Platforma WEB dla rynku paliwowego

REKLAMA

Przed wdrożeniem systemu klasy ERP

W Slovnaft Polska niedługo po powstaniu firmy zdano sobie sprawę z konieczności zastosowania zintegrowanych narzędzi informatycznych i zastąpienia nimi systemów rozproszonych, które obsługiwały m.in. sprzedaż hurtową, detaliczną, finanse i sprawozdawczość. Brak integracji wykorzystywanych wtedy rozwiązań uniemożliwiał właściwą współpracę między nimi. Dane wprowadzane były wielokrotnie, a więc wiele czasu zajmowało sprawdzanie ich jakości oraz wyszukiwanie i eliminacja błędów. Brakowało interfejsów usprawniających pracę, a sprawozdawczość zarządcza stała się zadaniem bardzo czasochłonnym przez konieczność tworzenia raportów ad hoc w arkuszach kalkulacyjnych. Bilansowanie miesięczne trwało około 8 dni.

Zarząd korporacji, chcąc przyspieszyć rozliczenia miesięczne i znormalizować raporty, zaostrzył warunki współpracy, w wyniku czego Slovnaft Polska, aby sprostać oczekiwaniom centrali w Bratysławie, postanowił zakupić zintegrowany system wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem. Ponadto, w obliczu dynamicznego wzrostu hurtowej sprzedaży paliw, rozproszony system nie byłby w stanie obsłużyć szybko rosnącej liczby transakcji.

Czas na nowy system

W maju 2002 r. podpisano umowę z firmą IFS – dostawcą zintegrowanego systemu klasy ERP wspomagającego zarządzanie – IFS Applications. Był to w zasadzie początek implementacji nowej technologii informatycznej w Slovnaft Polska – wdrożenia, przebiegającego zgodnie z metodologią firmy IFS. Zasadnicze wdrożenie IFS Applications nastąpiło na początku 2003 roku i objęło następujące moduły: IFS Finanse, IFS Dystrybucję, IFS Produkcję, IFS Zarządzanie Dokumentacją oraz CRM. Równocześnie nastąpiła integracja wszystkich obszarów działania firmy. Uporządkowano rachunkowość zarządczą, rozpoczęto jednokrotne wprowadzanie danych do systemu w miejscu ich powstawania oraz automatyczne rozliczanie kosztów i kontrolę przepływów finansowych. Slovanft Polska zaczął tym samym czerpać wszystkie możliwe korzyści, jakie można było osiągnąć dzięki zbudowaniu jednolitej bazy danych dla całego przedsiębiorstwa.

Najważniejszy jest Klient

Warunki panujące na rynku szybko się jednak zmieniają, procesy gospodarcze przyspieszają, rosną wymagania klientów. Z upływem czasu, dotychczas stosowany w firmie Slovnaft Polska system komunikacji z klientami zaczynał być coraz bardziej uciążliwy. Problem polegał na tym, iż większość wymaganych informacji mogła być udzielana klientom tylko poza systemem informatycznym. Zajmował się tym zespół wyznaczonych pracowników, kontaktujących się z klientami drogą telefoniczną i faksową. W ostatnich latach przeprowadzono reorganizację działalności firmy. Zrezygnowano ze sprzedaży detalicznej, skupiając się na obrocie hurtowym oraz rozwoju sieci partnerskich stacji paliw sprzedającej wysokiej jakości paliwa uszlachetnione. Slovnaft starał się stale doskonalić obsługę swoich klientów. W obliczu rosnącego wolumenu sprzedaży, nadszedł czas na wprowadzenie udoskonaleń i w tej dziedzinie. Po kompleksowej informatyzacji przedsiębiorstwa i po wdrożeniu modułu CRM, zainteresowano się stworzeniem platformy WEB, mając na uwadze fakt, iż jedynie takie rozwiązanie umożliwi szybką i harmonijną współpracę w procesie obsługi klienta. Ekipie wdrożeniowej platformy WEB postawiono wiele ambitnych zadań do zrealizowania.

Wybór i wdrożenie platformy WEB

Decydując się na usprawnienie dotychczas stosowanych rozwiązań, 20 grudnia 2005 roku, Zarząd Slovnaft Polska podpisał kolejną umowę z firmą IFS Poland. Wybór dostawcy systemu wynikał z tego, że IFS Poland, wdrażając wcześniej rozwiązanie klasy ERP, wykazała się wiedzą o specyfice działalności przedsiębiorstwa Slovnaft oraz elastycznym podejściem do potrzeb klienta. Na wstępie określono potrzeby firmy oraz jej możliwości technologiczne. Główny akcent położono na funkcjonalność, otwartość i integrację z innymi narzędziami informatycznymi wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie oraz na niezależność od platformy systemowo – sprzętowej, nowoczesność rozwiązań i bezpieczeństwo przetwarzania danych.

