SmartMedia to jeden z liderów polskiego rynku producentów specjalistycznego oprogramowania do zarządzania: majątkiem, należnościami i aktami. Jako firma technologiczna, która powstała w Trójmieście w wyniku połączenia pasji i zaangażowania osób pragnących osiągnąć sukces na rynku IT, od samego początku oferuje swoim klientom kompleksowe, nowoczesne i niezawodne rozwiązania wspomagające funkcjonowanie firm, organizacji oraz instytucji publicznych, tzw. Smart Business Solutions.

Firma SmartMedia oferuje również swoim klientom kompleksowe usługi doradztwa i szkoleń z zakresu wdrożenia i wykorzystania rozwiązań, czy rozbudowy rozwiązań i ich aktualizacji. Priorytetem dla zespołu firmy SmartMedia jest zapewnienie najwyższej jakości, intuicyjnej i łatwej obsługi oraz przydatnych funkcjonalności rozwiązań.

SmartMedia prowadzi także działania badawczo-rozwojowe, a nad tym, aby proponowane rozwiązania odpowiadały realiom polskiego biznesu i były zgodne z obecnymi wymogami prawa i światowymi standardami czuwa zespół współpracujących na co dzień z firmą informatyków, prawników, jak również ekonomistów.

Rozwiązanie STOCK

STOCK jest systemem usprawniającym proces zarządzania majątkiem zarówno instytucji publicznych, jak i firm prywatnych. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom informatycznym ewidencja majątku przebiega w prosty sposób, pozwala oszczędzić czas, pieniądze i energię potrzebne do przeprowadzenia inwentaryzacji w tradycyjny sposób.

Praca z systemem STOCK umożliwia sprawne oznakowanie składników majątku za pomocą technologii kodów kreskowych, bądź technologii RFID, umieszczonych na samoprzylepnych etykietach. Podczas inwentaryzacji przedmioty są identyfikowane dzięki wykorzystaniu przenośnego, łatwego w obsłudze kolektora danych. Zebrane dane, po transmisji do programu STOCK, automatycznie porównywane są ze stanem księgowym, co wyklucza możliwość pomyłki. STOCK automatycznie generuje arkusze spisu z natury, wykazy różnic inwentarzowych wraz z ich rozliczeniem – pozwala stworzyć bazę zawsze uporządkowanych i aktualnych danych na temat posiadanego majątku.

Ergo Arena

Hala Ergo Arena jest obecnie najnowocześniejszym obiektem widowiskowo-sportowym w Polsce, w którym organizowane są imprezy sportowe najwyższej rangi (m.in. takich dyscyplin halowych jak: koszykówka, siatkówka, sporty walki czy lekkoatletyka) oraz wielkie wydarzenia kulturalne: koncerty, spektakle teatralne, operowe i imprezy rozrywkowe. Hala pomieści ok. 11 tysięcy widzów, a wraz z miejscami stojącymi, nawet ok. 12,5 tysiąca.

Ponieważ obiekt wybudowano na granicy Gdańska i Sopotu, jest on własnością obu miast. Urząd Miasta Sopotu, który już wcześniej z sukcesem korzystał z rozwiązań SmartMedia, ponownie zdecydował się na zakup rozwiązania tej firmy i w celu objęcia kompleksową inwentaryzacją wszystkich składników majątku obiektu, rozszerzył licencję STOCK do 30.000 składników. W jednej instalacji obsługiwany jest zarówno majątek urzędu, jak i majątek hali wspólny z UM Gdańsk.

Wdrożenie

Konfiguracja STOCK dla Urzędu Miasta Sopot:

• wersja 3.00,
• licencja na 30.000 przedmiotów,
• moduł użytkowników,
• moduł amortyzacji,
• moduł pól definiowalnych,
• moduł ewidencji gruntów i budynków,
• pomoc techniczna do 5 października 2011 roku. Moduły

Moduł użytkowników

Moduł użytkowników daje pewność, że osoba obsługująca program, która miała tylko wydrukować i przykleić etykiety, nie będzie mogła usunąć składnika z systemu lub przenieść go do innego działu. Moduł zarządzania użytkownikami zapewnia oddzielne konta dla użytkowników, możliwość tworzenia grup użytkowników, rozbudowany system uprawnień, powiązanie zalogowanego użytkownika z każdą czynnością wykonaną w systemie, szczegółowy dziennik zdarzeń.

Moduł amortyzacji

Moduł amortyzacji umożliwia wyliczenia wartości aktualnej składnika z uwzględnieniem amortyzacji w sposób liniowy, degresywny oraz jednorazowy, dokonywanie modernizacji oraz przeszacowań, a także wydruku tabeli amortyzacyjnej, umorzeń oraz modernizacji i przeszacowań. Dodatkowo, rozbudowany kreator umożliwia dostosowanie wszystkich wydruków do potrzeb firmy poprzez m.in. filtrowanie składników, grupowanie oraz sortowanie. Możliwe jest także automatyczne generowanie planu amortyzacji, jak również jego ręczna modyfikacja.

