Proces zarządzania transportem w SOLLNER LOGISTIC POLSKA

 

Polski oddział niemieckiej firmy Sollner powstał w 1999 roku na południu Polski jako mała firma transportowa zatrudniająca kilku pracowników. Sollner Logistic Polska nie posiadała wówczas własnej floty samochodowej. W 2003 roku siedziba firmy została przeniesiona do Poznania, gdzie znajduje się do dziś. Poznańska forma specjalizuje się głównie w świadczeniu usług transportowych, prowadzi również działalność spedycyjną i magazynową.

Rynek usług transportowych charakteryzuje się dużą konkurencyjnością. Firma Sollner swoje podstawowe usługi świadczy dla klienta z branży produkcyjnej, który działa zgodnie z metodą just-in-time. Wobec tego również firma Sollner musi realizować zlecony transport „dokładnie na czas”, aby zapobiec niepożądanym przestojom. Aby firma mogła z powodzeniem działać i rozwijać się, potrzebuje odpowiednich narzędzi, które zoptymalizują jej codzienną pracę. Niezbędny jest dopasowany system, który m.in. szybko dostarcza informacji i pozwala analizować zgromadzone dane. Kierownictwo Sollner podjęło decyzję o wdrożeniu systemu Plus Workflow dla uprawnienia procesu transportowego.

Firma Sollner zainteresowała się systemami wspomagającymi przepływ pracy z powodu postępujących zmian wymagań klienta, dla którego świadczona jest usługa transportu. W celu poprawy przepływu informacji w firmie, zdecydowano się na wdrożenie systemu do zarządzania procesami biznesowymi. Do współpracy zaproszono jedną z wiodących firm wdrażających oprogramowanie klasy Workflow – firmę Suncode. O wyborze firmy zdecydowała jej renoma, wiedza i doświadczenie pracowników, referencje klientów oraz elastyczność oferowanych rozwiązań. Firma Sollner poszukiwała systemu do usprawnienia transportu, dlatego też ważnym aspektem było wcześniejsze wdrożenie systemu w przedsiębiorstwie, dla którego Sollner świadczy usługę tego rodzaju.

W 2012 roku rozpoczęła się współpraca pomiędzy firmą Suncode wdrażającą oprogramowanie klasy Workflow, a firmą Sollner. Polegała ona na przeprowadzeniu szczegółowej analizy procesu transportowego. Po wspólnie przeprowadzonych analizach podjęto decyzję o zoptymalizowaniu kluczowego procesu i wdrożeniu systemu Plus Workflow do zarządzania transportem. Celem projektu było obniżenie pracochłonności procesów związanych z podstawową działalnością przedsiębiorstwa oraz poprawa przepływu informacji na temat realizowanych transportów. Początkowo przedsięwzięcie objęło swoim zakresem odzwierciedlenie procesu zarządzania transportem w systemie Workflow (kontrola czasów przejazdów między dwoma zakładami).

PROCES ZARZĄDZANIA TRASPORTEM

Projekt wdrożenia systemu zarządzania procesami biznesowymi Plus Workflow objął informatyzację procesu transportu. Dzięki temu uprawnieni użytkownicy mają możliwość monitorowania przebiegów procesów w czasie rzeczywistym. System Plus Workflow przetwarza informacje na temat statusu transportów oraz dane dotyczące przewozów. Konsultanci Suncode razem z zespołem pracowników firmy Sollner opracowali mapę procesu, która następnie została zaimplementowana w systemie.

Proces zarządzania transportem składa się z kilku etapów. Do standardowej ścieżki przebiegu procesu zalicza się załadunek na rampie dostawcy, wyjazd samochodu z rampy dostawy, przyjazd samochodu na rampę odbiorcy, przyjazd samochodu na rampę dostawcy, rozładunek na rampie dostawcy. Etapy te odwzorowane są w systemie w postaci zadań do wykonania przez użytkowników – uczestników procesu.

