Zarządzanie dokumentami w Cargoforte

Katgoria: IT SOLUTIONS / Utworzono: 15 sierpień 2006

Cargoforte jest firmą logistyczną zajmującą się spedycją i transportem ładunków w kooperacji z firmami przewozowymi. Firma odpowiada za organizację procesu logistycznego i terminowe dostarczenie towaru.

REKLAMA

Cargoforte powstała w 1994 roku i od 12 lat rozwija się prężnie posiadając obecnie 8 oddziałów na terenie Polski. W 2004 roku firma zajęła 2 miejsce w rankingu firm TSL (Transport, Spedycja, Logistyka) dziennika Rzeczpospolita wg deklarowanego zakresu działania (uniwersalność), a w 2005 roku zajęła 2 miejsce w rankingu „Lokomotywy Polskiej Gospodarki” w podrankingu branżowym - transport lądowy. Cargoforte, dysponując 15 tys. metrów kwadratowych powierzchni magazynowych w całej Polsce, zapewnia także usługi związane z magazynowaniem przewożonego towaru. Towar jest składowany i dostarczany na wskazane przez klienta miejsce w różnych punktach kraju.

Droga do sukcesu
O sukcesie w branży spedycyjnej decyduje wiedza o wymaganiach klientów i znajomość zasad organizacji międzynarodowego transportu – jego aspektów logistycznych i prawnych. Wymagania stawiane firmom spedycyjnym są obecnie bardzo wysokie: towar przewożony jest z kontynentu na kontynent różnymi środkami transportu od statków poprzez kolej i samochody, a skończywszy na samolotach, w określonym przez klienta czasie i przy zachowaniu reżimu ostrożności.

- Wiedza dotycząca organizacji skomplikowanych przedsięwzięć logistycznych, a także przygotowania dokumentacji okazywanej na granicy, w portach i na lotniskach jest jednym z elementów stanowiących o wartości firmy spedycyjnej i jej pozycji na rynku – mówi Krzysztof Lewicki, IT Manager i Pełnomocnik ds. Jakości w Cargoforte

W 2002 roku firma Cargoforte zdecydowała się na wdrożenie systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie dokumentami. Celem wdrożenia było w pierwszym etapie stworzenie elektronicznego repozytorium służącego do archiwizacji i składowania w bazach danych dokumentów wymienianych między firmą Cargoforte i jej klientami. System miał także za zadanie realizowanie funkcji operacyjnych, wspierających pracę spedytorów. Wybór padł na oprogramowanie mis-Partner21 firmy MIS S.A., narzędzie do tworzenia systemów obiegu dokumentów dla firm i urzędów, bazujące na technologii IBM Lotus Notes/Domino.

„Zastosowanie mis-Partner21 umożliwiło nam szybkie tworzenie nowych rozwiązań, a także ich dostosowywanie do zmieniających się wymagań. To było szczególnie ważne zwłaszcza w pierwszej fazie wdrożenia, kiedy nasze oczekiwania były doprecyzowywane.” – ocenia K. Lewicki – „Wykorzystanie mis-Partner21 pozwoliło nam na skoncentrowaniu się przede wszystkim na dostarczaniu wartości biznesowej.”

Przebieg wdrożenia
Aplikacja oparta na mis-Partner21 została uruchomiona w marcu 2003 roku z podstawową funkcjonalnością – korespondencja, dokumenty wewnętrzne, baza kontrahentów. Następnie kody źródłowe zostały przekazane do Cargoforte, która już od ponad 2,5 roku samodzielnie rozwija oprogramowanie. W następnej kolejności uruchomiony został moduł spedycyjny, który ze względu na rosnące wymagania klientów i rynku jest rozwijany do dzisiaj. W lutym 2004, czyli tuż przed pierwszym audytem ISO, wdrożona została pierwsza wersja modułu Zarządzania Jakością. Przechodząc pomyślnie audyt, Cargoforte uzyskała Certyfikat Systemu Jakości spełniając tym samym wymagania normy PN-EN ISO 9001:2001 z zachowaniem kryteriów Wewnętrznego Systemu Kontroli.

Implementacja modułu Zarządzania Jakością była bardzo ważnym etapem wdrożenia. Pierwszym i najprostszym jego zadaniem było przechowywanie i precyzyjna dystrybucja dokumentacji definiującej System Zarządzania Jakością (opisy procesów, procedur oraz instrukcji). W swojej zaawansowanej funkcjonalności system gromadzi wszelkie dokumenty i zapisy wynikające z przyjętych w systemie Zarządzania Jakością reguł – to pozwala uniknąć produkowania ogromnych ilości dokumentów papierowych świadczących o prawidłowo działającym Systemie Jakości.

