BPMS, czyli system do bycia wyjątkowym
Posiadanie dziś w firmie wdrożonego BPMS-a nie jest niczym wyjątkowym. Ma go duża liczba przedsiębiorstw w Polsce. Większość jednak systemów tego typu zaprojektowana jest głównie w celu wspierania procesów administracyjnych takich jak obieg dokumentów, czy sprawy kadrowo-płacowe. To niestety za mało, aby naprawdę zoptymalizować biznes i wyróżnić się spośród konkurencji. Jakiego więc BPMS-a należy wybrać? Takiego, który swoją architekturą wychodzi poza standardy i wspiera procesy krytyczne, czyli takie, które realnie pomagają generować przychody w przedsiębiorstwie.
| REKLAMA |
 |
Wyjście poza standardy jest dziś kluczem. Tylko takie firmy, które będą się wyróżniały, będą prezentowały unikalne strategie i wdrażały innowacyjne rozwiązania mają szansę stać się przewagą na rynku. Nie da się tego zrobić pracując w modelu sprzed czterech czy pięciu lat. Odpowiedzią jest wymyślone przez Gartnera podejście – Bimodal IT, które bazuje na spostrzeżeniu, iż zbyt wiele kosztów IT idzie na utrzymanie, a za mało na tworzenie nowości i innowacji. Proponuje ono, aby projekty IT realizowane były w trybie dualnym – wydajności i odporności (performance and reliability) oraz zwinności (agile). Aby się tak stało, systemem BPMS trzeba objąć tak zwany „core biznesu”, czyli procesy logistyki magazynowej lub serwisu, które są krytyczne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Każda większa firma opiera dziś sporą część swojej działalności na systemach informatycznych, które w założeniu mają usprawniać jej funkcjonowanie, przyspieszać realizację zadań i porządkować przebieg pewnych czynności. Dla efektywnego wykorzystania bogatego zaplecza technologicznego konieczne jest zrozumienie mechanizmu działania każdego systemu z osobna. W firmie jest ich zazwyczaj kilka, co powoduje konieczność stworzenia między nimi połączeń – wzajemnie się uzupełniających, dzięki którym będą funkcjonowały z korzyścią dla firmy. Jednak skąd będziemy wiedzieć, że systemy te działają na tyle efektywnie, by podejmować na ich podstawie kluczowe decyzje? Aby tak było, musimy mieć pewność, że systemy dobrze funkcjonują. Nie jest to jednak możliwe do osiągnięcia bez dobrego zrozumienia zachodzących w firmie procesów i bez głębokie wejścia w architekturę funkcjonujących dotychczas systemów ERP.
Problemy z ERP
Przyjrzyjmy się więc systemom ERP, a dokładniej temu, jak wspierają one współczesny biznes. Do częstych problemów, z którymi borykają się firmy, należy m.in. ręczna realizacja wielu procesów mimo posiadanego systemu. Nierzadko istotnym kłopotem jest też sama obsługa ERP – okazuje się zbyt skomplikowana dla niektórych pracowników i nie każdy jest w stanie sobie z nią poradzić. Często dochodzi też do momentu, gdy od wdrożenia systemów minęło już wiele czasu, a w firmie zaszło sporo zmian. Przedsiębiorstwa znajdują się wtedy w patowej sytuacji – mają świadomość, że aktualizowanie systemów ERP pochłonie dużo czasu i pieniędzy, liczą się też z koniecznością ponownego szkolenia załogi z ich obsługi. Niekiedy osoby decyzyjne nie wyrażają zgody na wykonanie takiej aktualizacji, pośrednio zmuszając pracowników do „kreatywnego” obchodzenia niedociągnięć systemu. Tu rodzi się pytanie, czy pracownicy firm rzeczywiście skazani są na zmaganie się z posiadanym ERP i pracę na starych systemach? Odpowiedź brzmi – nie!
