Jak ONE RENT obniżył koszty księgowości dzięki AI? – automatyzacja z Atisoft

Katgoria: IT SOLUTIONS / Utworzono: 24 listopad 2025

atisoft

Jak ONE RENT obniżył koszty księgowości dzięki AI? – automatyzacja z Atisoft

Automatyzacja księgowości z wykorzystaniem AI – tak jak w przypadku rozwiązania Atisoft wdrożonego w ONE RENT – pozwala przenieść zdecydowaną większość ręcznego księgowania dokumentów do inteligentnego systemu, który pracuje szybciej, dokładniej i taniej niż tradycyjny proces.

REKLAMA

W dynamicznie rosnących firmach – takich jak ONE RENT, zarządzająca flotą 1800 pojazdów i obsługująca ponad 5000 dokumentów księgowych miesięcznie – ręczne przepisywanie paragonów, faktur i biletów bardzo szybko staje się wąskim gardłem całej organizacji. To właśnie w takim środowisku rozwiązanie Atisoft do automatyzacji księgowości AI pokazało pełnię swoich możliwości, osiągając skuteczność rozpoznawania dokumentów na poziomie 96,5% już po kilku miesiącach od startu produkcyjnego.

Dla zarządów i działów finansowych oznacza to coś więcej niż „nową technologię” – to realna zmiana modelu pracy: z ręcznego wprowadzania danych na nadzór i analizę. Automatyzacja księgowości AI od Atisoft nie tylko przyspiesza proces, ale też porządkuje go, wprowadza mierzalność, przewidywalność i pełną audytowalność.

Góra dokumentów vs. zespół księgowy – punkt wyjścia

ONE RENT, sieć wynajmu samochodów z ponad 30 oddziałami i 200 agentami regionalnymi, generowała tysiące dokumentów miesięcznie: paragony za paliwo, bilety kolejowe, faktury serwisowe, rachunki za myjnię czy parking. Każdy z nich musiał zostać ręcznie wprowadzony do systemu księgowego – linijka po linijce, NIP po NIP-ie.

W takim środowisku tradycyjna księgowość szybko ujawnia swoje ograniczenia:

błędy ludzkie na poziomie 3–5% dokumentów (literówki w NIP, pomyłki w kwotach),
opóźnienia – dokumenty czekające tygodniami na wprowadzenie,
frustracja zespołu – doświadczeni księgowi wykonujący pracę, którą mógłby robić stażysta.

Rozwiązanie Atisoft zostało zaprojektowane dokładnie pod takie scenariusze – tam, gdzie liczba dokumentów rośnie szybciej niż zasoby kadrowe, a organizacja oczekuje skalowalności bez ciągłego zwiększania zatrudnienia.

Jak działa automatyzacja księgowości AI od Atisoft?

Rdzeniem rozwiązania Atisoft są wyspecjalizowane modele językowe (LLM), dostrojone do polskich realiów księgowych i różnorodnych formatów dokumentów. System został zbudowany tak, aby radzić sobie z tym, z czym „nie lubią” mierzyć się ludzie: masą, powtarzalnością i chaosem formatów.

1. Rozpoznawanie polskich dokumentów księgowych

System Atisoft automatycznie rozpoznaje:

paragony fiskalne z różnych kas,
faktury VAT od setek dostawców,
bilety kolejowe i komunikacji miejskiej,
dokumenty transportowe i rozliczenia przejazdów,
rachunki za usługi (myjnie, parkingi, drobne naprawy).

Poradzi sobie z dokumentem sfotografowanym telefonem, lekko obróconym, pogniecionym czy słabej jakości. To kluczowe w środowisku takim jak ONE RENT, gdzie agenci dostarczają dokumenty w bardzo zróżnicowanej formie – a Atisoft AI zamienia ten „szum” w ustrukturyzowane dane gotowe do księgowania.

2. Automatyczne wyciąganie danych i weryfikacja

Drugi poziom to ekstrakcja danych:

kontrahent z automatyczną walidacją NIP w bazie GUS,
kwoty netto, VAT i brutto,
stawki VAT (0%, 5%, 8%, 23%),
daty, numery dokumentów, kluczowe pola formalne.

Dzięki temu rozwiązanie Atisoft minimalizuje ryzyko drobnych, ale kosztownych błędów, które w klasycznym procesie pojawiały się przy ręcznym przepisywaniu danych.

3. Inteligentne dekretowanie i zgodność z przepisami

Na końcu system automatycznie tworzy dekret księgowy, przypisując dokument do odpowiednich kont i rodzaju kosztu, z uwzględnieniem polskich przepisów i praktyk księgowych. W przypadku ONE RENT ogromną rolę odegrała integracja z InsERT Rewizor nexo – rozwiązanie Atisoft „wpina się” w istniejący system finansowo-księgowy, zamiast go zastępować.

