Praktyczne i trochę inne podejście do wdrożenia systemu workflow

 

W artykulem tym będę chciał wykazać, że "Tak, da się to zrobić". Do tego celu będzie nam potrzebne nowe, innowacyjne narzędzie jakim jest system AMODIT.

Nazwa AMODIT rozwija się w Adaptacyjne Modelowanie Obiegu Dokumentów - Inteligentna Technologia. System został pomyślany jako narzędzie do wdrażania obiegu dokumentów lub procesów (workflow) w przedsiębiorstwach. Podstawową ideą działania systemu AMODIT jest jego możliwość uczenia się od użytkowników tego, jak poszczególne procesy przebiegają w firmie. Do tego celu system wykorzystuje mechanizmy sztucznej inteligencji. Na podstawie historii zachowań użytkowników i zgromadzonych danych system AMODIT jest w stanie zasugerować, jaki powinien być następny etap w procesie i kto go powinien wykonać. Projektując system wyszliśmy z założenia, że tak na prawdę to ludzie (użytkownicy) wiedzą jak przebiegają sprawy/procesy w ich firmach. Natomiast zadaniem systemu jest uporządkowanie i pilnowanie tych spraw.

Mając powyższe na uwadze, w kolejnych sekcjach artykułu będę starał się pokazać wpływ takiego podejścia do realizacji systemu workflow na poszczególne etapy wdrożenia. Swoją uwagę skupiłem na trzech głównych etapach:

• anlizie przedwdrożeniowej;
• wdrożeniu i uruchomieniu produkcyjnemu systemu workflow;
• reakcji na zmianę. Etap analizy przedwdrożeniowej

W klasycznym podejściu do wdrożenia jakiegokolwiek systemu informatycznego, w tym również klasy workflow, analizę przedwdrożeniową wykonują ludzie. Wymaga ona znaczącego zaangażowania po obu stronach procesu wdrożeniowego, czyli klienta i konsultantów IT lub analityków biznesowych. Etap analizy jest czasochłonny i kosztowny, a ostateczny rezultat nie zawsze jest zgodny z oczekiwaniami użytkownika biznesowego.

W naszym podejściu z wykorzystaniem właściwości systemu AMODIT etap analizy wdrożeniowej sprowadza się do niezbędnego minimum. Po prostu instalujemy i uruchamiamy system AMDOIT w środowisku IT klienta, a następnie rozpoczynamy z nim pracę. Konsultanci lub analitycy wraz z użytkownikiem biznesowym klienta, czyli tym użytkownikiem, który wie jak przebiega proces, siadają wspólnie i od razu modelują proces/procedurę w systemie. Definiują poszczególne etapy i ścieżki między nimi oraz reguły rządzące przejściami między etapami. Dodatkowo projektowane są formularze, służące do zbierania danych w procesach. Zazwyczaj wystarczy kilka jednodniowych sesji, aby uruchomić proces workflow. Takie podejście ma jeszcze jedną zaletę: mianowicie już po pierwszej sesji powstaje wystarczająco dobra namiastka procesu, aby z niego zacząć korzystać. Na kolejnych sesjach analizy wprowadza się modyfikacje, gdyż system AMODIT już wie, jak dany proces działa.

Skrajnym podejściem w ogóle do całości wdrożenia, a nie tylko analizy, jest to, że uruchamiamy system AMODIT i puszczamy użytkowników "na żywioł". Wykorzystując mechanizmy sztucznej inteligencji system sam nauczy się procesów. Mało tego, narysuje nawet diagramy tych procesów, czyli jak one w rzeczywistości wyglądają.

Wdrożenie i uruchomienie produkcyjne systemu workflow

Kolejnym etapem są prace wdrożeniowe i uruchomieniowe tego, co powstało w trakcie analizy. W klasycznym podejściu etap ten wymaga znaczącego nakładu prac programistycznych, testowych i uruchomieniowych, oraz szkoleń pracowników. W naszym podejściu prace programistyczne związane z wdrożeniem systemu AMODIT zazwyczaj sprowadzają się do czynności związanych z oprogramowaniem niestandardowych rzeczy. Są to najczęściej elementy związane z integracją systemu AMODIT z systemami zewnętrznymi, będącymi w posiadaniu klienta jak np. ERP, system kadrowo - płacowy, CRM, portal intra- lub internetowy.

Etap szkoleń pracowników w sytuacji, gdy korzystamy z systemu AMODIT, przeprowadzany jest równie szybko jak wdrożenie. Interfejs użytkownika w systemie AMODIT jest dostępny przez przeglądarkę WWW i pomyślany tak, aby jego funkcjonalność była zbliżona do obsługi typowego oprogramowania do obsługi poczty elektronicznej. A że uruchomione procesy workflow są znane pracownikom klienta, więc nie ma potrzeby na szczegółowe ich wyjaśnianie.

