Muzeum składa się z centrali i dwunastu filii rozproszonych na terenie miasta. Zatrudnia 214 osób. Wystawy zorganizowane przez Muzeum Historyczne Miasta Krakowa w 2009 roku odwiedziło ponad 386 tys. osób. MHK jako jednostka budżetowa miasta podlega rygorom administracyjnym, w tym procedurom zamówień i rozliczania zakupów. Kluczową, a zarazem najbardziej skomplikowaną, jest procedura audytu i kontroli wewnętrznej wydatków ze środków własnych. Jej sześciostopniowa skala, przy skoncentrowanej terytorialnie strukturze organizacji, była możliwa do wykonania w tradycyjnej papierowej formie. Jednak powiększanie ilości oddziałów niezwykle spowolniało proces administracyjny.

„Wąskie gardło” w procesie zatwierdzania wydatków utrudniało zarządzanie budżetem instytucji. Kadra zarządzająca, z powodu braku odpowiednich narzędzi, nie posiadała informacji o dostępności środków finansowych na realizację poszczególnych zadań. Taka sama sytuacja miała miejsce w przypadku chęci uzyskania informacji o aktualnych kosztach realizowanych zadań.

W procesie pozyskiwania danych nie sprawdzał się tradycyjny czasochłonny, papierowy obieg faktur, który powodował przetrzymanie dokumentów. Skutkiem tego był długi czas oczekiwania na zatwierdzenie zamówień, realizacje zadań lub projektów. Podobna sytuacja miała miejsce w przypadku ich rozliczania i kontroli finansowej. Dyrekcja Muzeum rozpoczęła poszukiwania systemu informatycznego,która posiada rozwiązania dedykowanego dla jednostek budżetowych.

Wdrożenie zostało poprzedzone analizą potrzeb. Przeprowadzono ją w oparciu o wywiady z osobami zawiadującymi procesem audytu z obszarów: dyrekcja, księgowość, sekcja zamówień publicznych oraz biuro podawcze. Na podstawie zebranych danych konsultanci Macrologic zaproponowali wstępny schemat obiegu dokumentów. Macrologic rozpoczął wdrożenie rozwiązania Xpertis dedykowanego dla jednostek kultury,od wprowadzenia rozwiązania pilotażowego na ograniczonej ilości stanowisk – 14 komputerów. Taki zasięg wdrożenia był spowodowany koniecznością wdrożenia w organizacji nowego stylu pracy. W kolejnym kroku dyrekcja Muzeum, zadowolona z rezultatów pilotażu, zdecydowała zinformatyzować wszystkie komórki organizacyjne i zrealizować pełen proces obiegu dokumentów audytu. MHK kupiło 46 dodatkowych licencji, co umożliwiło zastosowanie pełnego obiegu workflow. Wprowadzenie obiegu dokumentów zaowocowało kolejnymi modyfikacjami związanymi z organizacją zarządzania. Użytkownicy systemu ERP Xpertis mogli odtąd rozliczać audyty (w tym także otrzymywać powiadomienia o audytach nierozliczonych), zamykać budżety zadaniowe, a także modyfikować obiegi dokumentów finansowych.

Wprowadzenie systemu wspierającego wymianę informacji i obieg dokumentów pomiędzy poszczególnymi oddziałami i komórkami Muzeum Historycznego Krakowa, wprowadziło zasadnicze zmiany w budżetowaniu i pracy administracyjnej. Najbardziej widoczne były ogromne oszczędności czasu związane z zarządzaniem dokumentami. Zastosowanie systemu zlikwidowało konieczność „chodzenia z papierkiem”, co, w przypadku podróży do centrali, generowało również dodatkowe koszty przejazdu.

Dzięki zamianie papierowej formy wymiany i zatwierdzania informacji na elektroniczną, zlikwidowano problem przetrzymywania i gubienia dokumentów. Uprawnione osoby są powiadamiane pocztą wewnętrzną o dokumencie wymagającym opisu, a wbudowany mechanizm „nieobecności” pozwala na automatyczne przekazywanie dokumentów do wyznaczonych zastępców. Dokumenty nie tylko są przechowywane i przeglądane w systemie, ale również powiązane z właściwym projektem, co z kolei ułatwia audyt. W systemie przechowywane są także elektroniczne obrazy wszystkich faktur i innych przychodzących dokumentów finansowych.

Przyśpieszenie i kontrola realizacji procesu audytu pozwoliły wprowadzić w Muzeum budżety zadaniowe jako formę kontroli wydatków. Osoby sprawujące kontrolę nad procesami decyzyjnymi są informowane przez zdefiniowane w Xpertisie alerty o tym, czy wszystkie wydatki są rozliczone i gdzie powstają ewentualne opóźnienia. Dzięki temu wszelkie wydatki w ramach każdego projektu są aktualizowane na bieżąco i kierownicy oraz dyrektorzy mogą monitorować przekroczenia kosztów. W ten sposób rozwiązano problem przekraczania planów.

Dzięki systemowi ERP Xpertis kadra zarządzająca Muzeum Historycznym ma pod stałym nadzorem wszystkie informacje wprowadzane przez pracowników. System rejestruje każdą modyfikację dokumentu wraz z informacją o godzinie i osobie wprowadzającej zmianę. Sprawdzane są również prawa dostępu na różnych poziomach systemu.

Źródło: www.macrologic.pl