Enterprise Content Management w Deutsche Bahn rusza w drogę

 

BCM: standard koncernu w zakresie zarządzania informacjami

Zarząd koncernu Deutsche Bahn od lat realizuje ambitne cele w zakresie technologii informacyjnych. W całym koncernie planowane jest ustanowienie obowiązujących standardów w zakresie wymagań IT zgłaszanych przez spółki koncernu. Ze względu na mnogość stosowanych równolegle systemów DMS i archiwum w 2009 roku rozpoczęto działania w kierunku stworzenia całościowego systemu zarządzania informacjami w zakresie IT. Jako cel strategiczny przyjęto stworzenie jednolitej, nowoczesnej i ustandaryzowanej bazy ECM do zarządzania dokumentami w całym koncernie przez cały cykl ich życia. Tak zwana platforma BCM stanowi fundament strategii ECM w całym koncernie wraz z architekturą referencyjną.

Wprowadzając BCM zarząd chciał stworzyć powszechnie obowiązujące i jednolite procesy informacyjne w celu poprawy prędkości i jakości procesów oraz spełnienia warunków ustawowych i wymogów regulacyjnych w sposób bezpieczny i możliwy do wykazania. Zgodnie z wymaganiami Deutsche Bahn pakiet oprogramowania ECM powinien zawierać funkcje workflow, które np. umożliwiają rzeczoznawcom i organom nadzoru prześledzenie procesów i przebiegów pracy związanych ze zarchiwizowanymi dokumentami. Zróżnicowane uprawienia dostępu powinny zapewnić bezpieczną ochronę informacji poufnych i krytycznych. Aby osiągnąć te cele, dotychczasowy system zarządzania dokumentami w koncernie musiał zostać zastąpiony jednolitym oprogramowaniem ECM oferującym strukturalne zarządzanie informacjami oraz ich archiwizację. Funkcje oferowane w pakiecie ECM powinny być dostępne przekrojowo dla wszystkich obszarów działalności.

Przetarg unijny – wygrana SER

Aby skonsolidować różne systemy stosowane w całym koncernie DB, ogłoszono przetarg unijny na system Enterprise Content Management 2009 obejmujący cały koncern. Wymagania funkcjonalne wobec przyszłego systemu ECM zdefiniowano w szczegółowym katalogu kryteriów dla unijnej procedury przetargowej. Poszukiwane rozwiązanie informatyczne miało charakteryzować się szerokim wachlarzem funkcji i pokrywać całe spektrum ECM. Producenci, których oprogramowanie nie spełniało tych warunków, nie przeszli do kolejnego etapu wyboru. Ogólna skalowalność wszystkich elementów systemu była kluczowym wymogiem stawianym wobec infrastruktury ECM. Miała ona umożliwić zarówno prowadzenie działalności, jak i szybkie czasy reakcji przy udostępnianiu nowych projektów oraz przy dostosowywaniu do istniejących projektów i procedur. Profesjonalizm rozwiązań oferowanych w ramach przetargu testowano w oparciu o przypadki użycia.



W procedurze przetargowej bezspornym zwycięzcą była firma SER oferująca pakiet programów Doxis4 iECM. „Program Doxis4 firmy SER zdeklasował inne propozycje w zakresie samego rozwiązania, możliwości przystosowania i prezentacji, a ogólny obraz rozwiązania wypadł zdecydowanie najlepiej”, mówi Thomas Schnell, kierownik ds. technicznych platformy BCM w zakresie archiwizacji centrum rozwiązań oraz DMS w DB Systel. Wybrany pakiet programów Doxis4 firmy SER to system Enterprise Content Management (ECM), pokrywający wszystkie podstawowe funkcje ECM od zarządzania dokumentami, poprzez zarządzanie aktami (Records Management), archiwizację, skrzynkę roboczą/workflow, aż po inteligentną archiwizację poczty elektronicznej, a także dysponujący interfejsami do systemów obcych, jak SAP, jak również do importu i eksportu. Porozumienie ramowe, zawarte po zakończeniu przetargu między DB Systel a SER, obejmuje dostarczenie licencji oprogramowania do stworzenia strategicznej platformy produktowej służącej do archiwizacji dokumentów i danych, a także związanych z nimi usług, jak obsługa, budowa, integracja, doradztwo i szkolenia.

Zgrany zespół: DB Systel i SER

DB Systel jako usługodawca w dziedzinie IT obsługujący Deutsche Bahn jest podmiotem odpowiedzialnym za stworzenie i funkcjonowanie platformy BCM. Firma jest także skrzynką kontaktową dla przedsiębiorstw koncernu w zakresie koncepcji i realizacji projektów DMS i archiwizacji w oparciu o system BCM. DB Systel otrzymuje wsparcie ekspertów firmy SER w zakresie ECM. Decyzje dotyczące wprowadzenia nowych funkcji na platformie podejmowane są wspólnie. „Bardzo ściśle współpracujemy z doradcami SER. DB Systel oraz SER występują wspólnie jako dostawca rozwiązania wobec klienta Deutsche Bahn”, wyjaśnia kierownik projektu Thomas Schnell. Eksperci SER zawsze biorą udział w definiowaniu nowych wymagań wobec projektów. Następnie wspólnie sprawdza się, czy uda się je odwzorować w standardzie lub czy w oprogramowaniu Doxis4 iECM istnieją inne komponenty spełniające wymagania klienta.

Solidny fundament: platforma BCM dla Deutsche Bahn

1 stycznia 2011 r. zaczęła działać nowa platforma BCM firmy SER w koncernie Deutsche Bahn. Przedtem koncern korzystał z 30 do 35 różnych instalacji DMS. Dziś BCM to zdefiniowany standard koncernu, gdy przedsiębiorstwo koncernu zgłasza zapotrzebowanie w zakresie zarządzania dokumentami, archiwizacji i workflow.