Reakcja na zmianę

Wdrożony i uruchomiony system informatyczny, w tym klasy workflow, fajnie działa do momentu, aż trzeba wprowadzić w nim zmiany. Zazwyczaj sytuacja taka wprowadza zamieszanie i skutkuje następującym dialogiem między klientem (K) a informatykiem (I):

K: - System, który Państwo wdrożyli działa fajnie, ale właśnie zmieniła nam się struktura organizacyjna w firmie. Dodatkowo w procesie akceptacji faktury kosztowej doszedł kolejny etap dekretacji, a faktury powyżej kwoty stu tysięcy musi dodatkowo zaakceptować dyrektor finansowy, a nie tylko księgowa jak dotychczas to miało miejsce. Czy moglibyście wprowadzić takie zmiany?
I: - Oczywiście, z chęcią to zrobimy. A na kiedy oczekują wprowadzenia tych zmian?
K: - No w zasadzie, to powinny one były być wprowadzone w ubiegłym tygodniu.
I: - Co takiego? W ubiegłym tygodniu?! Państwo żartują. Zmiany, które Państwo potrzebują wprowadzić, wymagają z naszej strony ok. 1 miesiąca prac. A i tak nie rozpoczniemy ich wcześniej niż za trzy miesiące.
K: - Mmhhh ...

Powyższy dialog mógłby jeszcze przez chwilę trwać, ale najistotniejsze w nim jest to, że wprowadzanie wszelkich zmian w działających systemach jest zazwyczaj problematyczne. Gdy korzystamy z systemu AMODIT, tego typu systuacje zdarzają się zazwyczaj dosyć rzadko. A gdy się już wydarzą, to wprowadzenie zmian odbywa się w miarę sprawnie. Dzieje się tak dzięki temu, że użytkownik biznesowy w systemie AMODIT, mając stosowne uprawnienia, może sam zmodyfikować proces poprzez zmianę jego etapów, dodanie nowych pól do formularzy, czy dopisanie reguł sterujących przepływem. Operacje takie zazwyczaj nie wymagają znajmości szczegółowych zagadnień informatycznych.

Podsumowanie, czyli przykłady z życia wzięte

Niech podsumowaniem tego artykułu będą przykłady wybranych wdrożeń, jakie przeprowadziliśmy z wykorzystaniem systemu AMODIT. Wszystkie one potwierdzają, że powyżej przedstawione podejście do wdrożenia systemu klasy workflow jest jak najbardziej słuszne.

Przykład 1 - firma budowlana Menard

Firma Menard Polska wdrożyła system AMODIT w celu zautomatyzowania procesu akcpetacji faktur. Od momentu podjęcia decyzji o wdrożeniu, aż do jego produkcyjnego uruchomienia upłynął jeden miesiąc, podczas którego konsultanci wraz z klientem spędzili łącznie 4 (słownie: cztery) dni na wspólnych warsztatach. Dodatkowo wdrożenie objęło swoim zakresem integrację z urządzeniami skanującymi.

Przykład 2 - firma produkcyjna TrackTec

TrackTec jest producentem elementów nawierzchni kolejowych. Firma wybrała system AMODIT w celu wdrożenia trzech procesów: obieg umów, akceptacja faktur kosztowych oraz obieg wniosków urlopowych. Trwało to mniej więcej jeden miesiąc i polegało na wspólnych wrszatach wdrożeniowych. Istotne jest to, że podczas wdrożenia użytkownicy biznesowi firmy TrackTec pozyskali wystarczającą ilość wiedzy, aby w pierwszych miesiącach po uruchomieniu systemu wdrożyć indywidualnie kolejne kilka procesów.

Przykład 3 - firma AmRest

AmRest, właściciel restauracji KFC, Pizza Hut, Burger King i Starbucks', podjął decyzję o potrzebie wdrożenia systemu obiegu dokumentów. Założono, żeby 80% czasu przeznaczyć na wybór odpowiedniego systemu, a jedynie 20% na jego wdrożenie. Wybór pasującego do potrzeb systemu trwał prawie rok. Porównywane było 12 systemów z różnych krajów europejskich.

AMODIT spodobał się od razu, ze względu na jego elastyczność. Głównym argumentem za wyborem systemu AMODIT jest jego filozofia działania, która pozwala w łatwy i niedrogi sposób dostarczyć bardzo dużą korzyść dla biznesu w postaci zintegrowanego rozwiązania obiegu spraw oraz DMS. Nie wymaga to wielodniowych analiz i prac konsultantów co jest bardzo dobrze odbierane przez biznes.

I na sam koniec, niech podsumowaniem będą słowa Maciej Buby, PMO & Business Solutions Manager w firmie AmRest: "Narzędzie jest łatwe, zrozumiałe i jak do tej pory nie natrafiliśmy na sytuację, w której coś byłoby niemożliwe."

Źródło: ASTRAFOX