| REKLAMA |
 |
Zidentyfikować problem
Każdą strategiczną decyzję w przedsiębiorstwie należy podjąć, opierając się na odpowiedniej analizie własnych zasobów i potrzeb, a także określenia przestrzeni, które wymagają zoptymalizowania. Jednym z głównych problemów, z którymi muszą się mierzyć przedsiębiorstwa, są wszelkie działania związane z zarządzaniem dokumentacją. Wymogi prawne jasno określają sposoby przechowywania, czy dostęp do konkretnych dokumentów, zawierających np. dane osobowe pracowników. Wiele problemów przysparza także zarządzanie fakturami, czy kontraktami, a brak pełnej kontroli i terminowości w płatnościach, przekłada się bezpośrednio na straty firmy. Dzięki identyfikacji tych obszarów firma może przygotować listę potrzeb, które później przedstawi firmom zajmującym się zarządzaniem informacją.
Eksperci M-Files wskazują także na konieczność określenia celów biznesowych, jakie mają zostać osiągnięte po wprowadzeniu określonej palety rozwiązań, a także zrozumienie zmian, jakie zajdą w organizacji, zarówno w ujęciu całościowym, jak i w kontekście pracowników.
Wzrost wydajności procesów biznesowych
Jednym z rozwiązań, jakie Iron Mountain proponuje swoim klientom, jest korzystanie ze wszystkich udogodnień oferowanych przez platformę M-Files. Jest to platforma z segmentu BPM, której działanie opiera się na efektywnym organizowaniu informacji i dokumentów, dzięki czemu są łatwe do odnajdywania i zarządzania nimi. Platforma wspiera dowolne procesy biznesowe, a jej połączenie z usługami Iron Mountain sprawia, że klient otrzymuje kompleksowe, nowoczesne i maksymalnie spersonalizowane narzędzia.
Każdą strategiczną decyzję w przedsiębiorstwie należy podjąć, opierając się na odpowiedniej analizie własnych zasobów i potrzeb, a także określenia przestrzeni, które wymagają zoptymalizowania. Jednym z głównych problemów, z którymi muszą się mierzyć przedsiębiorstwa, są wszelkie działania związane z zarządzaniem dokumentacją. Wymogi prawne jasno określają sposoby przechowywania, czy dostęp do konkretnych dokumentów, zawierających np. dane osobowe pracowników. Wiele problemów przysparza także zarządzanie fakturami, czy kontraktami, a brak pełnej kontroli i terminowości w płatnościach, przekłada się bezpośrednio na straty firmy. Dzięki identyfikacji tych obszarów firma może przygotować listę potrzeb, które później przedstawi firmom zajmującym się zarządzaniem informacją.
Bardzo ważne z punktu widzenia wdrażania rozwiązań służących optymalizacji przepływu informacji w firmie jest przygotowanie opisów procesów związanych z dokumentacją – mówi Marcin Drzewiecki, Dyrektor Handlowy Iron Mountain Polska – Mogą one dotyczyć m.in. zarządzenia fakturami, kontraktami, czy dokumentami pracowniczymi, które mogą zostać zdigitalizowane, aby później zasilić platformę ECM. Mając odpowiednią wiedzę w zakresie procedur przepływu informacji w firmie, jesteśmy w stanie zaproponować holistyczne rozwiązanie problemów, których istnienia klient mógł nie być świadomy. Może być to implementacja zaawansowanych platform, np. M-Files, a także przeprowadzenie audytu dokumentacji, czy ich digitalizacji – dodaje.
Eksperci M-Files wskazują także na konieczność określenia celów biznesowych, jakie mają zostać osiągnięte po wprowadzeniu określonej palety rozwiązań, a także zrozumienie zmian, jakie zajdą w organizacji, zarówno w ujęciu całościowym, jak i w kontekście pracowników.