„W naszej firmie zastosowano rozwiązania unikalne, nie stosowane nigdy wcześniej na polskim rynku – komentuje Dominik Jarczyk, koordynator działu IT & ERP, kierownik projektu wdrożenia platformy WEB – w głównej mierze wynikało to ze specyfiki branży, w której działa przedsiębiorstwo. Tempo wdrożenia dostosowano do naszych możliwości. Wzięto pod uwagę fakt, że zespół projektowy był równocześnie cały czas zaangażowany w bieżącą obsługę przedsiębiorstwa. Poszczególne działy zostały poddane szkoleniom. Po zakończeniu I etapu wdrożenia w sierpniu 2006 roku, na Portalu IFS B2B pojawiły się informacje o zamówieniach i fakturach, a po zakończeniu II etapu, w marcu 2007 r. uruchomiono pełną funkcjonalność rozwiązania – informacje o saldzie klienta, płatnościach, możliwość składania zamówień poprzez portal oraz dedykowany portal dla klientów typu Key Partner, obsługiwanych na odrębnych zasadach.

Dane z wdrożonego systemu wykorzystywane są w firmie w ciągu całego procesu współpracy z klientem, począwszy od Działu Sprzedaży, poprzez Dział Zamówień, Logistyki, Controllingu, aż po system raportowania. Zaimplementowane aplikacje służą do automatyzacji procesów, integracji danych, poprawy jakości obsługi klienta, obniżenia kosztów oraz wyeliminowania błędów.

Portal IFS B2B na platformie WEB jest bezpośrednio wykorzystywany przez 35 wewnętrznych użytkowników firmy i usprawnia całościową obsługę procesu sprzedaży. Z portalu korzysta też 300 użytkowników zewnętrznych – klientów firmy Slovnaft Polska.

Użytkownicy zewnętrzni – klienci mają stały dostęp do aktualnej informacji o cenach paliw, swoim bieżącym saldzie rozliczeń z firmą, aktualnym statusie realizacji swojego zamówienia, zaksięgowanych wpłatach oraz wystawionych fakturach (przegląd historii faktur z możliwością wydruku wyciągu faktury).

„Za pośrednictwem portalu klienci mogą sprawniej składać zamówienia. System zapewnia automatyczne uzupełnianie pól wyliczeniowych i weryfikację formularza. Klienci mogą także być automatycznie powiadamiani pocztą

elektroniczną o zdefiniowanych wcześniej zdarzeniach, np. o wystawieniu faktury – wyjaśnia Dominik Jarczyk – o wygodzie zrealizowanego Portalu IFS B2B świadczy szybki wzrost liczby chętnych do wykorzystania tej formy wymiany informacji z firmą. Już w pierwszym miesiącu eksploatacji portalu 10% zamówień było składanych przez Internet, a obecnie, po trzech kolejnych miesiącach 47% zamówień pochodzi z portalu. Klienci, którzy raz skorzystali z tej metody, korzystają z niej już ciągle.”

Plany na przyszłość

Platforma WEB jest obsługiwana i rozwijana obecnie we własnym zakresie przez pracowników Slovnaft Polska. Portal Slovnaft Polska wykorzystywany jest w sposób ciągły. Jak dotąd nie zanotowano żadnej awarii, uniemożliwiającej korzystanie z niego. Portal pracuje na stabilnej platformie Windows 2003 Server, Oracle 8.

„Z pomocy ekspertów IFS korzystamy, gdy zachodzi konieczność ingerencji w mechanizmy bazodanowe systemu – mówi Dominik Jarczyk – system informatyczny musi być stale rozwijany, chociażby w celu optymalizacji zmieniających się w czasie procesów gospodarczych w firmie. Na szczęście zawsze możemy liczyć na pomoc. Firma IFS jest otwarta na nasze potrzeby i dostosowuje oferowane rozwiązania do naszych oczekiwań.

Ciągle poszukujemy nowych możliwości rozwoju systemu informatycznego – dodaje Dominik Jarczyk, ujawniając przyszłe plany przedsiębiorstwa – obecnie stoi przed nami zadanie automatyzacji obsługi transferów danych między firmą a bazami paliwowymi. W niedalekiej przyszłości czeka nas również przygotowanie systemu do rozliczeń związanych z produkcją biopaliw.”

Źródło: www.ifs.com