System flagowania – jak buduje się zaufanie do AI

Kluczowym elementem, który przekonał zespół księgowy ONE RENT, był system flagowania wiarygodności dokumentów.

🟢 Zielona flaga – dokument rozpoznany z wysoką pewnością (powyżej 75%):
- dekret tworzony i księgowany automatycznie,
- księgowy może, ale nie musi go weryfikować.
🔴 Czerwona flaga – niższa pewność lub dokument nietypowy:
- wymagana szybka weryfikacja księgowego,
- system dokładnie wskazuje, które pola budzą wątpliwości.

W praktyce wdrożenia ONE RENT 96,5% dokumentów przechodzi „na zielono”, a księgowi koncentrują się tylko na pozostałych 3,5%. Rozwiązanie Atisoft działa więc jak inteligentny filtr – odsiewa standardowe przypadki, zostawiając ludziom to, co faktycznie wymaga eksperckiej decyzji.

Od pilotażu do 96,5% skuteczności – przebieg wdrożenia

Proces wdrożenia automatyzacji księgowości AI w ONE RENT został podzielony na kilka etapów:

Czerwiec 2025 – pilotaż
Analiza 300 rzeczywistych dokumentów, początkowa skuteczność 62% przy celu 70–75% [case study ONE RENT, 2025]. Na tym etapie zespół Atisoft zidentyfikował kluczowe obszary do poprawy (m.in. oznaczenia VAT na biletach PTU).
Lipiec–sierpień 2025 – dostrajanie
Udoskonalenie rozpoznawania polskich dokumentów, dodanie obsługi nowych typów dokumentów, integracja z systemem księgowym. Tu rozwiązanie Atisoft zostało „docięte na miarę” procesów ONE RENT.
Wrzesień 2025 – start produkcyjny
16 września system wszedł na produkcję, a pierwsze 1000+ dokumentów zostało przetworzonych automatycznie [case study ONE RENT, 2025].
Październik 2025 – potwierdzony sukces
Po przetworzeniu ok. 4000 dokumentów skuteczność osiągnęła 96,5%, a zespół księgowy zaakceptował nowy model pracy jako standard.

Taki schemat wdrożeniowy – pilotaż, dostrajanie, produkcja – jest typowy dla projektów realizowanych przez Atisoft. Pozwala w kontrolowany sposób przejść od „eksperymentu z AI” do krytycznego elementu procesu księgowego.

Twarde liczby: ile można zaoszczędzić?

Automatyzacja księgowości AI to nie tylko „fajna technologia”, ale bardzo konkretny efekt finansowy. Dla ONE RENT oszczędność na jednym dokumencie oszacowano na 2,41 zł, przy założeniu ok. 2,5 minuty pracy samodzielnego księgowego nad pojedynczym dekretem.

Przekłada się to na następujące przykładowe scenariusze:

500 dokumentów miesięcznie → ok. 1 205 zł oszczędności/miesiąc,
1000 dokumentów → ok. 2 410 zł/miesiąc,
2000 dokumentów → ok. 4 820 zł/miesiąc,
5000 dokumentów → ok. 12 050 zł/miesiąc.

W praktyce oznacza to, że w firmach przetwarzających powyżej 500 dokumentów miesięcznie rozwiązanie Atisoft zwykle zwraca się w ciągu 3–6 miesięcy, szczególnie gdy uwzględnimy także koszty nadgodzin, opóźnień i błędów w JPK_VAT.

Kto najbardziej zyskuje na automatyzacji księgowości AI?

Biura rachunkowe

Biura, które obsługują dziesiątki klientów i tysiące dokumentów, mogą dzięki Atisoft:

zwiększyć liczbę obsługiwanych klientów bez zatrudniania nowych osób,
ograniczyć ryzyko błędów w JPK_VAT,
zminimalizować pracę „na ostatnią chwilę” przed terminami podatkowymi.

Firmy z minimum 500 dokumentami miesięcznie

W firmach, które przekraczają próg 500 dokumentów, automatyzacja staje się naturalnym krokiem – ręczne wprowadzanie danych po prostu przestaje się opłacać. Rozwiązanie Atisoft pozwala takim organizacjom przejść z trybu „gaszenia pożarów” w księgowości do trybu kontroli i planowania.

Firmy wielooddziałowe

W przypadku struktur rozproszonych – jak ONE RENT – przewagą Atisoft jest centralne przetwarzanie dokumentów z wielu lokalizacji, standaryzacja procesów oraz możliwość precyzyjnego przypisywania kosztów do oddziałów i miejsc ich powstania.