Poszczególne etapy wykonuje kierowca samochodu wiozący ładunek. Pierwsze zadanie polega na wypełnieniu elektronicznej formatki – podaniu niezbędnych danych dotyczących przewozów (m. in. Informacje o samochodzie wiozącym ładunek, o rodzaju przewożonych wyrobów). W kolejnych etapach zadania kierowcy zostały zminimalizowane do akceptacji zadań – zapisania czasów przyjazdów/wyjazdów. Po zakończeniu zadania system automatycznie zmienia status transportu.

W procesie utworzono ograniczenia czasowe przeznaczone na realizację poszczególnych zadań. Ze względu na specyfikę przewozów, kierowca powinien dojechać od dostawcy do odbiorcy w ciągu 30 minut. Na podstawie terminów wykonania poszczególnych zadań w procesie, system oblicza czas transportu pomiędzy dwoma punktami. Jeżeli zadanie nie zostało wykonane w ustalonym czasie, system wysyła powiadomienie mailowe i opóźnieniu transportu do kierownika.

Zinformatyzowanie procesu transportu lokalnego wyeliminowało obowiązek ręcznego wypełniania dokumentów transportowych. Obecnie kierowca wypełnia elektroniczne formatki, a terminy wykonywania poszczególnych etapów transportu zapisują się w systemie automatycznie. Kierowca jest zobowiązany tylko do potwierdzenia wykonania zadań w systemie Plus Workflow. Czasy poszczególnych przejazdów liczone są jako różnice czasowe pomiędzy terminami wykonania zadań w systemie. Uprawnieni użytkownicy mają dostęp do przeglądania historii zakończonych procesów. Podstawowa historia procesu obejmuje wykaz wykonanych zdań wraz z uwzględnieniem daty rozpoczęcia, zakończenia oraz osoby realizującej transport.

MODUŁ WERYFIKACJI DOSTAW

Niedługo po wdrożeniu pierwszego procesu kierownictwo firmy Sollner podjęło decyzję o rozbudowie systemu. W drugiej kolejności zinformatyzowano proces weryfikacji ładunków do transportu. Dzięki temu kierowca nie ma możliwości wyjechania z towarem niezgodnym z zamówieniem odbiorcy. Moduł weryfikacji transportu przetwarza informacje na temat ładunków oczekujących na realizację oraz będących w trakcie realizacji. Konsultanci Suncode zaimplementowali dedykowany moduł w systemie Plus Workflow funkcjonującym w firmie Sollner. Moduł ten służy do weryfikacji zgodności ładunków do transportu przygotowanych przez dostawcę z zamówieniem odbiorcy oraz do potwierdzania wykonywanych dostaw.

W projekcie zostały zastosowane kody kreskowe do usprawnienia procesu. Każdy wózek służący do transportu części ma swój numer indentyfikacyjny i kod kreskowy. Użytkownik przed załadunkiem wózka na samochód jest zobowiązany do zeskanowania jego kodu. System weryfikuje, czy dany wózek zgodny jest z zamówieniem. Każdy kierowca wyposażony jest w przenośny terminal oraz skaner bezprzewodowy umożliwiający mu dostęp i korzystanie z systemu Workflow w dowolnym miejscu.

Moduł przechowuje informacje na temat zalogowanego użytkownika, jego imię i nazwisko, daty i godziny logowania, listy przygotowanych do transportu wózków. W celu pobierania danych niezbędnych do pracy z modułem, system firmy Sollner został zintegrowany z zewnętrznym systemem Workflow funkcjonującym w przedsiębiorstwie dostawcy przewożonych części. Dzięki tej integracji, do systemu firmy Sollner pobierana jest informacja na temat listy wózków przygotowanych do transportu zamówionych przez odbiorcę oraz czas pozostały do dostarczenia części do zakładu odbiorcy. Czas ten jest obliczany na podstawie daty wysłania zamówienia do dostawcy wyrobów. Standardowy termin realizacji zamówienia przez dostawcę części wynosi 3 godziny.

Wdrożenie systemu Plus Workflow przyczyniło się do zoptymalizowania i zautomatyzowania procesów realizowanych w przedsiębiorstwie, a także usprawniło obieg informacji pomiędzy pracownikami. System Plus Workflow umożliwił osiągnięcie wielu korzyści zarówno dla szczebla kierowniczego, jak i pozostałych pracowników. Wśród nich należy wymienić:

Źródło: Suncode