Workflow i satysfakcja gwarantowana!
Praca już dawno przestała być dla człowieka wyłącznie sposobem na zdobycie środków na swoje utrzymanie. Obecnie wykonywany zawód powinien przynosić satysfakcję oraz być sposobem na samorealizację. Niestety do obowiązków większości z nas należy również wykonywanie wielu powtarzalnych działań i kontrolowanie licznych procesów zachodzących w firmie. A gdyby tak do najbardziej monotonnych czynności wykorzystać automat, który by nas z tego wyręczył? W końcu, jeśli praca sprawia przyjemność to człowiek działa efektywniej!
Dwa podstawowe sposoby na reorganizację pracy, znane od zarania dziejów, to wykorzystanie narzędzi oraz znalezienie i zastosowanie odpowiednich reguł. Narzędzia krzemienne, do uprawy roli, koło, sekstant, maszyna parowa, radio, układ scalony i wiele, wiele innych, sprawiły, że ludzkość osiągnęła obecny poziom rozwoju. Z kolei używanie uproszczeń na podstawie związków przyczynowo – skutkowych, pozwoliło pracownikowi skoncentrować się na nowych wyzwaniach, skracając czas wykonywania czynności rutynowych lub podejmowania decyzji w sprawie problemów, z którymi już wcześniej się zetknął sam lub jego poprzednicy. Obydwa sposoby poprawy jakości i szybkości pracy znajdują swoje zastosowanie, także we współczesnym zarzadzaniu firmą.
Podnoszenie efektywność pracy w firmie
W latach ’50 rozpoczął się okres intensywnego rozwoju narzędzi tj. systemów do wsparcia zarządzania. Początkowo skupiano się na wspomaganiu wytwarzania i zarządzania stanem magazynowym, następnie księgowości, kadr oraz sprzedaży, aż wreszcie ostatnie lata to szybki rozwój aplikacji wsparcia sprzedaży, czyli narzędzi ułatwiających budowanie relacji z klientem. Rozwój ten był odpowiedzią na bardzo konkretne potrzeby firm. Sprostać należało licznym wymaganiom prawnym oraz chęci zapanowania nad organizacją pracy wewnątrz firmy, ale przede wszystkim, należało zaspokoić potrzeby coraz bardziej wymagających klientów wobec rosnącej konkurencji. Jak zgodnie twierdzą producenci systemów ERP, praktycznie każdy obszar działalności firmy, jeżeli nie został jeszcze, to może zostać wsparty przez systemy informatyczne.
Paradoksalnie mnogość wykorzystywanych systemów sprawiła, że użytkownik znów ma problemy z organizacją pracy – tym razem tracąc orientację w wielości systemów. Stosując na przykład oddzielny moduł do obsługi klienta, drugi do prowadzenia księgowości, kolejny do obiegu spraw wewnętrznych, jeszcze inny do procesowania dokumentów, łatwo można się pogubić.
Rozwiązaniem może być system do zarządzania przepływem pracy (ang. Workflow), który w jednym miejscu zbiera informacje pochodzące z różnych obszarów działalności firmy. Program umożliwia koordynowanie złożonych działań realizowanych przez zespół ludzi pracujących w różnych departamentach przedsiębiorstwa. Organizuje przepływ pracy poprzez automatyzację procesów biznesowych, w których dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, zawsze według odpowiednich procedur zarządczych - mówi Grzegorz Jurczak, kierownik projektu Workflow, systemu enova z Soneta Sp. z o.o.
Zarządzanie procesowe (BPM)
Naturalnym kierunkiem rozwoju jest więc połączenie wykorzystania reguł i narzędzi do automatyzacji pracy, tak by odpowiedzi na znane pytania mógł udzielić automat, a w przypadku działań wymagających udziału pracownika system dostarczył pełne środowisko pracy bez potrzeby przemieszczania się między systemami. Użytkownik powinien obsługiwać tylko sytuacje wyjątkowe, wymagające kreatywnego myślenia, powinien koncentrować się nad aspektem merytorycznym realizacji zadań, kwestię organizacyjne zrzucając na system. Z tej naturalnej potrzeby zrodziła się koncepcja systemów workflow, które zbierając informację z wielu obszarów działalności firmy, pomagają w organizacji przepływu pracy w firmie między wieloma osobami. Są również sposobem na przechowywanie i egzekwowanie procedur postępowania, a także dostarczenia środowiska pracy użytkownikowi. Wykorzystanie procesowej organizacji pracy jest naturalnym kierunkiem rozwoju firmy i świadczy o jej dojrzałości.
Skuteczna informatyzacja stawia sobie za cel optymalne wykorzystanie technologii informacyjnych do realizacji procesów zachodzących w firmie. Podejście procesowe do organizacji pracy przedsiębiorstwa jest najskuteczniejszym sposobem na jej usprawnienie i osiągniecie istotnej przewagi konkurencyjnej. Nowoczesne rozwiązanie, jakim jest workflow pomaga porządkować procesy biznesowe i skutecznie nimi zarządzać – dodaje Jurczak.
Obszary wykorzystania workflow – case study
Obszarów w firmie, w których można użyć workflow jest wiele: od przetwarzania ofertowania, zamówień i sprzedaży, przez proces obsługi zlecenia serwisowego, po te związane z automatyzacją generowania raportów okresowych z systemu ERP, czy organizacją czynności administracyjnych i wiele innych.
Za przykład może posłużyć proces potwierdzania zamówienia w firmie handlowej. Zamówienie może spłynąć do firmy jednym z wielu kanałów: telefonicznie, w formie listu tradycyjnego lub wiadomości e-mail. W przypadku dokumentu papierowego - po zeskanowaniu przez pracownika sekretariatu, w przypadku przyjęcia telefonicznego – po wprowadzeniu przez handlowca, a dla wiadomości e-mail – przez import, zamówienie trafia do systemu inicjując obieg. System może na podstawie wprowadzonych danych podjąć decyzję, czy wartość dokumentu przekracza określony poziom, jeśli tak, następuje przesłanie dokumentu do akceptacji przez kierownika handlu, w przypadku mniejszej kwoty od razu po weryfikacji niezalegania zamawiającego, system może wygenerować dokument faktura sprzedaży i przekazać dokument handlowy do zatwierdzenia opiekunowi kontrahenta. Po zatwierdzeniu, podobnie jak po odrzuceniu dokumentu na dowolnym etapie, system informuje mailowo zamawiającego jak i handlowca – opiekuna o zaistniałej sytuacji. Udana sprzedaż może również skutkować np. naliczeniem dodatkowych punktów handlowcowi do premii w systemie płacowym jak i klientowi w systemie lojalnościowym.
Źródło: www.enova.pl
Źródło: www.enova.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Comarch usprawni zarządzanie dokumentacją w znanych łódzkich instytucjach
Krakowska firma Comarch podpisała dwie umowy na wdrożenie systemu do elektronicznego zarządzania do… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