Warstwa unikalności
Ciekawą koncepcją odpowiadającą na wyżej zadanie pytanie jest model warstwowy Gartnera (Gartner Pace-Layered Application Strategy), który klasyfikuje aplikacje biznesowe według strategii postępowania. Zgodnie z modelem, aplikacje dzielone są na trzy grupy:
Każda większa firma opiera dziś sporą część swojej działalności na systemach informatycznych, które w założeniu mają usprawniać jej funkcjonowanie, przyspieszać realizację zadań i porządkować przebieg pewnych czynności. Dla efektywnego wykorzystania bogatego zaplecza technologicznego konieczne jest zrozumienie mechanizmu działania każdego systemu z osobna. W firmie jest ich zazwyczaj kilka, co powoduje konieczność stworzenia między nimi połączeń – wzajemnie się uzupełniających, dzięki którym będą funkcjonowały z korzyścią dla firmy. Jednak skąd będziemy wiedzieć, że systemy te działają na tyle efektywnie, by podejmować na ich podstawie kluczowe decyzje? Aby tak było, musimy mieć pewność, że systemy dobrze funkcjonują. Nie jest to jednak możliwe do osiągnięcia bez dobrego zrozumienia zachodzących w firmie procesów i bez głębokie wejścia w architekturę funkcjonujących dotychczas systemów ERP.
Problemy z ERP
Przyjrzyjmy się więc systemom ERP, a dokładniej temu, jak wspierają one współczesny biznes. Do częstych problemów, z którymi borykają się firmy, należy m.in. ręczna realizacja wielu procesów mimo posiadanego systemu. Nierzadko istotnym kłopotem jest też sama obsługa ERP – okazuje się zbyt skomplikowana dla niektórych pracowników i nie każdy jest w stanie sobie z nią poradzić. Często dochodzi też do momentu, gdy od wdrożenia systemów minęło już wiele czasu, a w firmie zaszło sporo zmian. Przedsiębiorstwa znajdują się wtedy w patowej sytuacji – mają świadomość, że aktualizowanie systemów ERP pochłonie dużo czasu i pieniędzy, liczą się też z koniecznością ponownego szkolenia załogi z ich obsługi. Niekiedy osoby decyzyjne nie wyrażają zgody na wykonanie takiej aktualizacji, pośrednio zmuszając pracowników do „kreatywnego” obchodzenia niedociągnięć systemu. Tu rodzi się pytanie, czy pracownicy firm rzeczywiście skazani są na zmaganie się z posiadanym ERP i pracę na starych systemach? Odpowiedź brzmi – nie!
Warstwa unikalności
Ciekawą koncepcją odpowiadającą na wyżej zadanie pytanie jest model warstwowy Gartnera (Gartner Pace-Layered Application Strategy), który klasyfikuje aplikacje biznesowe według strategii postępowania. Zgodnie z modelem, aplikacje dzielone są na trzy grupy:
- Systems of Innovation (Innowacje)
- Systems of Differentiation (Konkurencja)
- Systems of Record (Działanie)
Klasyczne systemy, nieprzystające do dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości biznesowej pozostają w warstwie system of records (warstwa działanie). Są aplikacjami niewymagającymi rozwoju, wspierającymi procesy biznesowe charakteryzujące się niewielką zmiennością, realizujące standardowe funkcjonalności. Aby zmienić sytuację w firmie, należy wyjść poziom wyżej – zainwestować w aplikacje, które są w stanie wspierać unikalne procesy biznesowe oraz funkcje. Są to inteligentne systemy, charakteryzujące się znaczną zmiennością, wynikającą z podatności na zmiany w sposobie funkcjonowania biznesu oraz oczekiwań klientów. Według modelu Gartnera nazywają się systems of differentiation i są warstwą zapewniającą efektywność i konkurencyjność. Według nas – są to nowoczesne BPMS-y, takie jak Novacura Flow.
Najważniejszą kwestią jest fakt, że aby wyjść z warstwy systems of records nie trzeba w firmie robić rewolucji. Są bowiem aplikacje z warstwy systems of differentiation, które są pewnego rodzaju nakładką na systems of records. Nakładką, bo jak sama nazwa wskazuje, jest to element nieinwazyjny, który nie ingeruje w strukturę ERP, a pozwala na uporządkowanie i zmiany w istniejących procesach lub opisanie nowych – w dowolnym momencie, gdy w firmie zaistnieje taka potrzeba.
Wiedza o procesach i znajomość ERP
Ale uwaga! Żeby tak się stało, trzeba dobrze wybrać dostawcę BPMS-a. Ludzie odpowiedzialni za wdrożenie muszą posiadać dogłębną wiedzę o procesach oraz znać elementy, z których składa się stosowany aktualnie w optymalizowanej firmie system ERP. W jego strukturę bowiem trzeba wejść głęboko i dokładnie. Należy uporządkować procesy i na nowo je zdefiniować. To wymaga wewnętrznej dyskusji i wspólnego tworzenia potrzebnych udogodnień razem z użytkownikami. Lata praktyki pokazują, że jeśli dostawca dokładnie ich słucha i dostarcza usprawnień szybko i – co ważne – na czas, są w stanie wykrzesać z siebie naprawdę dużo i nie boją się zmian. Zdecydowanie minęły już czasy, kiedy można było przekonywać pracowników przez długie miesiące, a nawet lata, że wdrożone systemy reprezentują tak zwane najlepsze praktyki i nic nie da się z nimi wobec tego zrobić.
