Hybrydowe zarządzanie projektami

 

W przypadku metodyk zwinnych (np. Scrum), krótkie iteracje (sprinty) pomagają zespołowi pracującemu nad projektem skupić się na najważniejszych zadaniach i dzięki temu szybko zidentyfikować kluczowe wyzwania. Tu zakres prac może się zmieniać, a postęp będzie osiągany stopniowo, inkrementalnie realizując poszczególne etapy projektu. Pozwala to także błyskawicznie reagować na zmiany oraz szybko dostarczyć zauważalne rezultaty działań nad projektem.

W przypadku metodyk tradycyjnych (np. Prince 2), z góry ustalona jest cena, zakres, czas projektu, które nie ulegają zmianie w trakcie jego trwania. Następnie zwykle tworzy się kaskadowy plan działań, w którym jeden etap nachodzi na kolejny. Tradycyjny model zarządzania projektami jest szczególnie popularny przy dużych, interdyscyplinarnych projektach. Przy odpowiedniej skali projektu, można dopasować go do odpowiednich procesów wewnętrznych w firmie, co pomaga osiągnąć rezultaty zgodne ze specyfikacją i początkowymi założeniami.

Czym jest hybrydowe zarządzanie projektami?

Tak metodologie zwinne, jak i tradycyjne, mają swoje wady i zalety, które pozwalają im dostarczyć wartość w przypadku różnych projektów. W rzeczywistości, najwięcej korzyści w zarządzaniu projektem może dostarczyć metoda będąca połączeniem obu powyższych, znana jako hybrydowy model zarządzania projektami. Taka synergia metodyki klasycznej ze zwinną często może przynieść najlepsze rezultaty, czerpiąc z obu szkół najcenniejsze lekcje.

Niezależnie od wyboru metody, realizując projekt należy przygotować się na konieczność zmierzenia się z trudnościami, takimi jak uwzględnianie nieprzewidywalnych elementów, komunikacja w zespole, reagowanie na zmiany i śledzenie ich źródeł. Podejście hybrydowe pozwala trzymać rękę na pulsie realizacji projektu – dzięki symulacjom harmonogramowym łatwo możemy ocenić zagrożenia i szanse oraz ocenić wpływ zmian na czas realizacji i budżet projektu.

Jak hybrydowo zarządzać projektem?

Metoda hybrydowa pozwala uzyskać świetne rezultaty, kiedy wiemy, na co zwrócić uwagę. Oczywiście, bardzo ważne jest, aby dobrze zdefiniować cel projektu i jego pożądany efekt, jednak jak przygotować się na zmianę i na to, czego nie uda nam się przewidzieć? Na szczęście, nieprzewidywalnością i zmianą da się zarządzać – ale trzeba podejść do tego mądrze. Oto, co koniecznie trzeba zrobić, by zarządzać projektem z sukcesem:

Po pierwsze, zdefiniuj harmonogram. Należy precyzyjnie uzgodnić kamienie milowe projektu, zdefiniować powiązania i pilnować realizacji planu. Działając na jasnym schemacie i znając przyszłe kroki, znacznie zwiększa się szanse na osiągnięcie celu.

Po drugie, śledź i zapisuj zmiany. Przygotuj się na to, że w trakcie trwania projektu wiele spraw może zaskoczyć, ale monitorowanie ich pozwala uspokoić sytuację.

Po trzecie, ustal role w zespole i umocuj poszczególnych ludzi do działania. Właściwe osoby muszą mieć zapewnione odpowiednie narzędzia do realizacji wyznaczonych im zadań.

Po czwarte, wdróż i stosuj narzędzia, które wygodnie usprawniają komunikację. Dzięki temu utrzymasz pełną kontrolę nad nawet wieloma projektami jednocześnie. Umożliwi to nie tylko sprawny przepływ informacji, ale także zbieranie feedbacku od wszystkich członków zespołu.

Po piąte, prowadź profesjonalną dokumentację. Zebranie w jednym miejscu i archiwizacja wymaganych dokumentów może okazać się kluczowe, by wyciągnąć odpowiednie wnioski na przyszłość. Warto jest także rejestrować czas wykonywania poszczególnych zadań.

Pomocne może być także stosowanie się do cyklu Deminga, który opiera się na ciągłym powtarzaniu działań w następującej kolejności:

• planuj (opisz zadanie),
• wykonaj (rejestrując czas i wyzwania na drodze),
• przeanalizuj (udziel i przyjmij feedback
• konkretny, szczery i na czas).
• wyciągnij wnioski i powtórz cykl.

Takie podejście pozwala na lepsze kontrolowanie realizacji zadań, czasu ich wykonania, wykorzystania budżetu oraz obłożenia zasobów.

Korzyści z zastosowania hybrydowej metody zarządzania projektami

Organizacje, które umiejętnie wykorzystują zalety hybrydowego podejścia do zarządzania projektami osiągają lepsze wyniki biznesowe w szybszym czasie oraz dostarczają właściwych narzędzi właściwym osobom. Dzięki temu zauważalnie zwiększają efektywność w realizacji zadań i strategii firmy, podejmując trafniejsze decyzje i sprawnie reagując na zmianę.

Niezależnie od wybranej metodyki – do sprawnego zarządzania projektem niezbędne jest odpowiednie narzędzie. Niestety, często nawet systemy, które na pierwszy rzut oka wydają się właściwe, z czasem (kiedy zakres prac zmienia się lub pojawiają się komplikacje), nie pełnią już dobrze swojej roli.

Źródło: www.edokumenty.eu