Rola księgowego w erze AI

Kluczowe pytanie, które pojawia się przy takich wdrożeniach, brzmi: czy AI zastąpi księgowych? Doświadczenie projektów realizowanych przez Atisoft pokazuje coś odwrotnego – AI odbiera zespołowi najbardziej żmudną, mechaniczną część pracy, zostawiając ludziom decyzje wymagające wiedzy i kontekstu biznesowego.

Dzięki systemowi flagowania księgowi w ONE RENT nie „oddali” kontroli nad procesem – przeciwnie, zyskali lepszą widoczność tego, co dzieje się z każdym dokumentem. Automatyzacja księgowości AI staje się więc narzędziem do podniesienia rangi działu finansowego w organizacji, a nie zagrożeniem dla jego istnienia.

Gotowość na KSeF 2026

Ważnym elementem strategii Atisoft jest zgodność z kierunkiem zmian legislacyjnych, w tym z KSeF 2026. System jest projektowany tak, aby:

łączyć dane z dokumentami już znajdującymi się w KSeF,
obsługiwać dokumenty spoza KSeF, które nadal będą obecne w obiegu,
zapewniać prostą integrację z przyszłym API KSeF.

Dla zarządów oznacza to brak „drugiej rewolucji” za rok czy dwa – automatyzacja księgowości AI od Atisoft jest przygotowana na ewolucję przepisów.

Czy Twoja firma jest gotowa na automatyzację księgowości AI?

Trzy proste pytania pomagają to ocenić:

Czy przetwarzacie setki lub tysiące dokumentów miesięcznie?
Czy księgowi tracą czas na przepisywanie danych?
Czy presja terminów podatkowych generuje ciągłe nadgodziny i stres?

Jeśli na choć jedno z nich odpowiadasz „tak”, doświadczenie wdrożenia w ONE RENT pokazuje, że rozwiązanie Atisoft do automatyzacji księgowości AI może realnie odciążyć zespół, uporządkować procesy i wygenerować wymierne oszczędności.

FAQ – najczęstsze pytania o automatyzację księgowości AI

Czy AI zastąpi księgowych?

Nie – rozwiązanie Atisoft usuwa żmudne przepisywanie, a nie rolę księgowego.
System automatycznie rozpoznaje i dekretuje większość dokumentów, a zespół księgowy – jak w ONE RENT – skupia się na analizie, doradztwie i kontroli, obsługując głównie te przypadki, które otrzymują czerwoną flagę.

Co się dzieje, gdy AI się pomyli?

Każdy dokument przechodzi przez system flagowania, a te budzące wątpliwości trafiają do księgowego z czytelnym wskazaniem problemu.
Rozwiązanie Atisoft udostępnia szczegółowe logi i raporty, dzięki czemu każdy dekret można prześledzić krok po kroku i w razie potrzeby poprawić bez utraty kontroli nad procesem.

Czy system rozpoznaje polskie dokumenty i stawki VAT?

Tak, rozwiązanie Atisoft zostało dostrojone do polskich dokumentów księgowych – paragonów, faktur, biletów PKP, komunikacji miejskiej i wielu innych.
System poprawnie odczytuje NIP (z walidacją w GUS), kwoty netto/VAT/brutto oraz pełne spektrum stawek VAT, co potwierdziły wyniki wdrożenia w ONE RENT.

Czy dane są bezpieczne i zgodne z RODO?

Tak, architektura rozwiązania Atisoft opiera się na pełnym szyfrowaniu i anonimizacji danych, z zachowaniem wymogów RODO.
Dodatkowo dostępny jest audyt działań AI, dzięki czemu wiadomo, kto i kiedy przetwarzał dokument oraz jakie decyzje podjął system.

Z jakimi systemami finansowo-księgowymi można to zintegrować?

Przykład ONE RENT pokazuje pełną integrację z InsERT Rewizor nexo, ale model integracyjny Atisoft pozwala rozszerzać obsługę również na inne systemy ERP/FK.
Oznacza to, że organizacje nie muszą wymieniać całego środowiska finansowego – automatyzacja księgowości AI może zostać „dołączona” do istniejącej infrastruktury jako wyspecjalizowany moduł.

Źródło: www.atisoft.pl

Najnowsze wiadomości

Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes

W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF

SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.

Czytaj całość

Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP

Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.

Czytaj całość

SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP

Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.

Czytaj całość

Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)

Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.

Czytaj całość

Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników

Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.

Czytaj całość

Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej

Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".

Czytaj całość