Zatem ważna kwestia. Planując zmiany, po pierwsze trzeba zacząć myśleć o procesach krytycznych oraz skupić się nie na udoskonalaniu administracji, ale procesów ”core” biznesowych. Po drugie należy koncentrować się na aplikacjach, które pomogą się nam odróżnić od konkurencji i które adaptują się bez trudu do zmiennych potrzeb. Po trzecie trzeba brać pod uwagę jedynie tych dostawców oprogramowania, którzy nie tylko oferują sam system BPMS, ale przede wszystkim posiadają praktyczną wiedzę o procesach i systemach ERP. W przeciwnym przypadku narażamy się na niezrozumieniem potrzeb przedsiębiorstw, marnowanie energii i zasobów, i co za tym idzie – uniemożliwienie konkurowania na lokalnym, ale też międzynarodowym rynku. Tylko wielowymiarowe podejście umożliwi pełne wykorzystanie narzędzi wspierających strategiczne zarządzanie przedsiębiorstwem.
Źródło: www.novacura.pl
Najważniejszą kwestią jest fakt, że aby wyjść z warstwy systems of records nie trzeba w firmie robić rewolucji. Są bowiem aplikacje z warstwy systems of differentiation, które są pewnego rodzaju nakładką na systems of records. Nakładką, bo jak sama nazwa wskazuje, jest to element nieinwazyjny, który nie ingeruje w strukturę ERP, a pozwala na uporządkowanie i zmiany w istniejących procesach lub opisanie nowych – w dowolnym momencie, gdy w firmie zaistnieje taka potrzeba.
Wiedza o procesach i znajomość ERP
Ale uwaga! Żeby tak się stało, trzeba dobrze wybrać dostawcę BPMS-a. Ludzie odpowiedzialni za wdrożenie muszą posiadać dogłębną wiedzę o procesach oraz znać elementy, z których składa się stosowany aktualnie w optymalizowanej firmie system ERP. W jego strukturę bowiem trzeba wejść głęboko i dokładnie. Należy uporządkować procesy i na nowo je zdefiniować. To wymaga wewnętrznej dyskusji i wspólnego tworzenia potrzebnych udogodnień razem z użytkownikami. Lata praktyki pokazują, że jeśli dostawca dokładnie ich słucha i dostarcza usprawnień szybko i – co ważne – na czas, są w stanie wykrzesać z siebie naprawdę dużo i nie boją się zmian. Zdecydowanie minęły już czasy, kiedy można było przekonywać pracowników przez długie miesiące, a nawet lata, że wdrożone systemy reprezentują tak zwane najlepsze praktyki i nic nie da się z nimi wobec tego zrobić.
Zatem ważna kwestia. Planując zmiany, po pierwsze trzeba zacząć myśleć o procesach krytycznych oraz skupić się nie na udoskonalaniu administracji, ale procesów ”core” biznesowych. Po drugie należy koncentrować się na aplikacjach, które pomogą się nam odróżnić od konkurencji i które adaptują się bez trudu do zmiennych potrzeb. Po trzecie trzeba brać pod uwagę jedynie tych dostawców oprogramowania, którzy nie tylko oferują sam system BPMS, ale przede wszystkim posiadają praktyczną wiedzę o procesach i systemach ERP. W przeciwnym przypadku narażamy się na niezrozumieniem potrzeb przedsiębiorstw, marnowanie energii i zasobów, i co za tym idzie – uniemożliwienie konkurowania na lokalnym, ale też międzynarodowym rynku. Tylko wielowymiarowe podejście umożliwi pełne wykorzystanie narzędzi wspierających strategiczne zarządzanie przedsiębiorstwem.
Źródło: www.novacura.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Comarch usprawni zarządzanie dokumentacją w znanych łódzkich instytucjach
Krakowska firma Comarch podpisała dwie umowy na wdrożenie systemu do elektronicznego zarządzania do… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
