Problem z procedurami jest jednak taki, że angażują wiele osób i przez to przeciągają się w czasie. Dodatkowo przy przekazywaniu sprawy od jednego do drugiego pracownika dokument może się zgubić. I gubi się. Oczywiście nie dzieje się tak co dzień, ale raz na jakiś czas dokument znika – albo spada na podłogę, albo chowa się w niewłaściwym segregatorze, udowadniając, że prawo entropii ciągle działa.
W firmach o małej liczbie dokumentów problem jest łatwy do opanowania prostymi środkami. Jednak gdy dokumentów dziennie pojawia się sto i więcej, problemy się potęgują, rośnie także zatrudnienie. Przeciągające się procedury są negatywnie odczuwane przez kooperantów. Również najprostsze koszty samego wprowadzania treści dokumentów do systemu ERP zaczynają istotnie ważyć.
Wszystkie te problemy są znane od dawna. I też dawno temu wymyślono ideę elektronicznej wymiany dokumentów (EDI). Jednak niewiele jest firm na świecie, które mają taką pozycję rynkową, aby wymusić na wszystkich kooperantach komunikację w tym a nie innym formacie EDI. Do większości firm dokumenty docierają na różnych nośnikach, z czego papier i faks nadal stanowią zdecydowaną większość.
Jedno z rozwiązań tego problemu proponuje firma TOPCALL w swoim najnowszym systemie „Fax Connect for Orders”. Podstawową ideą tego rozwiązania jest doprowadzenie do sytuacji, kiedy wszystkie dokumenty, niezależnie od nośnika, są odczytywane w momencie ich pojawienia się w firmie. Do procedury weryfikacji i akceptacji kierowane są elektroniczne obrazy dokumentów źródłowych wraz z odczytaną treścią.
W firmach o małej liczbie dokumentów problem jest łatwy do opanowania prostymi środkami. Jednak gdy dokumentów dziennie pojawia się sto i więcej, problemy się potęgują, rośnie także zatrudnienie. Przeciągające się procedury są negatywnie odczuwane przez kooperantów. Również najprostsze koszty samego wprowadzania treści dokumentów do systemu ERP zaczynają istotnie ważyć.
Wszystkie te problemy są znane od dawna. I też dawno temu wymyślono ideę elektronicznej wymiany dokumentów (EDI). Jednak niewiele jest firm na świecie, które mają taką pozycję rynkową, aby wymusić na wszystkich kooperantach komunikację w tym a nie innym formacie EDI. Do większości firm dokumenty docierają na różnych nośnikach, z czego papier i faks nadal stanowią zdecydowaną większość.
Jedno z rozwiązań tego problemu proponuje firma TOPCALL w swoim najnowszym systemie „Fax Connect for Orders”. Podstawową ideą tego rozwiązania jest doprowadzenie do sytuacji, kiedy wszystkie dokumenty, niezależnie od nośnika, są odczytywane w momencie ich pojawienia się w firmie. Do procedury weryfikacji i akceptacji kierowane są elektroniczne obrazy dokumentów źródłowych wraz z odczytaną treścią.
Zastosowanie tego sytemu przynosi następujące korzyści::
- Istotne zmniejszenie kosztów wprowadzania danych – do odczytu treści dokumentów zastosowano system automatycznego rozpoznawania pisma, który jest w stanie skutecznie odczytać ponad 80% informacji z dokumentów.
- Przyspieszenie realizacji procedur weryfikacji i akceptacji poprzez wyeliminowanie papieru jako głównego nośnika dokumentów. Dokumenty nie muszą być noszone od biurka do biurka, pracownicy mogą niezależnie od siebie wydawać akceptacje, (podczas gdy dokument papierowy musi przebyć ścieżkę akceptacyjną sekwencyjnie).
- Oryginały dokumentów są odczytywane niemal natychmiast po ich dotarciu do firmy, nie ma zatem możliwości ich zagubienia.
- System umożliwia wdrożenie elektronicznego archiwum dokumentów, które daje natychmiastowy dostęp do dokumentów niezależnie od daty ich powstania.
- Usprawnienie i przyspieszenie procedur prowadzi do poprawy wizerunku firmy wśród kooperantów.