Wzrost wydajności procesów biznesowych
Jednym z rozwiązań, jakie Iron Mountain proponuje swoim klientom, jest korzystanie ze wszystkich udogodnień oferowanych przez platformę M-Files. Jest to platforma z segmentu BPM, której działanie opiera się na efektywnym organizowaniu informacji i dokumentów, dzięki czemu są łatwe do odnajdywania i zarządzania nimi. Platforma wspiera dowolne procesy biznesowe, a jej połączenie z usługami Iron Mountain sprawia, że klient otrzymuje kompleksowe, nowoczesne i maksymalnie spersonalizowane narzędzia.
Oprogramowanie tworzy zespół skorelowanych metadanych, które organizowane są na podstawie ich zawartości. Ze względu na ogromną liczbę możliwości jego wykorzystania, np. w zarządzaniu dokumentami HR-owymi, kontraktami, fakturami, umowami, czy nawet wnioskami urlopowymi i delegacjami, realnie wpływa na efekty biznesowe całego przedsiębiorstwa – tłumaczy Marcin Drzewiecki.
Według badań przeprowadzonych przez M-Files z usług ich platformy najczęściej korzystają przedsiębiorstwa z segmentu produkcji (18%), usług korporacyjnych (11%), usług finansowych (10%) oraz energetyki (7%), a więc firmy, które ze względu na charakter swojej działalności generują bardzo dużą liczbę dokumentów.
Szereg funkcjonalności oferowanych przez oprogramowanie M-Files w bezpośredni sposób przekłada się na biznesową efektywność działań podejmowanych przez przedsiębiorstwa. Badania przeprowadzone wśród klientów, wykorzystujących oprogramowanie M-Files jednoznacznie wskazały jego skuteczność w codziennych pracach. W przypadku jednej z firm budowlanych analogowy proces wyszukiwania faktur trwał nawet tydzień. Po digitalizacji i wprowadzenia faktur do platformy proces ten zajmuje obecnie…pół godziny. Użyteczność M-Files przejawia się także w momencie, w którym kilka osób musi pracować na jednym dokumencie (np. podczas podpisywania umów musi ona zostać sprawdzona przez Zarząd, dział prawny, czy dział finansów). Wykorzystując platformę, przepływ dokumentu w obrębie struktur firmy jest bardzo szybki, co wyraźnie skraca czas całego procesu nanoszenia wszelkich zmian lub uwag.
Oprogramowanie ponadto pozwala także na ścisłą kontrolę nad treścią dokumentów, dzięki której pracownik jest w stanie w bardzo szybki sposób sprawdzić jego zgodność z obowiązującymi przepisami, zlecić jego archiwizację bądź zniszczenie. Pozwala to na zaoszczędzenie setek godzin prac audytowych, czy ryzyka zewnętrznej kontroli procedur związanych z zarządzeniem informacją wewnątrz firmy – komentuje Marcin Drzewiecki.
Sam proces wdrożenia M-Files wewnątrz organizacji jest bardzo krótki. Platforma została zaprojektowana w ten sposób, aby jej obsługa była maksymalnie intuicyjna.
Opanowanie podstawowych funkcji, wykorzystywanych w codziennych pracach wymaga kilku godzin szkolenia – mówi Marcin Drzewiecki – poziom „zaawansowanego użytkownika” osiąga się natomiast po ok. 8 godzinach.
Z punktu widzenia przedsiębiorstwa najkorzystniejszym rozwiązaniem mającym za zadanie zmianę polityki dotyczącej zarządzania informacją wewnątrz firmy, jest zwrócenie się do ekspertów w tej dziedzinie. Dysponując wieloletnim doświadczeniem, firmy takie jak Iron Mountain mogą zwrócić uwagę na problemy, których ich klient nie jest w stanie samodzielnie zidentyfikować. Może się bowiem okazać, iż poza wprowadzeniem rozwiązań informatycznych, konieczne będą także inne narzędzia, służące zoptymalizowaniu wszelkich procesów związanych z zarządzaniem informacją.
Źródło: Iron Mountain Polska
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Comarch usprawni zarządzanie dokumentacją w znanych łódzkich instytucjach
Krakowska firma Comarch podpisała dwie umowy na wdrożenie systemu do elektronicznego zarządzania do… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
