieniu zakresu zmiany, rozwiewają obawy (we współpracy z zarządem), określają plan działań i komunikacji.
Szkoleniowcy — przeprowadzają szkolenia wśród kluczowych grup użytkowników. • Ambasadorzy projektu — pracownicy, którzy popierają zmianę oraz cieszą się popularnością i zaufaniem w swoich zespołach. Swoją aktywną postawą pomagają zaakceptować nowy system oraz przyjąć wprowadzane zmiany z entuzjazmem nawet przez najbardziej niechętnych pracowników.

W trakcie wdrażania systemu ECM mogą się okazać potrzebni dodatkowi pracownicy, np. specjaliści ds. doświadczenia użytkownika, kierownicy ds. informacji, programiści aplikacji czy specjaliści ds. procesów. Eksperci z SER Group zalecają, aby przed rozpoczęciem procesu przeanalizować potrzeby i cele firmy. Pomoże to określić, które specjalności okażą się niezbędne.

Po trzecie: Zarządzaj zmianą

Osoby, które będą prowadzić pracowników przez cyfrową transformację — kadra zarządzająca, kierownicy projektu, HR, szkoleniowcy, superwizorzy, zaawansowani użytkownicy itp. — powinny traktować zarządzanie zmianą jako jedno ze swoich kluczowych zadań. Ważne jest, aby pracownicy widzieli, że ich przełożeni i mentorzy w pełni angażują się w projekt i wierzą w pozytywne skutki zmian. Eksperci ECM zalecają liderom zastosowanie kilku prostych zasad:

Często przekazuj pracownikom informacje o korzyściach wynikających z wdrożenia technologii ECM w ich codziennej pracy. Takie komunikaty możesz formułować np. w newsletterach, na spotkaniach załogi z zarządem lub w Intranecie. Kładź nacisk na to, w jaki sposób nowy system ECM da pracownikom nowe możliwości rozwoju kariery.
Rozwiewaj obawy pracowników. Rozmawiaj z nimi. Pomagaj im zrozumieć, że błędy są czymś normalnym, szczególnie w fazie początkowej. Postaraj się jak najszybciej wyjaśniać pracownikom nowe procesy. Daj im czas na zapoznanie się z nowym oprogramowaniem! • Bądź ambasadorem zmian: okazuj wsparcie, entuzjazm i zaangażowanie w projekt.
Daj członkom zespołu projektowego odpowiednio dużo czasu na wdrożenie projektu, aby nie był to tylko dodatek do ich codziennych obowiązków.
Poproś przedstawiciela kadry zarządzającej, aby zaangażował się we wdrożenie projektu. Będzie to stanowiło duże wsparcie dla zespołu projektowego.
Celebruj sukcesy i zakończenie kluczowych etapów wdrożeń. Doceniaj osiągnięcie zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych celów projektu.

Co w zamian? Sprawność cyfrowa!

Decyzja o przeprowadzeniu cyfrowej transformacji w przedsiębiorstwie oraz skuteczne zarządzanie zmianą pozwala osiągnąć dwie istotne korzyści. Po pierwsze, powstaje kultura pozytywnych zmian w zespole - zmiany są czymś pozytywnym, nie należy się ich bać, przynoszą korzyści w codziennej pracy. Ponadto, skutecznie wdrożony projekt ECM zapewnia trwałą sprawność cyfrową. Za pomocą platformy ECM takiej jak np. Doxis4 przedsiębiorstwo jest w stanie skalować rozwiązania w wielu działach i lokalizacjach oraz dodawać rozwiązania cyfrowe zgodnie z dynamicznie się zmieniającymi potrzebami.

Źródło: www.sergroup.com/pl/

Najnowsze wiadomości

Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes

W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF

SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.

Czytaj całość

Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP

Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.

Czytaj całość

SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP

Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.

Czytaj całość

Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)

Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.

Czytaj całość

Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników

Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.

Czytaj całość

Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej

Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".

Czytaj całość