Okres zwrotu z inwestycji wynosi od kilku miesięcy do jednego roku. Zatem czas, który upływa od momentu inwestycji do momentu, kiedy system zaczyna zarabiać na siebie, jest bardzo krótki. Okres zwrotu z inwestycji różni się przy poszczególnych wdrożeniach, tym bardziej, że niektóre z istotnych korzyści są trudne do zmierzenia. Różna liczba dokumentów na wejściu do systemu również decyduje o tempie zwrotu kosztów.
Opisywany system składa się z trzech, zintegrowanych ze sobą elementów:
1) Faks serwer – odpowiada za przechwytywanie dokumentów docierających faksem. Jednocześnie może służyć wszystkim pracownikom jako bardzo wygodne medium do nadawania faksów.
2) System rozpoznawania pisma – odpowiada za automatyczny odczyt treści dokumentów. Odbiera dokumenty z faks serwera oraz ze skanera. Odczytane dane odsyła do faks serwera.
3) Księga zamówień w systemie SAP R/3 – jest to program autorstwa firmy TOPCALL działający w systemie SAP R/3. Program odbiera od faks serwera obrazy dokumentów wraz z wynikami automatycznego odczytu treści i umieszcza je na ścieżce akceptacyjnej.
Jak to działa?
Dokumenty nadawane faksem są odbierane przez faks serwer i automatycznie kierowane do systemu rozpoznawania pisma. Tu odczytywana jest treść dokumentów. Dodatkowym źródłem danych dla modułu odczytu pisma jest skaner. Odczytane dane są umieszczane w Księdze zamówień SAP R/3. Księga zamówień jest de facto prostym modułem do akceptacji zamówień i faktur.
W pierwszym kroku sprawdzana jest poprawność automatycznego odczytu treści.
Księga Zamówień – widok na listę zamówień
Drugi krok to skierowanie dokumentu do akceptacji. Procedury akceptacyjne są różne w poszczególnych firmach. Dlatego rozwiązanie pomyślano w taki sposób, aby konsultanci SAP mieli możliwość dostosowania go do indywidualnych potrzeb firmy. Możliwe jest śledzenie i monitorowanie procedur akceptacyjnych poszczególnych dokumentów. Każdy z pracowników widzi listę dokumentów oczekujących na jego akceptację lub opinię. Zwierzchnicy mogą kontrolować rozkład obciążenia poszczególnych pracowników.
Warto kilka słów poświęcić na omówienie systemu odczytu pisma. Otóż w trakcie wdrożenia system jest uczony wzorców dokumentów, jakie najczęściej pojawiają się w firmie (wzorców dokumentów od najważniejszych kooperantów). Skonfigurowany system jest w stanie odróżniać różne wzorce i odczytywać istotne dane np. datę i numer dokumentu, dane identyfikacyjne kooperanta (nazwa, NIP, regon), wartość oraz listę towarów i usług wraz z ich ilościami i wartościami. Konfigurowanie (uczenie nowych wzorców) można stopniowo kontynuować również w trakcie eksploatacji systemu. W ten sposób system będzie potrafił odczytywać coraz większą liczbę dokumentów i zmniejszał pracochłonność ręcznego wprowadzania danych. Oczywiście zawsze mogą się pojawić dokumenty jednostkowe, których system nie odczyta. Operator ma do dyspozycji interfejs umożliwiający przepisanie treści takich dokumentów.
Źródło: www.topcall.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Elektroniczne segregatory od Comarch w Olimp Labs
Olimp Labs – jeden z największych producentów odżywek i suplementów diety dla sportowców – rozszerz… / Czytaj więcej
BSC Drukarnia Opakowań S.A. wykorzystuje system Plus Workflow
BSC Drukarnia Opakowań S.A. jest jednym z wiodących dostawców opakowań z tektury i papieru na polsk… / Czytaj więcej
Obsługa dokumentów kosztowych w PlusWorkflow – wdrożenie systemu w Aptekach Dr. Max
Holding Dr. Max zarządza największymi sieciami aptek w Czechach i na Słowacji oraz największą nieza… / Czytaj więcej
Zarządzanie dokumentami w firmie TIM S.A. przez wdrożenie Plus Workflow
TIM S.A. jest spółką istniejącą od niemal 30 lat na rynku, a od 1998 roku jest notowana na polskiej… / Czytaj więcej