Moduł pól definiowanych

Moduł pól definiowalnych pozwala użytkownikom na dodanie dowolnych informacji do karty składnika. Dzięki modułowi rozwiązanie STOCK daje możliwość jeszcze pełniejszego dostosowania programu do zasad i warunków panujących w organizacji - system zawiera dowolne informacje, których nie zapewnia moduł podstawowy, a dodatkowe pola podlegają kryteriom wyszukiwania oraz mogą być drukowane na wszystkich raportach i zestawieniach.

Moduł ewidencji gruntów i budynków

Moduł zarządzania gruntami i budynkami pozwala na prowadzenie dodatkowej ewidencji gruntów i budynków oraz zarządzanie nią w wygodny i intuicyjny sposób. Dodatkowo pozwala na generowanie raportów GUS F-03 oraz SG-01.

Zarządzanie gruntami rozbudowane zostało o możliwość dzielenia działek na mniejsze oraz łączenia wielu działek w jedną. Każda nowo powstała działka zawiera w karcie składnika historię przeprowadzonych na niej operacji oraz informacje o działkach pierwotnych, z których się wywodzi.

Po oznaczeniu składnika jako grunt lub budynek, na jego karcie dostępne są informacje dodatkowe pozwalające na wprowadzenie dedykowanych danych. Rozbudowana wyszukiwarka w szybki sposób odnajduje działki i budynki po fragmencie adresu, rodzaju, numerze księgi wieczystej, a nawet powierzchni.

Generowanie raportu GUS odbywa się automatycznie, po uzupełnieniu istotnych danych w składnikach majątku. Pola zawierające informacje nieobecne w systemie STOCK mogą być uzupełnione ręcznie.

Import danych

Urząd we własnym zakresie przygotował dane do importu w pliku Excel, zaś SmartMedia je przekonwertowała i z końcem maja 2011 roku zaimportowała informacje do pracującego w UM Sopot systemu. Dane zawierały informacje o nazwie, wartości i lokalizacji przedmiotów, a także wszelkie informacje niezbędne do prawidłowego naliczania amortyzacji. Do ewidencji zostały wprowadzone wszystkie elementy majątku hali poczynając od krzeseł, przez wyposażenie biur, na elementach monitoringu i systemów audio-video skończywszy.

Urząd Miasta Sopotu dokupił również drukarkę kodów kreskowych Argox CP-2140 oraz kolektor Unitech PA500 z zainstalowanym oprogramowaniem STOCK Mobile. Numery identyfikacyjne majątku, kody kreskowe i etykiety zostały skonfigurowane tak, aby z umieszczonych oznaczeń mógł również korzystać UM Gdańsk, który obecnie używa innego oprogramowania. Poprzez konfigurację dodatkowego pola z numerem identyfikacyjnym używanym przez UM Gdańsk – udało się osiągnąć zamierzony efekt.

Cały majątek Ergo Areny został przeznaczony do oznaczenia trwałymi etykietami, z zawartością specjalnie zaprojektowaną dla hali. Na początku czerwca odbyło się szkolenie czterech pracowników UM Sopot odpowiedzialnych za ewidencję majątku obiektu. Ponadto, pracownicy SmartMedia przez dwa dni pełnili nadzór merytoryczny podczas pierwszej inwentaryzacji – tzw. asystę przy inwentaryzacji.

Korzyści z zastosowania rozwiązania STOCK:

• uporządkowane i zawsze aktualne dane na temat majątku,
• zmniejszenie kosztów i czasu związanego z zarządzaniem majątkiem i inwentaryzacją,
• ograniczenie do minimum liczby osób uczestniczących przy spisach,
• szybka i bezbłędna inwentaryzacja wszystkich składników majątku,
• łatwy dostęp do wszystkich dokumentów wygenerowanych przez aplikację,
• obsługa aplikacji poprzez przeglądarkę www zapewnia dostęp do danych z każdego miejsca i dowolnego komputera w firmie/instytucji (obsługa oddziałów i filii).

Klient

Urząd Miasta Sopotu Ergo Arena (½ Sopot, ½ Gdańsk)

Cel

Ewidencja majątku z wykorzystaniem nowoczesnych rozwiązań informatycznych. Usprawnienie inwentaryzacji dzięki wykorzystaniu mobilnych terminali. Naliczanie amortyzacji środków trwałych. Współpraca i wymiana informacji z UM Gdańsk.

Kontakt:

Rafał Podsiadło – kierownik ds. wdrożeń, SmartMedia Sp. z o.o. e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Do najważniejszych rozwiązań SmartMedia należą:

• STOCK – zarządzanie majątkiem
• SmartCase – zarządzanie teczkami
• SmartReactor – zarządzanie należnościami
• Dziennikus.pl – elektroniczny dziennik lekcyjny

Źródło: SMARTMEDIA