| REKLAMA |
 |
Dopasowanie do potrzeb
Na rynku jest dostępnych bardzo wiele systemów elektronicznego obiegu dokumentów, także w wersji pudełkowej. Jednak nie każde rozwiązanie sprawdzi się w przypadku każdej firmy. Przy wyborze systemu warto pamiętać, że to oprogramowanie powinno dać się dostosować do potrzeb organizacji, nie odwrotnie.
Szczególnie w większych firmach niektóre procesy są na tyle skomplikowane i rozbudowane, że gotowe rozwiązania workflow nie zawsze będą w stanie sprostać oczekiwaniom biznesu. Doskonałym przykładem jest obieg faktury kosztowej, który może składać się z wielu etapów i wymagać zaangażowania pracowników z różnych szczebli struktury organizacyjnej. W takich przypadkach kluczowe jest dokładne odwzorowanie procesu w systemie.
Co prawda niektóre gotowe rozwiązania posiadają bardzo rozbudowane funkcjonalności, jednak mimo to nie zawsze będą to funkcje, które są potrzebne w przypadku danej firmy.
Możliwość rozwoju
Każda organizacja się zmienia, rozwija, dostosowuje do ewoluującego otoczenia biznesowego. System elektronicznego obiegu dokumentu powinien podążać w tym procesie równolegle z firmą i umożliwiać elastyczną modyfikację funkcjonalności i zastosowań, zgodnie z aktualnymi potrzebami. To co sprawdza się w organizacji dzisiaj, za 2 lata może wymagać dużej zmiany.
Firma, która wdrożyła elektroniczny obieg dokumentów w obszarze HR, np. do obiegu wniosków urlopowych lub innych dokumentów kadrowych, z czasem może odczuć potrzebę zastosowania takiego rozwiązania także w innych działach. Dobrze dobrany system powinien umożliwiać bezproblemowe wprowadzenie takiej zmiany.
Krótki czas wdrożenia
Decyzja o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów zapada najczęściej wtedy, kiedy biznes odczuwa już bardzo dużą potrzebę usprawnienia obiegu informacji. Tym samym firma oczekuje jak najszybszego uruchomienia rozwiązania.
Czas wdrożenia rozbudowanych i szytych na miarę systemów może być bardzo rozciągnięty w czasie. Na rynku są jednak dostępne rozwiązania, które bazują na metodologii RAD (Rapid Application Development), umożliwiającej znaczne skrócenie zarówno procesu implementacji aplikacji, jak i jej późniejszej modyfikacji. Pozwala to dostosowywać oprogramowanie do potrzeb firmy i wprowadzać zmiany także bez konieczności uruchamiania prac programistycznych i angażowania działu IT. W takim modelu część modyfikacji może wykonać samodzielnie użytkownik systemu, np. dodanie nowej kategorii dokumentu lub dodatkowego kroku w procesie. Niektóre zmiany nie wymagają prowadzenia testów i są widoczne w systemie od razu.
Łatwa integracja z innymi systemami
Większość firm wdrażających workflow wykorzystuje co najmniej kilka różnych systemów informatycznych: ERP, CRM, oprogramowanie finansowo – księgowe czy wspierające procesy HR. Integracja, pozwalająca na wymianę danych pomiędzy aplikacjami, to jedna z podstawowych funkcji rozwiązań z obszaru elektronicznego obiegu dokumentów. Nie zawsze jednak taka integracja jest łatwa do zrealizowania i uwzględnia specyficzne uwarunkowania organizacji. Taki problem może wystąpić np. w przypadku grup kapitałowych, które chcą korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów z poziomu jednej, centralnej platformy.
Podczas wdrażania workflow warto zwrócić uwagę na elastyczność i łatwość procesu integracji. Istotna dla firmy może być możliwość dokonania zmian w krótkim czasie.
Koszt to nie tylko zakup licencji
Sam zakup oprogramowania to nie cała inwestycja potrzebna do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. Już przy wyborze rozwiązania warto uwzględnić także koszt wdrożenia i późniejszych modyfikacji systemu. W przypadku skomplikowanych procesów lub dużej częstotliwości wprowadzania zmian może okazać się, że obsługa oprogramowania będzie dużo kosztowniejsza niż jego zakup.
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów producenci systemów oferują funkcjonalności ułatwiające ich implementację i bieżącą obsługę. Na rynku są dostępne rozwiązania zawierające np. graficzne kreatory procesów biznesowych, co umożliwia ich odwzorowanie w aplikacji bez konieczności kodowania. W długim okresie czasu koszt takiego systemu może okazać się dużo niższy niż aplikacji, w której każda czynność wymaga angażowania programistów.
