O wskazanie korzyści z implementacji oprogramowania workflow poprosiliśmy poznańską spółkę PrimeSoft Polska – eksperta, który ma na swoim koncie już ponad 200 wdrożeń systemu V-Desk klasy workflow|DMS i od ponad 10 lat współpracuje z liderami rynku w tym zakresie.
1. Oszczędność pieniędzy, ale i czasu
Digitalizacja dokumentów przekłada się na redukcję kosztów. Pracownik biurowy poświęca dziennie 20% czasu pracy na szukanie potrzebnych dokumentów. Przyjmując, że koszt jego utrzymania wynosi 4000 zł miesięcznie, firma traci niepotrzebnie 800 zł. Zatrudniając 50 osób – rocznie można stracić na wyszukiwaniu dokumentów nawet 480 000 zł – wyjaśnia Dorota Szajek z PrimeSoft Polska. Coraz więcej menedżerów zdaje sobie sprawę, że te wydatki można zminimalizować. Dlatego świadomie wybierają oni wdrożenie systemu V-Desk. Ponadto elektroniczne archiwum umożliwia oszczędne zagospodarowanie powierzchni biurowej poprzez zamianę papierowych dokumentów na elektroniczne (ograniczenie liczby segregatorów). Implementacja V-Desk pozwala zaoszczędzić pracownikom czas, który z kolei może zostać poświęcony na wykonywanie innych zadań służbowych. Wpływa to na wzrost wydajności pracy całego personelu.
2. Błyskawiczny dostęp do informacji
3. Bezpieczeństwo przechowywanych danych
Dane dostępne w systemie elektronicznego obiegu dokumentów są niezwykle bezpieczne, co odgrywa duże znaczenie szczególnie w przypadku instytucji publicznych czy sektora finansowego, gdzie wymogi dotyczące dostępu do danych stawiane są na najwyższym poziomie.
System obiegu dokumentów V-Desk jest rozwiązaniem usprawniającym funkcjonowanie każdej firmy. Korzystają z niego przedsiębiorstwa z różnych branż. Wdrożenie systemu workflow zapewnia sprawne zarządzanie dokumentami oraz efektywną obsługę kluczowych procesów biznesowych, co ma przełożenie na redukcję kosztów, wzrost wydajności pracowników, szybki dostęp do danych oraz bezpieczne ich przechowywanie.
Źródło: Primesoft
1. Oszczędność pieniędzy, ale i czasu
Digitalizacja dokumentów przekłada się na redukcję kosztów. Pracownik biurowy poświęca dziennie 20% czasu pracy na szukanie potrzebnych dokumentów. Przyjmując, że koszt jego utrzymania wynosi 4000 zł miesięcznie, firma traci niepotrzebnie 800 zł. Zatrudniając 50 osób – rocznie można stracić na wyszukiwaniu dokumentów nawet 480 000 zł – wyjaśnia Dorota Szajek z PrimeSoft Polska. Coraz więcej menedżerów zdaje sobie sprawę, że te wydatki można zminimalizować. Dlatego świadomie wybierają oni wdrożenie systemu V-Desk. Ponadto elektroniczne archiwum umożliwia oszczędne zagospodarowanie powierzchni biurowej poprzez zamianę papierowych dokumentów na elektroniczne (ograniczenie liczby segregatorów). Implementacja V-Desk pozwala zaoszczędzić pracownikom czas, który z kolei może zostać poświęcony na wykonywanie innych zadań służbowych. Wpływa to na wzrost wydajności pracy całego personelu.
2. Błyskawiczny dostęp do informacji
Z naszego doświadczenia wynika, że większość przedsiębiorstw potrzebuje kilku dni na zaakceptowanie wystawionej faktury, niektóre nawet dwóch tygodni - mówi Dorota Szajek z PrimeSoft Polska. Zdarza się często, że dokumenty ulegają zniszczeniu a nawet zagubieniu – dodaje.Wprowadzenie rozwiązania, jakie oferuje spółka z Poznania, znacznie skraca ten okres. Z rozmowy z przedstawicielem PrimeSoft Polska dowiedzieliśmy się, że klienci, którzy wdrożyli w swoim przedsiębiorstwie V-Desk akceptują faktury już następnego dnia po ich otrzymaniu. Największą korzyścią jest zatem szybki czas reakcji, koordynacja przepływu dokumentów oraz terminowe opłacanie zobowiązań.
3. Bezpieczeństwo przechowywanych danych
Dane dostępne w systemie elektronicznego obiegu dokumentów są niezwykle bezpieczne, co odgrywa duże znaczenie szczególnie w przypadku instytucji publicznych czy sektora finansowego, gdzie wymogi dotyczące dostępu do danych stawiane są na najwyższym poziomie.
Nasza firma korzysta z kilku wariantów zabezpieczeń (protokół SSL, jednorazowe klucze sesji, integracja z kontem domenowym), chroniących przed nieuprawnionym dostępem do systemu – doprecyzowuje Dorota Szajek.Zastosowanie jednocześnie kilku rodzajów zabezpieczeń daje klientom firmy PrimeSoft Polska pewność, że ich dokumenty są w pełni bezpieczne.
System obiegu dokumentów V-Desk jest rozwiązaniem usprawniającym funkcjonowanie każdej firmy. Korzystają z niego przedsiębiorstwa z różnych branż. Wdrożenie systemu workflow zapewnia sprawne zarządzanie dokumentami oraz efektywną obsługę kluczowych procesów biznesowych, co ma przełożenie na redukcję kosztów, wzrost wydajności pracowników, szybki dostęp do danych oraz bezpieczne ich przechowywanie.
Źródło: Primesoft
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Comarch usprawni zarządzanie dokumentacją w znanych łódzkich instytucjach
Krakowska firma Comarch podpisała dwie umowy na wdrożenie systemu do elektronicznego zarządzania do… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