Ale w branży spedycyjnej standardem weryfikacji najwyższej jakości świadczonych usług jest Wewnętrzny System Kontroli, który ma za zadanie kontrolę kontrahentów firmy spedycyjnej i ustalenie czy nie są to firmy wykluczone z obiegu gospodarczego, np. powiązane z grupami przestępczymi lub terrorystycznymi parającymi się transportem groźnych towarów – broni, materiałów wybuchowych, towarów o podwójnym zastosowaniu. System kontroluje pełen obieg dokumentów związanych z realizacją dostawy, dystrybuowanych do wszystkich podmiotów zaangażowanych w transport towaru, niejako w locie dokonując wszelkich niezbędnych sprawdzeń i weryfikacji (zarówno tych dotyczących poszczególnych stron transakcji, jak i związanych z uwarunkowaniami geopolitycznymi, np. kraje objęte światową kontrolą w obszarze wymiany towarowej). Dodatkowo dokumenty operacyjne, odpowiednio ułożone, samodzielnie tworzą wszelkie wymagane prawem rejestry. System pozwala także na generowanie statystyk dotyczących zarówno poszczególnych obszarów geograficznych, jak i transportowanego asortymentu. Baza kontrahentów jest na bieżąco aktualizowana z uwzględnieniem historii współpracy oraz danych księgowych (m.in. informacje o zaległych płatnościach), pozwalając na łatwe zidentyfikowanie podmiotów, które nie powinny być obsługiwane przez spedytorów.

Nagroda za innowacyjność
Zorganizowanie systemu zarządzania jakością w Cargoforte było w Polsce rozwiązaniem innowacyjnym. Wywiązanie się z roli pioniera w branży łączyło się z koniecznością przekonania firmy audytorskiej do zalet zastosowanego elektronicznego obiegu dokumentów i przerzucenia nań ciężaru udowodnienia poprawności działania Systemu Zarządzania Jakością. Po okresie początkowej nieufności audytorów do wykorzystanych rozwiązań informatycznych okazało się, że system nie tylko spełnia najwyższe wymagania, ale stanowi zdaniem firmy audytorskiej wzór do naśladowania dla innych przedsiębiorstw spedycyjnych.

W maju 2004 został oddany do użytku moduł fakturowania. System pozwala na wystawianie faktur sprzedażowych z zachowaniem wszelkich opisanych powyżej restrykcji oraz rejestruje wszystkie trafiające do Cargoforte faktury zakupowe wraz z ich elektronicznym, zeskanowanym obrazem. W 2005 roku przygotowany i wdrożony został moduł ofertowania służący do budowania ofert – drobnicowych i lotniczych. Cargoforte korzysta obecnie z samolotów około 50 linii lotniczych. System pozwala usystematyzować wszystkie informacje o cenach połączeń na danej linii i wybrać dla klienta najkorzystniejszą ofertę.

Korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów
System składa się z następujących elementów:
- Bank informacji o kontrahentach
- Moduł korespondencji i dokumentów wewnętrznych
- Moduł spedycyjny
- Moduł fakturowania
- Moduł ofertowania
- Moduł zarządzania jakością

Wykorzystywany w Cargoforte system mis-Partner21 firmy jest cały czas rozwijany i aktualizowany zgodnie ze zmieniającym się prawem i otoczeniem biznesowym. Modyfikacje systemu uwzględniają coraz doskonalsze mechanizmy kontroli transportu i coraz obszerniejszą automatyzację pracy spedytora.

- Dzięki zastosowaniu systemu zarządzania obiegiem dokumentów Cargoforte uzyskała realną przewagę konkurencyjną i może skuteczniej walczyć o swoją pozycję na rynku – mówi Krzysztof Lewicki.

Do najważniejszych korzyści wynikających z zastosowania systemu w Cargoforte należy zaliczyć:
- Możliwość szybkiego sięgnięcia do dokumentacji transportowej np. przy rozpatrywaniu reklamacji klienta.
- Odciążenie spedytorów od najbardziej żmudnej pracy i obowiązków związanych z porządkowaniem dokumentacji.
- Zwiększenie wydajności pracy spedytorów – w tym samym czasie obsługiwana jest większa liczba spraw.
- Skrócenie czasu przygotowania nowego spedytora do wykonywania obowiązków pracowniczych.
- Zminimalizowanie szkody po odejściu pracownika z firmy.

Technologia
Aplikacje oparte na mis-Partner21 pracują w środowisku IBM Lotus Notes/Domino, w Cargoforte - na systemie operacyjnym Linux. W każdym z ośmiu oddziałów firmy znajduje się serwer Lotus Domino. Obecnie w Cargoforte pracuje ponad 200 osób, z czego z systemu korzysta około 3/4 pracowników. Oznacza to, że praktycznie każdy pracownik, który bierze jakikolwiek udział w procesie obiegu informacji, tak wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy, ma dostęp do mis-Partner21. O intensywności wykorzystania oprogramowania świadczy liczba tworzonych i składowanych w systemie dokumentów, która wynosi od 1 do 1,5 tysiąca dziennie.

Źródło: MIS

Najnowsze wiadomości

Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes

W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF

SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.

Czytaj całość

Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP

Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.

Czytaj całość

SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP

Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.

Czytaj całość

Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)

Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.

Czytaj całość

Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników

Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.

Czytaj całość

Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej

Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".

Czytaj całość