Adam Kubat, head of IT systems ArchiDoc, Grupa OEX
Na rynku jest dostępnych bardzo wiele systemów elektronicznego obiegu dokumentów, także w wersji pudełkowej. Jednak nie każde rozwiązanie sprawdzi się w przypadku każdej firmy. Przy wyborze systemu warto pamiętać, że to oprogramowanie powinno dać się dostosować do potrzeb organizacji, nie odwrotnie.
Szczególnie w większych firmach niektóre procesy są na tyle skomplikowane i rozbudowane, że gotowe rozwiązania workflow nie zawsze będą w stanie sprostać oczekiwaniom biznesu. Doskonałym przykładem jest obieg faktury kosztowej, który może składać się z wielu etapów i wymagać zaangażowania pracowników z różnych szczebli struktury organizacyjnej. W takich przypadkach kluczowe jest dokładne odwzorowanie procesu w systemie.
Co prawda niektóre gotowe rozwiązania posiadają bardzo rozbudowane funkcjonalności, jednak mimo to nie zawsze będą to funkcje, które są potrzebne w przypadku danej firmy.
Możliwość rozwoju
Każda organizacja się zmienia, rozwija, dostosowuje do ewoluującego otoczenia biznesowego. System elektronicznego obiegu dokumentu powinien podążać w tym procesie równolegle z firmą i umożliwiać elastyczną modyfikację funkcjonalności i zastosowań, zgodnie z aktualnymi potrzebami. To co sprawdza się w organizacji dzisiaj, za 2 lata może wymagać dużej zmiany.
Firma, która wdrożyła elektroniczny obieg dokumentów w obszarze HR, np. do obiegu wniosków urlopowych lub innych dokumentów kadrowych, z czasem może odczuć potrzebę zastosowania takiego rozwiązania także w innych działach. Dobrze dobrany system powinien umożliwiać bezproblemowe wprowadzenie takiej zmiany.
Krótki czas wdrożenia
Decyzja o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów zapada najczęściej wtedy, kiedy biznes odczuwa już bardzo dużą potrzebę usprawnienia obiegu informacji. Tym samym firma oczekuje jak najszybszego uruchomienia rozwiązania.
Czas wdrożenia rozbudowanych i szytych na miarę systemów może być bardzo rozciągnięty w czasie. Na rynku są jednak dostępne rozwiązania, które bazują na metodologii RAD (Rapid Application Development), umożliwiającej znaczne skrócenie zarówno procesu implementacji aplikacji, jak i jej późniejszej modyfikacji. Pozwala to dostosowywać oprogramowanie do potrzeb firmy i wprowadzać zmiany także bez konieczności uruchamiania prac programistycznych i angażowania działu IT. W takim modelu część modyfikacji może wykonać samodzielnie użytkownik systemu, np. dodanie nowej kategorii dokumentu lub dodatkowego kroku w procesie. Niektóre zmiany nie wymagają prowadzenia testów i są widoczne w systemie od razu.
Łatwa integracja z innymi systemami
Większość firm wdrażających workflow wykorzystuje co najmniej kilka różnych systemów informatycznych: ERP, CRM, oprogramowanie finansowo – księgowe czy wspierające procesy HR. Integracja, pozwalająca na wymianę danych pomiędzy aplikacjami, to jedna z podstawowych funkcji rozwiązań z obszaru elektronicznego obiegu dokumentów. Nie zawsze jednak taka integracja jest łatwa do zrealizowania i uwzględnia specyficzne uwarunkowania organizacji. Taki problem może wystąpić np. w przypadku grup kapitałowych, które chcą korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów z poziomu jednej, centralnej platformy.
Podczas wdrażania workflow warto zwrócić uwagę na elastyczność i łatwość procesu integracji. Istotna dla firmy może być możliwość dokonania zmian w krótkim czasie.
Koszt to nie tylko zakup licencji
Sam zakup oprogramowania to nie cała inwestycja potrzebna do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. Już przy wyborze rozwiązania warto uwzględnić także koszt wdrożenia i późniejszych modyfikacji systemu. W przypadku skomplikowanych procesów lub dużej częstotliwości wprowadzania zmian może okazać się, że obsługa oprogramowania będzie dużo kosztowniejsza niż jego zakup.
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów producenci systemów oferują funkcjonalności ułatwiające ich implementację i bieżącą obsługę. Na rynku są dostępne rozwiązania zawierające np. graficzne kreatory procesów biznesowych, co umożliwia ich odwzorowanie w aplikacji bez konieczności kodowania. W długim okresie czasu koszt takiego systemu może okazać się dużo niższy niż aplikacji, w której każda czynność wymaga angażowania programistów.
Adam Kubat, head of IT systems ArchiDoc, Grupa OEX
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Comarch usprawni zarządzanie dokumentacją w znanych łódzkich instytucjach
Krakowska firma Comarch podpisała dwie umowy na wdrożenie systemu do elektronicznego zarządzania do… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
