| REKLAMA |
 |
Częstym przypadkiem jest również zaginięcie istotnej z punktu widzenia firmy dokumentacji – według szacunków może to dotyczyć nawet 7,5% wszystkich dokumentów w przedsiębiorstwach.
Z tym problemem zetknęła się m.in. instytucja, która zajmuje się użyczaniem kredytów studenckich w Stanach Zjednoczonych. W wyniku zniknięcia dokumentów dotyczących dziesiątek tysięcy kredytobiorców, National Collegiate Student Loan Trusts naraziła się w zeszłym roku na straty około 5 miliardów dolarów.
Wzrost wartości rynku ECM w miliardach dolarów, Statista, 2017
Z tego powodu coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w ramach systemu do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (Enterprise Content Management). ECM to strategie, metody i narzędzia, które pozwalają na inteligentną klasyfikację, archiwizację, przetwarzanie danych oraz dokumentów papierowych do formy cyfrowej. Dzięki temu są one łatwo dostępne dla osób, które potrzebują ich w codziennej pracy biurowej. Szacuje się, że do 2021 roku wartość rynku ECM może osiągnąć ponad 66 miliardów dolarów.
Kiedy warto rozważyć wdrożenie ECM?
Według ekspertów z firmy Konica Minolta istnieje kilka podstawowych symptomów, które świadczą o tym, że warto byłoby rozważyć wdrożenie optymalizacji i automatyzację procesu obiegu dokumentów. Przykładowe z nich to:
Z tym problemem zetknęła się m.in. instytucja, która zajmuje się użyczaniem kredytów studenckich w Stanach Zjednoczonych. W wyniku zniknięcia dokumentów dotyczących dziesiątek tysięcy kredytobiorców, National Collegiate Student Loan Trusts naraziła się w zeszłym roku na straty około 5 miliardów dolarów.
Wzrost wartości rynku ECM w miliardach dolarów, Statista, 2017
Z tego powodu coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w ramach systemu do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (Enterprise Content Management). ECM to strategie, metody i narzędzia, które pozwalają na inteligentną klasyfikację, archiwizację, przetwarzanie danych oraz dokumentów papierowych do formy cyfrowej. Dzięki temu są one łatwo dostępne dla osób, które potrzebują ich w codziennej pracy biurowej. Szacuje się, że do 2021 roku wartość rynku ECM może osiągnąć ponad 66 miliardów dolarów.
Kiedy warto rozważyć wdrożenie ECM?
Według ekspertów z firmy Konica Minolta istnieje kilka podstawowych symptomów, które świadczą o tym, że warto byłoby rozważyć wdrożenie optymalizacji i automatyzację procesu obiegu dokumentów. Przykładowe z nich to:
- długi czas realizacji procesu obsługi dokumentu;
- utrudnione i czasochłonne znajdowanie potrzebnych informacji;
- błędy w sposobie opisywania dokumentów oraz duża pracochłonność ich wyjaśniania;
- brak kontroli nad wersjami dokumentów i osobami za nie odpowiedzialnymi;
- brak skutecznego zapewnienia bezpieczeństwa informacji;
- przekroczenia terminów w realizacji spraw;
- brak nadzoru nad przepływem prac.
Co umożliwia ECM?
Korzyści, jakie daje wdrożenie rozwiązania z zakresu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie, to przede wszystkim:
1. Oszczędność miejsca
Wdrożenie ECM polega m.in. na digitalizacji większości procesów zachodzących w firmie, z jednoczesną rezygnacją z niezbędnego do tej pory papieru. Tym samym firma nie potrzebuje koniecznego wcześniej miejsca magazynowego.
2. Oszczędność czasu na wyszukiwanie treści
Według badania przeprowadzonego przez AIIM aż 56% respondentów chciałoby zautomatyzować i usystematyzować proces klasyfikowania dokumentów w firmach, żeby ułatwić ich późniejsze wyszukiwanie. Elektroniczna archiwizacja wszystkich danych przekłada się na większą wydajność operacyjną, ponieważ każdy pracownik może uzyskać dostęp do przechowywanych informacji, kiedy tylko ich potrzebuje. Ponadto, funkcjonalność wersjonowania plików pozwala uprawnionym użytkownikom na śledzenie wszystkich czynności wykonywanych przy poszczególnych dokumentach, kontrolowanie wersji oraz historii zmian.
3. Oszczędność pieniędzy na utrzymanie
Firma nie musi wydawać już pieniędzy na inwestycje w rozwijanie i wspieranie dotychczasowej infrastruktury czy konserwację nowych serwerów. Wdrożenie i instalacja oprogramowania odbywa się jednorazowo, a później na bieżąco aktualizowana jest przez specjalistów z branży ECM. Rozwiązanie ECM nie wymaga zakupów nowego sprzętu – wystarczą dotychczasowe urządzenia (komputer, laptop, telefon, tablet itp.) oraz połączenie z internetem.
Wartość dodana – bezpieczeństwo
Dla większości firm najważniejszym aspektem związanym z obiegiem treści w firmie jest bezpieczeństwo danych – szczególnie w perspektywie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), które zacznie obowiązywać od 25 maja 2018 roku.
Obecnie większość firm prawdopodobnie przestałaby istnieć w ciągu kilku tygodni, gdyby doszło do utraty dokumentacji papierowej z powodu pożaru lub powodzi. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala zaoszczędzić czas i zmniejszyć koszty. Firmy są w stanie ograniczyć wydatki związane z obsługą dokumentów nawet o 40%. Bardzo istotnym aspektem jest również kwestia bezpieczeństwa. Rozwiązania ECM wyposażone są w kompleksowe ścieżki audytu i proaktywne techniki raportowania, które mogą być wykorzystane przez firmy do śledzenia podejrzanych zachowań, takich jak niestandardowe schematy korzystania, bądź logowanie się po godzinach pracy – mówi Marta Kudła, IT Services Portfolio Manager w Konica Minolta Business Solutions Polska.Źródło: Konica Minolta
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Comarch usprawni zarządzanie dokumentacją w znanych łódzkich instytucjach
Krakowska firma Comarch podpisała dwie umowy na wdrożenie systemu do elektronicznego zarządzania do… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