Szablon główny w celu szybkiej realizacji projektu

Aby uniknąć rozpoczynania od nowa przy każdym procesie, firma DB Systel stworzyła tak zwany szablon główny. Zawiera on najważniejsze funkcje podstawowe w aktualnej wersji oraz standardowe opcje uprawnień. Szablon główny służy jako wstępnie skonfigurowany szablon kliencki. Jeśli któreś przedsiębiorstwo koncernu chce np. wprowadzić archiwizację swoich dokumentów spełniającą wymogi kontrolne, zostanie stworzony dla tego klienta nowy program kliencki, który zostanie wyposażony w podstawowe funkcje z szablonu głównego. Dzięki temu np. archiwum elektroniczne może być dostępne w krótkim czasie. Jeśli archiwum ma później służyć do archiwizacji danych SAP, funkcję tę można po prostu uzupełnić. Taka koncepcja modułowa ułatwia i przyspiesza implementację nowych projektów i gwarantuje stałą jakość instalacji, ponieważ dzięki szablonowi zawsze dostępne są odpowiednio skonfigurowane funkcje.

Rozbudowa w koncernie

Obecnie do platformy BCM podłączonych jest ok. 11 900 użytkowników w 19 różnych programach klienckich, a to dopiero początek - mówi Thomas Schnell, kierownik projektu i kierownik ds. technicznych platformy BCM.

Od uruchomienia platformy w dniu 01.01.2011 r. zarchiwizowana objętość dokumentów osiągnęła 160 mln dokumentów oraz 750 mln obiektów informacji, co daje łączną objętość ok. 17 TB. Tylko do nowego archiwum finansów i umów przeniesiono 70 mln istniejących dokumentów. Każdego dnia dochodzi kilka milionów nowych dokumentów.

Zrealizowane projekty obejmują od 10 do kilkuset użytkowników. Stosowany jest przy tym zarówno program kliencki Doxis4 winCube działający w środowisku Windows, jak i Doxis4 webCube dla aplikacji internetowych. W fazie początkowej wdrożono przede wszystkim aplikacje procesowe, jak np. w przypadku serwisowania. Dopiero w ostatnim roku zaczęto wyposażać cały obszar koncernu w jednolite rozwiązanie ECM „made by SER”, ponieważ podłączeni zostaną także użytkownicy zewnętrzni. Dotyczy to segmentu zarządu C obejmującego prawo, wymogi regulacyjne, ochronę danych i bezpieczeństwo koncernu. Zostaną utworzone m.in. procesy workflow obejmujące wiele działów. Dopracowane struktury uprawnień i środowiska wprowadzania zapewniają niezbędną ochronę danych. Wdrożenie systemu BCM w segmencie C – nazwa projektu myCube – to projekt flagowy, wspomagany ze szczebla zarządu Deutsche Bahn AG, który otrzymał już nagrodę przyznawaną przez zarząd segmentu za wyjątkowo udane projekty w kategorii „Ekonomiczne”.

System zarządzania informacjami obejmujący cały koncern rusza w drogę

Obejmujący cały koncern system zarządzania informacjami w Deutsche Bahn rusza w drogę. Certyfikowana platforma BCM oraz szablon główny stanowią podstawę dla regularnej rozbudowy projektów archiwizacji, DMS, zarządzania aktami, workflow i archiwizacji poczty elektronicznej w przedsiębiorstwach koncernu. Stosowana w przeszłości heterogeniczna struktura systemu ustępuje miejsca jednolitemu i nowoczesnemu systemowi przetwarzania informacji w oparciu o rozwiązania ECM firmy SER. Wszystkie moduły są idealnie do siebie dopasowane i można je dowolnie ze sobą łączyć, w zależności od potrzeb danego projektu.

Dzięki systemowi SER udało nam się zbudować jednolitą elektroniczną infrastrukturę ECM jako standard koncernu - mówi zadowolony kierownik projektu Thomas Schnell.

System jest wydajny i stabilny: „Dotychczas platforma wytrzymała wszystkie obciążenia”. Modułowa konstrukcja platformy BCM przynosi Deutsche Bahn korzyści pod wieloma względami. Nie ma potrzeby tworzenia każdorazowo projektów DMS i archiwizacji jako rozwiązań autonomicznych. Poszczególne komponenty i rozwiązania mogą być użyte w najróżniejszych przypadkach użycia. Zapewnia to stałą jakość instalacji. Powszechnie stosowane rozwiązania programowe firmy SER umożliwiają także, w zależności od potrzeb, kompleksowe korzystanie z informacji przez wiele działów. Projekty obejmujące DMS, archiwum, zarządzanie aktami, które trwały przedtem wiele miesięcy, dziś można zrealizować w ciągu zaledwie kilku tygodni dzięki platformie BCM.

Poprzez platformę BCM przedsiębiorstwa koncernu mają łatwy dostęp do najnowszych technologii. W ten sposób mogą kształtować swoje procesy biznesowe i procedury w sposób znacznie lepszy, bardziej zwarty i aktualny. Im więcej aplikacji będzie stosowanych w koncernie, tym większa będzie także wiedza, którą jednostki będą mogły przekazywać sobie nawzajem. „Kierownicy projektu BCM w firmie DB Systel są ze sobą w ścisłym kontakcie i wiedzą, jakie rozwiązania zostały już zrealizowane w poszczególnych projektach. Przy każdym nowym zapotrzebowaniu sprawdzamy, czy potrzebne komponenty nie zostały już gdzieś użyte. Wówczas po prostu je przejmujemy, zamiast za każdym razem wszystko tworzyć od nowa”, tak Thomas Schnell objaśnia efekty synergii.

Źródło: www.ser-solutions.pl