Jakość w systemie

{MosModule Wiadomosci_Dzial

Coca-Cola HBC Polska – informacje o firmie

Coca-Cola to marka znana na całym świecie. Firma jest producentem i dystrybutorem wielu wiodących marek napojów bezalkoholowych, obecnych w ponad 200 krajach świata. Wśród marek firmy obecnych w Polsce znajdują się: Coca-Cola, Coca-Cola Light, Cherry Coke, Fanta, Sprite, Lift, Kinley Tonic, napój izotoniczny Powerade, soki, nektary i napoje owocowe Cappy, napój energetyczny Burn, napoje herbaciane Nestea, napoje kawowe Nescafé Xpress oraz wody mineralne Multivita, Vita i naturalna woda źródlana Kropla Beskidu. System Coca-Cola w Polsce reprezentują dwie firmy: Coca-Cola Services oraz  Cola HBC Polska, która  posiada w Polsce cztery zakłady produkcyjne.

Zarządzanie jakością w Coca-Cola HBC Polska

Coca-Cola przywiązuje najwyższą wagę do zarządzania jakością. Każdy z działów firmy posiada specyficzne wymogi i zasady postępowania. Część z tych zasad została sformalizowana w postaci udokumentowanych procedur. Jednocześnie Coca-Cola HBC Polska posiada wewnątrzkorporacyjny system zarządzania jakością. Każdy zakład produkcyjny posiada własny certyfikowany przez firmę zewnętrzną system jakości. Na to nakładają się wymagania związane z międzynarodowymi certyfikatami, w tym ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, HACCP, GMP czy też BHP.

Dokumentacja związana z zarządzaniem jakością jest bardzo rozbudowana – istnieją dokumenty obowiązujące całe przedsiębiorstwo, ale również takie, które dotyczą tylko wybranych działów np. określonego zakładu produkcyjnego.

Coca-Cola HBC Polska oczekiwała rozwiązania, umożliwiającego efektywne zarządzanie dokumentami i procesami związanymi z zarządzaniem jakością, zgodnego z wymaganiami korporacyjnymi, jak również wymaganiami norm zewnętrznych, np. ISO 9001.

Wyzwania dla IT, wybór rozwiązania

Nowe rozwiązanie miało spełnić szereg wymagań odnośnie zarządzania wersjami dokumentów, uprawnieniami do poszczególnych z nich, a także możliwości opisywania obiegu dokumentów. Ponieważ platformą funkcjonującą w Coca-Cola HBC Polska jest Lotus Notes, rozwiązań szukano wśród aplikacji funkcjonujących w tym środowisku. Po dokładnej weryfikacji oferty rynkowej, podjęto decyzję o wyborze aplikacji stworzonej przez MIS S.A. – mis-Partner21/ISO wraz z usługami: dostosowaniem do potrzeb firmy, wdrożeniem oraz przeszkoleniem użytkowników.

„Aplikacja mis-Partner21/ISO charakteryzuje się dużą elastycznością w zakresie parametryzowania systemu.” – mówi Arkadiusz Bereda, odpowiedzialny za projekt, ze strony Coca-Cola HBC Polska – „Z góry było wiadomo, że każde rozwiązanie trzeba będzie dostosować do naszych specyficznych wymagań. Autorski system zarządzania jakością Coca-Coli narzuca wiele konkretnych rozwiązań. MIS zaproponował szerokie możliwości
w tym obszarze.”

Funkcjonalność rozwiązania

Do nowego systemu przeniesiono dokumenty związane z zarządzaniem jakością, w tym udokumentowane procedury, instrukcje, specyfikacje, akty prawne, raporty z audytów. Jednocześnie zdefiniowano wybrane procesy, w tym: zmianę wersji dokumentu, wprowadzenie nowego dokumentu, planowanie audytów, realizację działań korygujących.

„W procesach takich jak planowanie audytów czy też realizacja działań korygujących uczestniczy wielu pracowników firmy. Automatyzacja tych procesów skraca czas i pozwala na bardziej efektywne monitorowanie ich przebiegu.” – wyjaśnia Arkadiusz Bereda. Nowy system usprawni proces działań korygujących. Rozwiązanie mis-Partner21/ISO umożliwia stały monitoring ich realizacji, powiadamianie pracowników, przydzielanie zadań, przypomnienia, szybką ocenę skuteczności.  Ważną cechą jest możliwość zarządzania wersjami, dzięki czemu pracownicy zawsze korzystają z aktualnego dokumentu. Ponadto osoby koordynujące procesy związane z zarządzaniem jakością mają dostęp do informacji kto z jakimi dokumentami się zapoznał. System mis-Partner21/ISO umożliwia szczegółowe definiowanie praw dostępu do poszczególnych dokumentów.

Wdrożenie

Ustalenia dotyczące nowego systemu przebiegały równolegle w dwóch płaszczyznach. Z jednej strony konsultanci biznesowi definiowali obiegi dokumentów i omawiali te procesy od strony użytkownika. W tym samym czasie doprecyzowywano wymagania i założenia technologiczne. Kolejnym etapem było przygotowanie wersji testowej.  „Przygotowanie aplikacji do naszych potrzeb przebiegało w kolejnych iteracjach – otrzymywaliśmy z MIS aplikację testową, następnie zgłaszaliśmy poprawki, dostawaliśmy następną wersję, aż do uzyskania optymalnego rozwiązania” – wyjaśnia Arkadiusz Bereda. Wersja ostateczna została przygotowana do instalacji pilotażowej. Po pomyślnym przetestowaniu nowy system został udostępniony wszystkim użytkownikom funkcyjnym.

Rezultaty
System mis-Partner21/ISO ułatwia dostęp i dystrybucję dokumentacji jakościowej w firmie, daje również możliwość sprawdzenia statusu konkretnych działań. W organizacji o tak różnorodnych i angażujących wiele osób działaniach bardzo duże znaczenie ma również fakt usprawnienia, dzięki nowej aplikacji, procesów związanych z planowaniem audytów i realizacją działań korygujących.

Źródło: MIS